Процедура укладення контракту може проходити в кілька етапів:

— попередня усна або письмова домовленість;

— проект контракту або попередній договір (може бути надісланий на розгляд другій стороні ініціатором укладен­ня контракту);

— оформлення чистового варіанту контракту після вне­сення в нього доповнень (коректури);

— підписання обома сторонами.

Практична форма контракту (договору) на експорт (імпорт), може складатися з необхідної для продавця чи покупця кількості статей (розділів), наприклад, таких:

1. Предмет контракту.

2. Ціна й сума контракту.

3. Терміни постачання.

4. Якість товару.

5. Пакування та маркування.

6. Умови оплати.

7. Здавання - приймання товару.

8. Претензії (санкції).

9. Гарантії.

10. Форс-мажор.

11. Рекламації.

12. Додаткові умови.

13. Юридичні адреси сторін.

Кількість розділів контракту (договору) чітко не регла­ментується, вони підбираються в залежності від потреб обох сторін, які на документальній основі підтверджують свою домовленість та умови її досягнення.

Зовнішньо-торговельні документи — це документи, що підтверджують виконання зовнішньоторговельних опе­рацій, тобто постачання продавцем споживачеві товару, його транспортування, збереження на складах, митного контролю, страхування тощо.

Залежно від виконуваних функцій зовнішньоторго­вельні документи, в свою чергу, можна розділити на на­ступні групи: товаросупроводжувальні (документи, що су­проводжують вантаж від пункту відправлення до пункту призначення); відвантажувальні (документи, що склада­ються у зв'язку з відвантаженням товару), комерційні документи. Сюди відносяться документи з оформлення платіжно-банківських операцій; також транспортні, в т.ч. транспортно-експедиторські документи; окрему групу складають страхові документи.

Комерційні документи.

За своїм функціональним призначенням виділяють такі типи комерційних документів: запит, пропозиція, від­повідь на пропозицію, рекомендація, протокол розбіжнос­тей, комерційний акт, претензія, позовна заява.

Характеристика комерційних документів з урегулювання взаємовідносин між партнерами

№	Найменування документа	Призначення
1.	Запит	Комерційний документ, що являє собою звернення покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням надати докладну інформацію про товар (послуги та ін.) і скерувати пропозицію на постачання товару.
2.	Пропозиція (оферта)	Комерційний документ, заява експортера про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов.
3.	Відповідь на пропозицію	Комерційний документ, у якому покупець підтверджує (акцептує) умови пропозиції продавцеві.
4.	Протокол розбіжностей	Комерційний документ, який складають у разі виникнення суперечностей між текстом договору й доданою до нього сертифікацією.
5.	Комерційний акт	Документ, який складається представниками залізниці в разі виникнення порушень вантажоперевезень.
6.	Претензія (рекламація)	Комерційний документ, який складають на добровільних засадах у разі виникнення порушень договірних умов.
7.	Позовна заява	Комерційний документ, що містить прохання про стягнення з відповідача примусовим порядком претензійних сум або певного майна.