4 Використання опції группировка в access

Діалогове вікно СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА можна використовувати як для одержання відповідей на поставлені питання, так і для проведення простих обчислень на основі отриманих у результаті даних.

Потрібно зробити видимим рядок ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ, розташований у нижній частині вікна. Для цього вибирають з меню команду ВИДÞГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ або натискають на кнопці ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ, що знаходиться на панелі інструментів. На рисунку 4.96 показане вікно ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ з рядком ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ.

Рисунок 4.96 – Приклад появи рядка ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ

На кнопці ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ зображена грецька буква сигма (å), у математиці вона використовується для позначення операції підсумовування. Створення запиту з використанням рядка ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ нічим не відрізняється від звичайної операції. При введені в таблицю нових полів, в рядку ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ з'явиться слово ГРУППИРОВКА. Це означає, що Access намагається використати це поле для упорядкування інформації з груп значень, що містяться в цьому полі. Крім того, зменшується ймовірність появи в результаті повторюваних значень. Наприклад, Якщо чотири види товару надійшли на склад в один день, ця дата з'явиться в списку чотири рази при реалізації звичайного запиту, що аналізує дати, коли товар надійшов на склад. Введення рядка ГРУППИРОВКА забезпечить після опрацювання даних отримання списку лише з унікальних (незбіжних) значень усіх дат, коли товар надійшов на склад (рис. 4.97). У даному прикладі в результаті одержують тільки одну дату – дату надходження всіх чотирьох товарів на склад.

Рисунок 4.97 – Приклад об’єднання записів у групи за значеннями одного поля

Якщо в рядку ГРУППИРОВКА знаходиться кілька полів, результати запиту будуть містити рядки з кожним унікальним поєднанням цих полів (рис. 4.98).

На рисунку 4.99 подані результати виконання запиту, в якому всі дані з однаковим значенням полів ПОЛУЧАТЕЛЬ і ДАТА НАЗНАЧЕНИЯ подані в списку тільки один раз.

Рисунок 4.98 – Створення запиту, що використовує опцію ГРУППИРОВКА

Слід враховувати, що при використанні опції ГРУППИРОВКА збільшення кількості полів при опрацюванні інформації підвищує точність результату.

Функція Count (підрахунок)

Крім процедури виведення списку унікальних елементів, що містяться в будь-якому полі, рядок ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ здатний за допомогою функції Count підраховувати кількість збіжних записів в групі.

Для використання функції Count у запиті потрібно, як мінімум, два поля: одне – для створення групи, друге – для підрахунку записів у цій групі.

Рисунок 4.99 – Результат виконання запиту, що використовує опцію ГРУППИРОВКА

Для того, щоб використовувати функцію Count, у рядку ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ виділяють поле, що обчислюється, та із запропонованого списку вбудованих функцій вибирають Count.

Обчислення за допомогою перехресної таблиці

Розглянемо приклад виконання перехресного запиту, що показаний на рисунку 4.100. Інформація бази даних організована за назвою країни, в яких знаходяться клієнти фірми, і за назвами одержувачів. Кожен рядок відповідає певній країні, а стовпець – одержувачу. Число в кожній комірці таблиці відповідає кількості замовлень кожного одержувача з певної країни.

Рисунок 4.100 –Вікно перехресного запиту в режимі ТАБЛИЦЯ

При створенні перехресного запиту враховують таблиці, що опрацьовуються з використанням опцій ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ і ПЕРЕКРЕСТНАЯ ТАБЛИЦА (рис. 4.101).

Перехресні запити мають три поля:

• заголовки рядків, що визначають категорії по рядках;

• заголовки стовпців, що визначають категорії по стовпцях;

• значення, що визначається в результуючій таблиці запиту.

Рисунок 4.101 – Приклад формування перехресного запиту

У прикладі, наведеному на рис. 4.101, поля [Страна] і [НазваниеПолучател] використовують елемент ГРУППИРОВКА в рядку ГРУППОВАЯ ОПЕРАЦИЯ. Поле, що визначає значення, у цьому рядку містить функцію Count, що і використовується для обчислення значення.

Можна також використовувати одну чи кілька умов для обмеження кількості записів, що будуть включені в результуючу таблицю. Як і при створенні інших запитів, це можна зробити, застосувавши умову вибору до одного з полів, яке використовується. При цьому найкраще додати ще одне поле в запит і використати елемент УСЛОВИЕ (так, щоб поле не з'явилося в результатах), а потім додати критерій вибору для цього поля.

МАСТЕР перехресних запитів може автоматизувати весь процес створення такого запиту. Для того, щоб викликати МАСТЕР, відкривають вікно бази даних, переходять на вкладку ЗАПРОСЫ і обирають послідовність команд СОЗДАТЬÞНОВЫЙ ЗАПРОСÞПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС.