3.2 Відновлення вихідної бази даних
1. Виконати команду Данные → Фильтр → Показать все. На екрані появиться Календарний план зі стрілками біля назв полів.
2. Виконати команду Данные → Фильтр → Автофильтр. На екрані – відновлений Календарний план.
Після цього можна аналогічно складати робочі плани, виконуючи пошук за різними критеріями. Результати пошуку, виконані для відділу маркетингу і виконавця Петрова, наведені на рис. 1.16, 1.17.
Рис. 1.16. Результати пошуку для відділу маркетингу
Рис. 1.17. Результати пошуку для виконавця Петрова
Далі з отриманих звітів слід забрати ті графи, які при роботі з робочими планами не потрібні. У результаті такого редагування будуть отримані шукані робочі плани:
- для заданого періоду часу – на рис. 1.18;
-для відділу маркетингу – на рис. 1.19;
- для виконавця Петрова – на рис. 1.20.
Отримані робочі плани є основними документами, які необхідні для щоденної роботи.
На практиці, крім пошуку за критерієм, який включає одне поле, досить часто є необхідним пошук за критерієм, що включає декілька полів. Наприклад, для визначення робіт, що виконуються деяким виконавцем у заданий період часу. У таких випадках пошук проводитьсяза допомогою Расширенного фильтра. Критерій, що включає вимоги для декількох полів, повинен бути попередньо сформований з урахуванням таких правил:
- якщо вимоги до різних полів вводяться за умовою И, то значення критеріїв записуються в одному рядку;
- якщо вимоги до різних полів вводяться за умовою ИЛИ, то значення критеріїв записуються в різних рядках.
Рис. 1.18. Робочий план для заданого періоду часу
Рис. 1.19. Робочий план для відділу маркетингу
Рис. 1.20. Робочий план для виконавця Петрова
Формування робочих планів за декількома критеріями.
1. Викликати на екран Календарний план (рис. 1.12).
2. У навчальних цілях при виконанні пошуку доцільно скопіювати Календарний план у новий файл. У реальних задачах копіювання можна не проводити.
3. Сформувати критерій пошуку. Будемо виконувати пошук робіт, які виконуються відділом маркетингу в травні 2004 року, для чого введемо критерій, як це показано на рис. 1.21.
4. Визначити координати клітинок, в яких записаний критерій. У прикладі – В21:D22.
5. Назначити клітинки для представлення результатів пошуку – А25:К28.
6. Помістити курсор у будь-яку клітинку Календарного плану.
7. Виконати команду Данные Фильтр Расширенный фильтр. На екрані появиться діалогове вікно Расширенный фильтр.
Рис. 1.21. Робочий план для заданого періоду часу
8. Увести вибрані координати, як це показано на рис. 1.22.
Рис. 1.22. Діалогове вікно Расширенный фильтр
9. Натиснути кнопку ОК. На екрані в клітинках А25:К27 появиться наведений результат пошуку.
Щоб проілюструвати можливості пошуку за допомогою Расширенного фильтра, виконаємо пошук ще за одним критерієм. Визначимо роботи, виконані відділом маркетингу НЕ в травні 2004 року. Для цього сформуємо другий критерій, як це показано на рис. 1.21 у клітинках G21:I23. Результат пошуку за другим критерієм наведений на рис. 1.21 у клітинках А30:К33.
Наведені приклади показують, що для складання робочих планів за допомогою Расширенного фильтра можна виконувати пошук за будь-яким критерієм.