Правила хранения контрольных лент и ключей.
Контрольные ленты хранятся в центральной кассе в закрытой коробке с маленьким отверстием. Срок хранения контрольной ленты до проверки налоговой инспекции, после ее проверки контрольные ленты уничтожаются путем сожжения. При этом составляется акт, подписанный представителем налоговой инспекции, директором магазина, старшим кассиром и грузчиком.
Ключи от кассовых аппаратов хранятся в центральной кассе.
Образец оформления контрольной ленты на начало рабочего дня (смены).
Ознакомление с порядком снятия показаний денежных суммирующих счётчиков.
Составление кассового отчёта
Согласно правилам ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утверждённых национальным банком Республики Беларусь от 25 июня 1996 года, сохранность денег в главной кассе обеспечивает главный (старший) кассир. Для контроля за движением денег и обеспечения сохранности главный кассир ведёт кассовую книгу (форма КО-4).
В ней ежедневно указываются:
Остаток денег на начало дня;
Все поступления и выбытия денег за день по каждому документу отдельной строкой.
На торговом предприятии ведут только одну кассовую книгу, листы которой должны быть прошнурованы, пронумерованы и опечатаны печатью. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера своего торгового предприятия или вышестоящего органа. Первые и вторые экземпляры кассовой книги должны иметь одинаковые номера. Первые экземпляра листов всегда остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, являются отчётностью главного (старшего) кассира перед бухгалтерией. Эта отчётность по главной кассе называется отчётом кассира.
Кассовый отчёт подписывает старший кассир и второй экземпляр, вместе с приложенными документами, сдаёт ежедневно в бухгалтерию под расписку бухгалтера в кассовой книге.
Записи в кассовой книге ведутся в строго хронологической последовательности с указанием: № документа, от кого получено или кому выдано, сумма прихода и сумма расхода.
Подчистки или неоговоренные исправления запрещены. Исправления заверяют подписями главного (старшего) кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Записи в кассовой книге ведут под копирку в двух экземплярах.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: один из них (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет как первый экземпляр (ручкой), она остаётся в книге, вторую (без горизонтальных линеек) заполняет с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу, как отчёт кассира, она является отрывной частью листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «остаток на начало дня». Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза, так чтобы отрывная часть листа была подложена под ту, которая остаётся в книге. Для ведения записей после «переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчёта до конца операций за день не отрывается. По строке «в том числе на заработную плату» указывается сумма по платёжным ведомостям на заработную плату, несписанным в расход кассы.
Отчёт кассира состоит из двух частей – приходной и расходной. В приходной части указывают остаток денег на начало дня, который берут из предыдущего отчёта кассира, и все поступления денег за день согласно приходным кассовым ордерам, а также итог поступления за день. В расходной части обязательно отображается сумма выручки, сданная в Национальный Банк РБ, возврат денег покупателям и прочие выплаты по расходным кассовым ордерам или заменяющим их документам, а также итог по расходу за день и остаток денег в главной кассе на конец дня. Остаток денег на конец дня равен остатку денег на начало дня плюс итог прихода за день и минус итог расхода за день. Чтобы проверить правильность подсчёта остатка денег на конец дня пот главной кассе, необходимо сравнить за день (это баланс денег по приходу) с суммой конечного остатка денег плюс итог расхода за день (это баланс денег по расходу). Они должны быть равными.
Сдача денег в главную кассу магазина
Приём главноё кассой наличных денег производится по приходным ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.
Источниками поступления денег в главную кассу являются:
от кассиров операционных касс – выручка;
от продавцов мелкой розницы – выручка;
от продавцов штучных товаров – выручка;
от материально ответственных лиц – погашение недостачи;
от подотчётных лиц – остатки авансовых сумм;
от работников – денежные суммы за санаторные путёвки, путёвки в дома отдыха и т.д.
Составляется приходный кассовый ордер в одном экземпляре на бланке типовой формы № КО-1. он состоит из самого приходного ордера и его отрывной части – выдают вносителю денег. Кроме обязательных реквизитов в приходном кассовом ордере указывается, от кого и за что принята данная сумма. В квитанции к приходному кассовому ордеру дублируется информация самого приходного ордера.
Нумерация приходных операций начинается с начала года. Если при заполнении кассовых ордеров допущена ошибка, то они аннулируются. Суммы в кассовых ордерах обязательно записывают цифрами и прописью с заглавной буквы с целью контроля за сохранностью денежных средств и предупреждения возможных злоупотреблений.