1.2. Способы выявления бухгалтерских ошибок. Организация системы внутреннего контроля

На первый взгляд, обнаружить ошибку очень сложно. Однако есть несколько способов отыскать ее с помощью системы внутреннего контроля.

Для начала давайте разберемся, что такое система внутреннего контроля. Это - политика организации, направленная на выявление, исправление и предотвращение ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности.

Несмотря на то что система внутреннего контроля выходит за рамки бухгалтерского учета, ее целью является предотвращение и обнаружение ошибок, обеспечение точности и полноты бухгалтерских записей, контроль за соблюдением действующего законодательства. В конечном итоге, работа системы внутреннего контроля направлена на своевременную подготовку достоверной бухгалтерской отчетности.

Основными способами выявления ошибок являются:

1) проведение сверок расчетов;

2) проведение периодических плановых и внезапных инвентаризаций на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию ценностей;

3) проверка правильности бухгалтерских записей (тестирование);

4) арифметический контроль, анализ финансовых показателей и проверка взаимоувязки показателей при составлении отчетности.

1.2.1. Сверка расчетов

Перед составлением Бухгалтерского баланса для выявления ошибок целесообразно провести сверку расчетов с дебиторами и кредиторами.

Дебиторская и кредиторская задолженности отражаются на счетах 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". При проведении сверки достоверность дебиторской и кредиторской задолженности проверяется на основании первичных документов. В частности, под кредиторской задолженностью на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" могут "скрываться" оплаченные, полученные, но умышленно не оприходованные товары, например, с целью их хищения, а на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" может возникнуть задолженность за товары, которые фактически не отгружены покупателям.

Кроме того, бывают ошибки, связанные с неправильным отражением сумм, поступивших на расчетный счет. Они возникают по двум причинам: либо бухгалтер ошибся при разноске поступивших сумм, либо за организацию-покупателя заплатила другая организация.

Пример 1.20

На конец года в бухгалтерском учете ООО "Галатея" числятся следующие задолженности.

По счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками":

1) кредиторская задолженность перед ОАО "МГТС" по абонентской плате за основной телефон в размере 3200 руб.;

2) дебиторская задолженность ОАО "МСС" за пользование мобильным телефоном в размере 4800 руб.

По счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками":

1) дебиторская задолженность ОАО "Газпром" за оказанные услуги в размере 5900 руб.;

2) кредиторская задолженность перед "Газпромтранс" в размере 5000 руб.

Перед составлением годового баланса ООО "Галатея" провела сверку расчетов со своими дебиторами и кредиторами. В результате было установлено следующее.

Кредиторская задолженность перед ОАО "МГТС" составляет всего 1400 руб., а дебиторская задолженность ОАО "МСС" - 3000 руб. При разноске операций по расчетному счету на счета бухгалтерского учета бухгалтер перепутал названия ("МГТС" и "МСС") и неправильно отразил сумму 1800 руб., перечисленную ООО "Галатея" ОАО "МГТС".

"Газпромтранс" является филиалом ОАО "Газпром", который оплатил задолженность головной организации за оказанные услуги. В этом случае бухгалтеру необходимо восстановить НДС, который он уплатил в бюджет с "полученного аванса":

Дебет 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 900 руб. (5900 руб. x 18% : 118%) - сторнирована ошибочная запись по начислению НДС с предоплаты.

Затем следует правильно отразить поступившую сумму - закрыть дебиторскую задолженность ОАО "Газпром".

Когда ошибки были исправлены, оказалось, что по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками":

1) кредиторская задолженность перед ОАО "МГТС" по абонентской плате за основной телефон составляет 1400 руб.;

2) дебиторская задолженность ОАО "МСС" за пользование мобильным телефоном равна 3000 руб.

Остатка по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" нет.

Для подтверждения суммы задолженности, организация направляет дебиторам и кредиторам запросы.

Пример 1.21

По данным бухгалтерского учета ООО "Гавань" на 30 июня 2005 года по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" числится задолженность за ЗАО "Радуга" в сумме 35 4000 руб., которая образовалась в результате того, что 25 мая ООО "Гавань" отгрузило ЗАО "Радуга" свою продукцию.

Перед составлением Бухгалтерского баланса за первое полугодие ООО "Гавань" решило провести сверку расчетов с дебиторами и кредиторами и направило ЗАО "Радуга" письмо следующего содержания:

"Для достоверного отражения в бухгалтерской отчетности за первое полугодие 2005 года сумм дебиторской задолженности просим Вас подтвердить сальдо расчетов между нашими организациями по состоянию на 30 июня 2005 года и подписать акт выверки задолженности."

Для подтверждения наличия дебиторской или кредиторской задолженности между организациями используется Акт выверки задолженности. Он составляется на основании данных бухгалтерского учета на определенную дату отдельно по дебиторской и кредиторской задолженности с каждым дебитором или кредитором.

Акт должен быть составлен в двух экземплярах. Один экземпляр передается организации-кредитору (например, вашей организации), другой - организации-дебитору (вашему партнеру).

В настоящее время не существует унифицированной формы акта выверки взаимной задолженности. Поэтому мы хотели бы предложить свой вариант такого акта.

Пример 1.22

Акт выверки дебиторской задолженности, возникшей между ООО "Гавань" (кредитор) и ЗАО "Радуга" (дебитор) по состоянию на 30 июня 2005 г. (табл. П 1.1.)

Таблица П 1.1. Выверка дебиторской задолженности

┌─────┬───────────────────────────────────────────┬────────────────────────────┬───────────────────┐

│N п/п│ Возникновение дебиторской задолженности │ Оплата │ Остаток │

│ │ │ │ задолженности │

│ │ ├────────────────────────────┼──────────┬────────┤

│ │ │ Платежный документ │ Общая │ в т.ч. │

│ ├───────────────┬───────────────────────────┼───────┬──────────┬─────────┤ сумма │ НДС │

│ │ Основание │ Документ │ N │ Дата │ Сумма │ │ │

│ │ ├────┬──────────┬───────────┤ │ │ │ │ │

│ │ │ N │ Дата │ Сумма │ │ │ │ │ │

├─────┼───────────────┼────┼──────────┼───────────┼───────┼──────────┼─────────┼──────────┼────────┤

│ 1 │Договор │ 34 │ 12.05.05 │ 600 000= │ 15 │ 03.06.05 │ 90 000= │ - │ - │

│ │Накладная │ 45 │ 25.05.05 │ ├───────┼──────────┼─────────┤ │ │

│ │Счет-фактура │ 45 │ 28.05.05 │ │ 18 │ 08.06.05 │ 30 000= │ │ │

│ │ │ │ │ ├───────┼──────────┼─────────┤ │ │

│ │ │ │ │ │ 21 │ 14.06.05 │ 45 000= │ │ │

│ │ │ │ │ ├───────┼──────────┼─────────┤ │ │

│ │ │ │ │ │ 28 │ 27.06.05 │ 75 000= │ │ │

├─────┴───────────────┴────┴──────────┼───────────┼───────┴──────────┼─────────┼──────────┼────────┤

│Итого: │ 600 000= │ - │ 240 000 │ 360 000= │60 000= │

└─────────────────────────────────────┴───────────┴──────────────────┴─────────┴──────────┴────────┘

Со стороны дебитора Со стороны кредитора

Руководитель _________________ (__________) Руководитель _________________ (__________)

Главный бухгалтер ____________ (__________) Главный бухгалтер ____________ (__________)

На основании акта выверки дебиторской и кредиторской задолженности составляется Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года N 88).