Створення Узагальненого документа.
1. Викликати форму Узагальненого документа (рис. 1.9).
2. Виконати команду Файл Сохранить как ...
3. Увести ім’я папки і файла.
4. Заповнити форму Узагальнений документ.
5. Викликати на екран заповнений Вхідний журнал (рис. 1.5).
6. Скопіювати в Узагальнений документ необхідні дані із Вхідного журналу. На екрані появиться Узагальнений документ, заповнений даними із Вхідного журналу (рис. 1.9).
Рис. 1.9. Узагальнений документ
7. Аналогічно в Узагальнений документ скопіювати необхідні дані із джерел: Опис внутрішніх документів (рис. 1.6) і Доручення керівника (рис. 1.7). На екрані – повністю заповнений Узагальнений документ (рис. 1.10).
Рис. 1.10. Узагальнений документ
Наступним етапом роботи є впорядкування даних.
Сортування даних
1. Викликати на екран форму Узагальнений документ (рис. 1.10).
2. Розмістити курсор в будь-яку заповнену клітинку.
3. Виконати команду Данные Þ Сортировка... На екрані появиться діалогове вікно Сортировка диапазона (рис. 1.11).
Рис 1.11. Діалогове вікно Сортировка диапазона
4. У списку Сортировать по вибрати Дата документа.
5. У списку Затем по... вибрати Відділ.
6. У списку В последнюю очередь по вибрати Виконавець. (Перемикач по возрастанию повинен бути встановлений).
7. Натиснути ОК. На екрані – Узагальнений документ, відсортований за введеними ознаками.
8. Виділити колонку А і виконати команду Вставка→ Столбец.
9. У клітинку А2 ввести назву колонки, яка вводиться.
10. У клітинку А3 ввести 1 і натиснути кнопку По центру.
11. Виділити клітинку колонки А для заповнених рядків (А3:А18).
12. Виконати команду Правка → Заполнить → Прогрессия...
13. Натиснути ОК і зняти виділення.
14. У рядку 1 назву документа Узагальнений документ замінити на Календарний план.
15. Виконати команду Файл → Сохранить как… Присвоїти ім’я файла. На екрані виводиться Календарний план (рис. 1.12).
Рис. 1.12. Календарний план
Формування робочих планів
Документи, необхідні для практичної роботи, будемо називати робочими планами. Необхідні робочі плани формуються на основі отриманого календарного плану за правилами роботи з базами даних. Найбільш часто робочі плани формуються для:
- заданих періодів часу;
- підрозділів організації;
- конкретних виконавців.
Формування робочих планів проводиться в два етапи:
пошук потрібної інформації в календарному плані;
оформлення робочих планів.
Формування робочих планів за допомогою Автофільтра
Виконати пошук за різними критеріями. Наприклад, для заданого періоду часу, для відділу маркетингу, для виконавця Петрова. Отримані робочі плани є основними документами, які необхідні для щоденної роботи.
Викликати на екран Календарний план (рис. 1.12).
2. Помістити курсор в будь-яку заповнену клітинку Календарного плану.
3. Виконати команду Данные → Фильтр → Автофильтр. На екрані в кожній назві поля появилась стрілка.
4. При виконанні пошуку встановіть курсор на стрілку того поля, по якому потрібно провести пошук. В прикладі для заданого періоду часу вибираємо поле Дата-план.
5. На екрані в списку Дата-план розміщується перелік значень всіх записів, які знаходяться в цьому полі. Для введення не однієї, яка є в переліку конкретної дати, а заданого періоду часу необхідно: 1) вибрати опцію Условие... На екрані появиться – діалогове вікно Пользовательский автофильтр (рис. 1.14); 2) увести початкову і кінцеву дати періоду часу, як це показано на рис. 1.14.
Рис. 1.14. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр
Натиснути кнопку ОК. На екрані появиться результат пошуку (рис. 1.15).
Рис 1.15. Результат пошуку робочого плану