1.2.3. Арифметический контроль

Арифметический контроль позволяет устранить ошибки в подсчетах, которые делаются вручную. Такие ошибки вряд ли появятся, если учет ведется на компьютере. Так, видимо, подумали и вы, прочитав заголовок этого раздела, и оказались неправы. С помощью арифметического контроля можно обнаружить самые разные ошибки, в том числе и допущенные при работе в бухгалтерской программе.

Пример 1.30

В ООО "Буран" амортизация по основным средствам начисляется линейным способом. Бухгалтер предприятия при составлении отчета за первое полугодие 2005 года решил проверить, правильно ли начислена амортизация по основным средствам. Для проверки он выбрал ксерокс, который организация приобрела и ввела в эксплуатацию в феврале 2003 года. Первоначальная стоимость ксерокса - 20 000 руб. Срок полезного использования - 40 месяцев.

На момент проверки начисленная амортизация составила 13 500 руб.

Проверку бухгалтер осуществлял следующим образом.

На 1 июля 2005 года амортизация по ксероксу должна быть начислена за 28 месяцев (с марта 2003 года по июнь 2005 года). Сумма ежемесячной амортизации составляет 500 руб. (20 000 руб. : 40 мес.).

Следовательно, фактически должно быть начислено 14 000 руб. (500 руб. x 28 мес.).

Расхождение между начисленной амортизацией и суммой, которая должна быть начислена, возникло из-за того, что бухгалтер забыл начислить амортизацию за июнь.

Теперь несколько слов непосредственно о формах отчетности.

При заполнении этих форм в тысячах рублей бухгалтерская программа округляет все показатели. Из-за погрешностей округления нарушаются установленные равенства. Например, в Бухгалтерском балансе должны соблюдаться следующие равенства:

1) строка 190 должна быть равна сумме строк первого раздела;

2) стр. 290 - сумме строк второго раздела;

3) стр. 300 = стр. 190 + стр. 290;

4) стр. 490 - сумме строк третьего раздела;

5) стр. 590 - сумме строк четвертого раздела;

6) стр. 690 - сумме строк пятого раздела;

7) стр. 700 = стр. 490 + стр. 590 + стр. 690.

В Отчете о прибылях и убытках равенства должны быть такие:

1) стр. 029 = стр. 010 - стр. 020;

2) стр. 050 = стр. 029 - стр. 030 - стр. 040;

3) стр. 140 = стр. 050 + стр. 060 - стр. 070 + стр. 080 + стр. 090 - - стр. 100 + стр. 120 - стр. 130;

4) стр. 190 = стр. 140 - стр. 141 + стр. 142 - стр. 150.

Чтобы избежать ошибок из-за округления, проверьте Формы бухгалтерской отчетности, которые сформировал ваш компьютер.

1.2.4. Логический анализ

Во избежание ошибок и неточностей при составлении Бухгалтерского баланса целесообразно проанализировать по Главной книге обороты и остатки по счетам. Сделать это очень просто. Предположим, что мы составляем Бухгалтерский баланс за III квартал 2005 года.

Начнем с основных средств. Если сумма по дебету счета 01 "Основные средства" не изменилась, то и оборот по кредиту счета 02 "Амортизация основных средств" за III квартал должен быть равен обороту по кредиту за II квартал.

Если в отчетном квартале введены в эксплуатацию новые объекты основных средств, то сумма амортизации, начисленной по основным средствам за III квартал должна быть больше, чем за II квартал. Допустим, у нас оказалось, что оборот по кредиту счета 02 "Амортизация основных средств" за II и III кварталы равны. Проверим, почему не начислена амортизация на новые основные средства. Оказывается, дата ввода в эксплуатацию вновь приобретенного основного средства - 3 сентября 2005 года. Следовательно, начислять амортизацию нужно только с октября 2005 года.

Аналогично проверяется начисление амортизации по нематериальным активам.

Если предприятие занимается производством продукции или выполнением работ с использованием собственных материалов, то следует сопоставить стоимость готовой продукции и стоимость израсходованного сырья за II и III кварталы.

Пример 1.31

По данным бухгалтерского учета ООО "Полимер" за II квартал на склад оприходована готовая продукция на сумму 400 000 руб. (дебет счета 43 "Готовая продукция"). При этом израсходовано сырье (кредит счета 10 "Материалы") на сумму 200 000 руб.

За III квартал изготовлена готовая продукции на сумму 300 000 руб. (дебет счета 43 "Готовая продукция"), а израсходовано сырье (кредит счета 10 "Материалы") на сумму 250 000 руб.

Бухгалтер сравнил показатели за II и за III квартал. Его заинтересовало увеличение расхода материала, и он стал проверять документы, на основании которых делались проводки по кредиту счета 10 "Материалы", а также по дебету счета 43 "Готовая продукция". В данном случае, рассуждал бухгалтер, возможны две ошибки: либо неправильно списана стоимость материалов, либо не оприходована на склад готовая продукция.

Такой же метод контроля применим и в торговых организациях. Только в этом случае следует сопоставлять покупную стоимость реализованных товаров и величину выручки.

Пример 1.32

ЗАО "Оптовик" занимается оптовой торговлей. Перед составлением баланса за девять месяцев бухгалтер решил сравнить показатели за I, II и III кварталы отчетного года:

1) выручка (без НДС) составила: 600 000 руб., 700 000 руб. и 650 000 руб. соответственно;

2) себестоимость реализованных товаров - 300 000 руб., 350 000 руб. и 420 000 руб. соответственно.

Затем бухгалтер рассчитал коэффициенты соотношения показателей себестоимости и выручки по кварталам: 0,5 - I квартал, 0,5 - II квартал, 0,65 - III квартал. Полученные результаты натолкнули его на мысль, что следует проверить, почему соотношения изменились. В результате проверки были выявлены серьезные ошибки.

При составлении бухгалтерской отчетности логическому анализу следует подвергать и другие статьи расходов или доходов предприятия за отчетный период. Особое внимание этому следует уделять в том случае, если происходит резкое увеличение или уменьшение этих показателей по сравнению с аналогичными показателями за предыдущие отчетные периоды.

В заключение разговора о необходимости логического анализа напомним следующие правила.

У активных счетов не может быть кредитового остатка, а у пассивных счетов - дебетового остатка. Когда есть остаток кредиторской задолженности по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", то должен быть остаток и по дебету счета 19 "НДС по приобретенным ценностям". Если есть остаток дебиторской задолженности по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", то должен быть остаток по кредиту счета 76 субсчет "Расчеты по НДС" (в том случае, если организация определяет момент реализации в целях обложения налогом на добавленную стоимость "по оплате").