Об’єднання записів у групи
При створенні нового звіту можна скористатися властивостями діалогового вікна СОРТИРОВКА І ГРУППИРОВКА для того, щоб створити групи і керувати ними. При створенні звіту з використанням МАСТЕРа за допомогою цього ж діалогового вікна можна керувати структурою звіту і визначати інформацію, яка повинна бути наявною у тій чи іншій області звіту.
При створенні звіту МАСТЕР автоматично формує для кожної групи області заголовок і примітки. Наприклад, якщо МАСТЕРу звітів буде дана вказівка об’єднати у групу інформацію з поля „Країна”, він автоматично створить в області звіту ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ „Країна” і ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ „Країна”.
При самостійному створенні груп зручно працювати з діалоговим вікном СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА (рис. 4.48). Це вікно визначає порядок сортування записів звіту. Якщо в звіті використовується об’єднання у групу за будь-яким полем, то це поле автоматично включається в список груп у вікні СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА (незалежно від того, хто створив цю групу: МАСТЕР чи користувач). При необхідності можна додати поля для сортування записів.
Перший рядок на рис. 4.48 позначений ліворуч спеціальним симво-лом, який вказує, що інші групи сортуються чи організовані відповідно до цієї групи. При об’єднанні в групу за декількома полями цей символ повторюється в списку для кожного поля, що бере участь в групуванні.
У нижній частині діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА показані властивості виділеної групи записів.
Перші дві властивості - ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ і ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ - показують, які області звіту створені для цієї групи. Звіт може містити ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ, ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ або обидві області.
Рисунок 4.48 – Діалогове вікно зміни структури звіту
Властивість ГРУППИРОВКА визначає спосіб об’єднання в групу для даного поля.
Властивість групи НЕ РАЗРЫВАТЬ з діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА визначає розміщення інформації на сторінці. В залежності від обраного значення властивості НЕ РАЗРЫВАТЬ, дані групи можуть бути розміщеними Access таким чином: на одній сторінці (значення ПОЛНУЮ ГРУППУ); на одній сторінці знаходяться перший рядок з області даних і заголовок (ПЕРВУЮ ОБЛАСТЬ ДАННЫХ); довільно (значення НЕТ).
Опція НЕРАЗРЫВНАЯ ГРУППА на вкладці МАКЕТ діалогового вікна ОТЧЕТ впливає на стан опції НЕ РАЗРЫВАТЬ діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА.
Для того, щоб застосувати до сторінок критерій НЕ РАЗРЫВАТЬ, вибирають дане значення НА СТРАНИЦЕ. Якщо в звіті міститься велика кількість стовпців, вибирають значення В СТОЛБЦЕ, щоб критерій НЕ РАЗРЫВАТЬ був застосований до стовпців.
Об’єднання даних всіх груп
Врахування властивостей груп роблять звіти Access дуже гнучкими. У діалоговому вікні СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА можна установити опцію ГРУППИРОВКА. Ця властивість вказує Access, коли починати нову групу записів у звіті. Для зручності об’єднання в групу передбачено дві опції: ПО ПОЛНОМУ ЗНАЧЕНИЮ і така, що залежить від типу значень поля (для числового поля вона називається ИНТЕРВАЛ, для текстового – ПО ПЕРВОМУ СИМВОЛУ).
Опція ПО ПОЛНОМУ ЗНАЧЕНИЮ вказує Access, що потрібно об’єднувати в групу тільки однакові значення. Якщо між значеннями поля, яке об’єднується в групу, є будь-яке розходження, Access 2000 розміщає їх у різних групах. Ця опція зручна у випадку, коли об’єднання в групу здійснюється за обліковими номерами покупців, продавців чи за ідентифікаційними кодами. Однак її не використовують при роботі з прізвищами та іменами, тому що будь-яке незначне розходження приведе до створення нової групи.
Якщо об’єднання в групу здійснюється за числовим полем і значення властивості ИНТЕРВАЛ дорівнює 10, об’єднуються в групу записи зі значеннями від 0 до 9, від 10 до 19, від 20 до 29 тощо.
Для того, щоб зрозуміти як відбувається об’єднання в групу текстових полів, слід згадати, як розташовуються слова за абеткою. Спочатку розміщаються слова, що починаються на "А", потім – на "Б" і т.д. Якщо два слова починаються з однієї і тієї ж букви, порівнюються другі букви, якщо і другі букви однакові, до увагу беруться треті, і так доти, поки всі слова не будуть упорядковані повністю.
Значення властивості ИНТЕРВАЛ при об’єднанні в групу за текстовим полем – це число символів, що враховується Access у кожному записі. Значення "1" змушує Access об’єднувати в групу елементи тільки за першим символом; інтервал "2" – враховувати при об’єднанні першу і другу букву кожного елемента тощо.
Зміна розміру областей звіту
Одне з важливих питань, які виникають при розробці звіту, стосується розміщення даних.
Для зміни розміру області використовують курсор, який з'являється при підведенні покажчика миші до верхньої частини рядка, що відповідає певній області, як показано на рисунку 4.49. Зміна розмірів відбувається незвично, оскільки зазначений рядок при переміщенні змінює розмір не своєї області, а тієї, що розташована над нею.
Рисунок 4.49 – Приклад зміни розміру областей звіту