4 Робота із записами

При перегляді таблиць бази даних Access 2000 без попередження зберігає внесені зміни, навіть якщо вони внесені випадково. Якщо потрібно внести зміни в запис, слід прокрутити вміст таблиці, поки запис не буде знайдено. Необхідно натиснути на полі, яке необхідно змінити. При цьому в ньому з'явиться курсор, що свідчить про готовність Access до редагування запису.

Для заміни усього вмісту поля слід натиснути клавішу <F2> (що виділить всі дані поля), а потім ввести нову інформацію. На місці старих даних з'являться нові.

Для часткової заміни вмісту поля слід обрати необхідне поле, а потім використовують клавіші переміщення курсору, щоб установити його в потрібній позиції. Натискання клавіші <Backspace> видалить символ, розташований ліворуч від курсору, а клавіші <Delete> — символ, розташований праворуч від курсору. Нові дані слід ввести з клавіатури.

Для введення поточної дати в поле типу ДАТА/ВРЕМЯ, слід натиснути комбінацію клавіш <Ctrl>+<;> (крапка з комою). Для введення поточного часу натискають комбінацію клавіш <Ctrl+:> (двокрапка). Після внесення всіх змін натискають клавішу <Enter>, щоб зберегти їх. Якщо потрібно відновити первісний варіант, натискають <Esc> чи <Ctrl>+<Z> для скасування внесених змін. Не натискайте клавішу <Enter>, поки остаточно не переконаєтеся в правильності введених змін. Після зберігання змін, скасувати їх неможливо.

Додавання запису до таблиці

Для додавання запису до таблиці обирають команди ВСТАВКАНОВАЯ ЗАПИСЬ чи натискають кнопку НОВАЯ ЗАПИСЬ, яка розташована в нижній частині вікна бази даних. Access додасть у таблицю новий запис і помістить у відповідне поле курсор (рис. 4.12).

Перше поле в більшості баз даних відноситься до типу СЧЕТЧИК. Якщо це так, натисненням клавіші <Таb> курсор переміщають в друге поле та вводять в нього дані. На початку введення у полі лічильника автоматично з'явиться відповідний запис. Поле запам'ятовує останній введений номер і автоматично вводить наступний. Якщо номер у таблиці пропущений, це означає, що введений у поле лічильника запис, був видаленим (рис. 4.12, рис. 4.13).

Після того, як запис введений, при необхідності натискають клавішу <Таb> для додавання ще одного запису.

Access автоматично зберігає новий запис в процесі його введення.

Рисунок 4.12 – Створення нового запису

Рисунок 4.13 – Приклад незбігання номера у введеному записі

Видалення запису

Для видалення введеного запису, потрібно вибрати з меню послідовність команд ПРАВКАВОССТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ чи комбінацію клавіш <Ctrl>+<Z> з подальшим підтвердженням видалення запису на запит Access (кнопка ДА).

Якщо команда ВОССТАНОВИТЬ ЗАПИСЬ чи ОТМЕНИТЬ ВВОД недоступна, натискають на запис, який щойно додали, і вибирають послідовність команд ПРАВКАУДАЛИТЬ ЗАПИСЬ. Як і раніше, з подальшим підтвердженням видалення запису на запит Access, якщо є впевненість в необхідності видалення.

У відкритій таблиці обирають правою кнопкою миші запис, який потрібно видалити. З'явиться стандартне контекстне меню, з якого потрібно вибрати відповідну команду. Вибирають команду УДАЛИТЬ ЗАПИСЬ.

На екрані з’явиться діалогове вікно. Якщо потрібно видалити запис, це підтверджують (кнопка ДА). Якщо ж є сумніви, обирають кнопку НЕТ.

Замість цього діалогового вікна Access може вивести повідомлення про неможливість видалити даний запис, тому що відбувається робота з таблицею, в якій знаходиться видаляємий запис, або вона пов'язана з якоюсь іншою активною таблицею бази даних.

Резервна копія бази даних при необхідності відновить загублені дані і дасть можливість переглянути внесені в неї зміни.