1.1.1. Ошибки, связанные с документированием хозяйственных операций

Все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет. Составляются первичные документы в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания.

Конечно же, первичные документы должны быть правильно оформлены, содержать полную и достоверную информацию. За это несут ответственность лица, составившие и подписавшие первичный документ.

Ошибки, неточности и нарушения в оформлении первичных документов приводят к неправильному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Напомним, что при отсутствии хотя бы одного обязательного реквизита первичный документ считается недействительным. Его нельзя принимать к учету и вносить в регистры бухгалтерского учета. Стоит еще раз заглянуть в пункт 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ (далее - Закон о бухгалтерском учете) и вспомнить, какие реквизиты первичных документов являются обязательными. Это:

1) наименование документа;

2) дата его составления;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) единицы измерения в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Пример 1.2

В адрес торгового предприятия ООО "XXI век" поступила мука, отправленная поставщиком железнодорожным транспортом. В сопроводительных документах указано 100 мешков по 50 кг. На самом же деле при вскрытии вагона оказалось в наличии только 99 мешков. Представитель ООО "XXI век" не составил акт о недостаче в присутствии работников железной дороги. Бухгалтер организации оприходовал муку в соответствии с сопроводительными документами, поступившими в бухгалтерию.

Как видим, у бухгалтера не было достоверной и полной информации о поступлении товара, так как отсутствовал необходимый первичный документ - акт о недостаче товара. Это обстоятельство привело к расхождению между фактическим количеством поступившей муки и данными бухгалтерского учета.

Вот еще один пример. Если в договоре аренды не указывается стоимость арендованного имущества, то бухгалтер не может отразить его поступление на счете 001 "Арендованные основные средства" и эта ошибка приводит к искажению данных при составлении Справки о наличии ценностей на забалансовых счетах.

Часто такого рода ошибки встречаются при отражении представительских расходов. Например, в документах, подтверждающих проведение деловых встреч, забыли указать состав делегации и круг обсуждавшихся вопросов. Как бухгалтеру установить, носили проводимые встречи производственный характер или нет? Неправильное оформление первичных документов не позволяет это сделать.

Не отвечает установленным требованиям и такой порядок оформления оказания услуг, когда в договоре и актах сдачи-приемки отражается только сам факт оказания услуг, но не раскрывается информация об их объеме и характере. Например, в акте сдачи-приемки оказанных консультационных услуг не достаточно указать, что предприятие получило консультацию на определенную тему. Обязательно надо описать круг вопросов, на которые, собственно, и были даны ответы в ходе консультации.

Если проводились маркетинговые исследования, то в наличии должен быть письменный отчет организации-исполнителя о проделанной работе: как проводились исследования, каковы их результаты, какие выводы сделаны и какие экономические выгоды может извлечь заказчик из полученной информации.

Ведут к появлению ошибок в бухгалтерском учете и фальсифицированные документы, подтверждающие совершение операций, которых не было в действительности.

Пример 1.3

На склад торгового предприятия ООО "Клондайк" поступила расходная накладная, на основании которой кладовщик отгрузил ЗАО "Стамеска" 100 кг картофеля на сумму 700 руб. При проведении инвентаризации расчетов выяснилось, что ЗАО "Стамеска" не оплатило отпущенный картофель, а без этого расходная накладная не могла быть выписана.

Действительно, при тщательном изучении накладной оказалось, что подписи и печать на ней поддельные. Ошибка в бухгалтерском учете возникла в связи с появлением фальсифицированного первичного документа.

Ошибки, описанные выше, выявляются в ходе инвентаризации имущества и обязательств организации.

Обратите внимание!

Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета является отражение операций без оправдательных документов, что, к сожалению, встречается достаточно часто. Так, например, бухгалтеры начисляют заработную плату при отсутствии табеля учета использования рабочего времени. Подчас на основании одних лишь платежных документов списываются расходы на счета учета затрат или отражаются вложения во внеоборотные активы.

Пример 1.4

1 марта 2005 года организация ООО "Синдбад" перечислило аванс ЗАО "Мореход" за оказание услуг междугородней и международной связи в размере 5900 руб., в том числе НДС - 900 руб.

31 марта 2005 года ЗАО "Мореход" выставило счет-фактуру за услуги, оказанные в марте на сумму 3540 руб., в том числе НДС - 540 руб.

Бухгалтер ООО "Синдбад" отнес расходы за услуги связи к затратам на основании платежного поручения:

1 марта 2005 года:

Дебет 60 Кредит 51

- 5900 руб.- перечислены денежные средства ЗАО "Мореход";

Дебет 26 Кредит 60

- 5000 руб. (5900 руб. - 900 руб.) - списаны затраты на услуги связи (без учета НДС);

Дебет 19 Кредит 60

- 900 руб. - выделена сумма НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 900 руб. - предъявлен к вычету НДС.

На самом деле отражать расходы на услуги связи необходимо было следующим образом.

1 марта 2005 года:

Дебет 60 Кредит 51

- 5900 руб. - перечислен аванс за оказание услуг связи ЗАО "Мореход".

31 марта 2005 года:

Дебет 26 Кредит 60

- 3000 руб. - включены в общехозяйственные расходы затраты на услуги связи;

Дебет 19 Кредит 60

- 540 руб. - на основании полученного счета-фактуры выделена сумма НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 540 руб. - предъявлен к вычету НДС.