10.4.5. Заполняем раздел 3

Обратите внимание!

С 1 января 2011 г. налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ).

До 2011 г. учет доходов нужно было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако эта форма так и не была утверждена. Поэтому налоговые агенты для ведения учета могли использовать самостоятельно разработанную форму либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Ниже приведены правила заполнения формы 1-НДФЛ на основании Порядка заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц, утвержденного Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Раздел 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица" является одним из основных в налоговой карточке. Он заполняется в отношении доходов, которые облагаются по налоговым ставкам 13 и 30%.

В данном разделе вы рассчитываете налоговую базу, отражаете налоговые вычеты, сумму исчисленного и удержанного налога.

Как мы рекомендовали ранее, разд. 3 вам следует доработать, в частности:

- в строку "Стандартные налоговые вычеты" ввести дополнительно вычеты с кодами 106 и 113. Коды вычетов 101 и 102 можно удалить;

- в п. 3.2 "Расходы на содержание 1 ребенка в размере" указать размеры вычетов в сумме 1000, 2000 и 4000 руб.;

- раздел дополнить строками для учета имущественного и социального вычетов.

Примечание

Наглядно разд. 3 налоговой карточки с указанными изменениями приведен в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".

Отметим, что порядок заполнения разд. 3 различается в зависимости от статуса физического лица, которому вы выплачиваете доходы (резидент/нерезидент).

10.4.5.1. Если физическое лицо - резидент рф

Обратите внимание!

С 1 января 2011 г. налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ).

До 2011 г. учет доходов нужно было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако эта форма так и не была утверждена. Поэтому налоговые агенты для ведения учета могли использовать самостоятельно разработанную форму либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Ниже приведены правила заполнения формы 1-НДФЛ на основании Порядка заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц, утвержденного Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Раздел 3 налоговой карточки для физического лица - резидента рф заполняется в следующем порядке.

В поле "На начало налогового периода" поле "Долг по налогу за налогоплательщиком" заполняется в случае, если у налогоплательщика за предыдущий год осталась задолженность по уплате в бюджет НДФЛ. Эти данные переносятся из итоговой строки разд. 6 налоговой карточки за предшествующий налоговый период (в целом по всем ставкам).

Например, организация в декабре 2010 г. оплатила работнику туристическую путевку. НДФЛ со стоимости путевки превышал 50% от заработной платы сотрудника за декабрь, поэтому полностью удержать налог в этом месяце организация не смогла. Таким образом, за работником в 2010 г. останется долг по НДФЛ, который организация удержит с доходов, выплачиваемых в 2011 г.

Сумму этой задолженности нужно отразить в соответствующей строке разд. 6 налоговой карточки за 2010 г. и в поле "Долг по налогу за налогоплательщиком на начало налогового периода" разд. 3 карточки за 2011 г.

Также в этом поле отражается налог, который не был удержан у физического лица в предыдущих годах по ошибке и такая ошибка была выявлена в текущем налоговом периоде. В этом случае задолженность переносится из разд. 8 (в общей сумме по годам).

Отметим, что в это поле не нужно вносить суммы налога, которые организация не смогла удержать с налогоплательщика, в связи с чем направила ему и в налоговую инспекцию сообщение о невозможности удержать НДФЛ. Дело в том, что эти суммы не влияют на расчет налога в отчетном году, поскольку уже направлены для взыскания налоговым органом.

Поле "Долг по налогу за налоговым агентом" заполняется в случае, если организация излишне удержала НДФЛ в предыдущих налоговых периодах и такая задолженность не погашена на начало отчетного года. В эту строку переносится сумма налога по всем ставкам, отраженная в итоговой строке разд. 6 налоговой карточки. Если же задолженность возникла по ошибке при расчете налога за предыдущие годы, данные о долге переносятся из разд. 8 (в общей сумме по годам).

Поле "Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% с предыдущего места работы" заполняется в случае, если работник трудится в организации не с начала года. Сумму таких доходов нужно знать, чтобы правильно применить стандартные налоговые вычеты.

Эти данные можно получить из справки по форме 2-НДФЛ, которую налогоплательщик должен представить с прошлого места работы за этот год (разд. 3 справки минус необлагаемые суммы в соответствии со ст. 217 НК РФ).

В поле "Код дохода" нужно указать коды соответствующих доходов, которые вы выплатили физическому лицу. Виды кодов можно посмотреть в Справочнике "Коды доходов" (утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@).

Причем берется код дохода, действующий на дату его выплаты (Письмо ФНС России от 08.08.2008 N 3-5-04/379@).

По итогам каждого месяца вы должны внести в карточку суммы всех доходов (облагаемых по ставке 13%), которые в этом месяце выплатили налогоплательщику, и каждому из них присвоить свой код.

Доходы отражаются по месяцам в следующем порядке (абз. 11, 12 Порядка заполнения раздела 3 налоговой карточки).

1. Заработная плата общей суммой (аванс плюс окончательный расчет) проставляется в поле того месяца, за который она начислена, независимо от даты выдачи. Причем это касается и тех случаев, когда зарплата за декабрь начислена в начале следующего года (Письмо ФНС России от 01.06.2009 N 3-5-04/709@).

2. Отпускные заносятся в поле того месяца, за который они начислены. Если дни отпуска приходятся на разные месяцы, отпускные отражаются в соответствующей сумме в графе этих месяцев <1>.

--------------------------------

<1> Имейте в виду, что Минфин России по данному вопросу занимает другую позицию. Так, финансисты считают, что отпускные не являются оплатой труда, а значит, должны учитываться в доходах того месяца, в котором они выплачены (Письмо Минфина России от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49). Такого же мнения придерживаются и налоговые органы (Письма ФНС России от 10.04.2009 N 3-5-04/407@, от 09.07.2008 N 3-5-04/238@, от 09.01.2008 N 18-0-09/0001, УФНС России по г. Москве от 23.03.2010 N 20-15/3/030267@).

Например, работнику 15 октября начислены отпускные в размере 18 900 руб., из них 9000 руб. - оплата 10 календарных дней отпуска за октябрь и 9900 руб. - оплата 11 дней отпуска за ноябрь.

В разд. 3 налоговой карточки бухгалтер отразит доход работника с кодом 2012 (отпускные выплаты) в октябре - 9000 руб., в ноябре - 9900 руб.

3. Выплаты за неотработанное время, исчисляемые исходя из среднего заработка (пособие по временной нетрудоспособности, оплата времени простоя и т.п.), отражаются в том месяце, за который они начислены.

Если эти выплаты начислены за дни, приходящиеся на разные месяцы, они отражаются в соответствующей сумме в графе этих месяцев (как и отпускные).

4. Иные выплаты проставляются в поле того месяца, в котором они были фактически получены работником.

При этом дата фактического получения дохода определяется как день (ст. 223 НК РФ):

- выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме;

- передачи доходов в натуральной форме - при получении доходов в натуральной форме;

- уплаты налогоплательщиком процентов по полученным заемным (кредитным) средствам, приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг - при получении доходов в виде материальной выгоды.

В поле "Налоговые вычеты, за исключением стандартных" нужно отразить (абз. 14 - 21 Порядка заполнения раздела 3 налоговой карточки):

1. Суммы выплаченных доходов, которые частично не облагаются НДФЛ, например:

- суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении или удочерении) ребенка (в пределах 50 000 руб. на каждого ребенка) (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ);

- суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам или бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту (в пределах 4000 руб. за налоговый период) (п. 28 ст. 217 НК РФ);

- суммы возмещения (оплаты) работодателями своим работникам (их супругам, родителям и детям), бывшим своим работникам (пенсионерам по возрасту), а также инвалидам стоимости приобретенных ими (для них) медикаментов, назначенных им лечащим врачом (в пределах 4000 руб. за налоговый период) (п. 28 ст. 217 НК РФ);

- помощь и подарки в пределах 10 000 руб. за налоговый период ветеранам и инвалидам Великой Отечественной войны, вдовам военнослужащих, погибших в период Великой Отечественной войны, и другим лицам, указанным в п. 33 ст. 217 НК РФ.

Пример 1

Организация оказала работнику материальную помощь к юбилею в размере 10 000 руб. В поле "Налоговые вычеты, за исключением стандартных" она отразит необлагаемый размер дохода - 4000 руб.

Пример 2

Компания оказала своему работнику единовременную материальную помощь в связи с рождением ребенка в размере 20 000 руб. Поскольку эта сумма находится в пределах необлагаемого размера дохода, в указанном поле нужно отразить полностью всю величину единовременной материальной помощи, т.е. 20 000 руб.

2. Профессиональные налоговые вычеты, которые налоговый агент предоставляет физическому лицу в соответствии с п. п. 2, 3 ст. 221 НК РФ (расходы по гражданско-правовым, в том числе авторским, договорам).

Примечание

Подробнее о предоставлении профессиональных вычетов вы можете узнать в разд. 3.4 "Профессиональные налоговые вычеты".

3. Вычеты по расходам на приобретение, реализацию и хранение ценных бумаг в соответствии со ст. 214.1 НК РФ.

Все перечисленные вычеты нужно отразить в поле "Налоговые вычеты, за исключением стандартных" с указанием соответствующих кодов. Перечень кодов содержится в Справочнике "Коды вычетов".

Отметим, что в это поле нельзя включать имущественный налоговый вычет, который предоставляется работодателем в соответствии с пп. 2 п. 1, п. 3 ст. 220 НК РФ. Чтобы учесть этот вычет, разд. 3 лучше дополнить соответствующей строкой. Такую строку нужно ввести перед строкой "Налоговая база (с начала года)". Также это касается социального налогового вычета, предоставляемого работодателем в соответствии с пп. 4 п. 1, п. 2 ст. 219 НК РФ. Подробнее об этом мы расскажем ниже.

В поле "Общая сумма доходов за минусом вычетов" в строке "За месяц" нужно занести разницу между суммой дохода в соответствующем месяце и налоговыми вычетами, указанными выше. В строке "С начала года" такой же расчет производится нарастающим итогом (либо можно суммировать показатели строки "За месяц" с начала года).

В поле "Стандартные налоговые вычеты (статья 218 НК РФ)" вы отражаете суммы предоставленных работнику стандартных вычетов в соответствии с конкретным кодом. Такие коды содержатся в Справочнике "Коды вычетов".

Если работник помимо вычета на себя также имеет право на другие стандартные вычеты, то в это поле нужно ввести дополнительные строки с указанием таких кодов.

При учете стандартных вычетов нужно не забывать о том, что вычеты на детей ограничены предельным доходом физического лица в 280 000 руб. с начала года (абз. 17 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Остальные стандартные вычеты не зависят от размера дохода работника.

Примечание

Подробнее о предоставлении стандартных вычетов налоговым агентом вы можете узнать в разд. 3.1 "Стандартные налоговые вычеты".

Вычеты указываются помесячно, а затем суммируются в итоговой строке "Общая сумма с начала года" нарастающим итогом.

Стандартные вычеты предоставляются и в том случае, если в каком-то месяце (месяцах) вы работнику доход не выплачивали. В этой ситуации сумма вычета будет учтена в последующих месяцах за счет полученных впоследствии доходов.

Примечание

Подробнее об этом вы можете узнать в разд. 3.1.5 "Если вычет превышает доход налогоплательщика".

Такое же правило действует, когда размер вычета превышает доход физического лица за месяц. В этом случае на следующий месяц переносится сумма вычета, не покрытая за счет дохода (абз. 28 Порядка заполнения раздела 3 налоговой карточки, Письма Минфина России от 01.03.2006 N 03-05-01-04/41, ФНС России от 15.03.2006 N 04-1-04/154, от 27.01.2006 N 04-1-03/42).

При этом нужно помнить, что такой перенос вычета возможен только в пределах календарного года (абз. 29 Порядка заполнения раздела 3 налоговой карточки).

Пример 1

Предположим, что работник в календарном году отработал период с января по февраль и с апреля по декабрь. В марте ему был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам. Доход в этом месяце работник не получал. Ежемесячно заработная плата ему начислялась в размере 5000 руб.

Несмотря на то что в марте доходов у работника не было, за этот месяц он имеет право на стандартный вычет. Этот вычет будет уменьшать доходы, полученные в апреле, наряду со стандартным вычетом за апрель.

Если же работник с марта до конца года доходов не получал, то стандартные вычеты ему были бы предоставлены только за январь - февраль.

Пример 2

Работнику начислена заработная плата за февраль 2010 г. в размере 1000 руб. При этом он имеет право на стандартные вычеты в размере 2400 руб. (400 руб. - на себя и 2000 руб. - на двоих детей). Поскольку размер вычетов превышает величину дохода работника в этом месяце, оставшаяся часть вычета в размере 1400 руб. (1000 руб. - 2400 руб.) будет перенесена на март. Следовательно, она будет уменьшать доходы наряду с вычетами за март.

При таком переносе вычета в налоговой карточке сумму вычета вы заносите в полном размере только в поле того месяца, за который он предоставлен. А перенос неиспользованной части будет учтен при заполнении поля "Общая сумма с начала года" и поля "Налоговая база с начала года", где расчет производится нарастающим итогом.

Как мы упоминали выше, работодатель может предоставлять имущественный вычет при приобретении (строительстве) работником жилья, а также земельных участков в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ.

Примечание

Подробнее о порядке и условиях предоставления имущественного налогового вычета, а также об особенностях его предоставления налоговым агентом - работодателем вы можете узнать в разд. 3.3.2 "Вычет при строительстве или приобретении жилья, а также земельных участков" и разд. 3.3.2.12.2 "Вычет, предоставляемый работодателем".

Если работник представил для этого все необходимые документы (уведомление налоговой инспекции и заявление на предоставление вычета), в налоговой карточке перед строкой "Налоговая база (с начала года)" вам нужно ввести отдельную строку для учета имущественного вычета. Сделать это можно следующим образом.

Имущественный налоговый вычет (подпункт 2 пункта 1 статьи 220 НК РФ)	За месяц (311)
	За месяц (312)
	За месяц (318)
	Общая сумма с начала года
Налоговая база (с начала года)

В строке "Имущественный налоговый вычет за месяц" вы отражаете сумму ежемесячно предоставляемого вычета. При этом в строку с кодом 311 заносятся суммы вычета по расходам на приобретение (строительство) жилья, с кодом 312 - на уплату процентов по кредитам и займам, направленным на эти цели, а с кодом 318 - на уплату процентов по кредитам, полученным для перекредитования (рефинансирования) таких кредитов (займов) (см. Справочник "Коды вычетов").

В поле "Общая сумма с начала года" вы укажете суммарный размер вычетов по кодам 311, 312 и 318, рассчитанный нарастающим итогом с начала года.

Сразу отметим, что распределять предоставленный имущественный вычет по месяцам вам придется самостоятельно, поскольку в уведомлении налоговой инспекции он будет указан единой суммой за год.

Поскольку сумма имущественного вычета в большинстве случаев превышает сумму заработка работника за год, такое распределение лучше производить исходя из суммы дохода физического лица в каждом месяце. В частности, сумма имущественного вычета за соответствующий месяц будет равна доходу работника в этом месяце за минусом стандартных и иных налоговых вычетов, рассчитанных ранее.

Так, в строку "Имущественный налоговый вычет за месяц" помесячно вы заносите разницу между строками:

"Общая сумма доходов за минусом вычетов (с начала года)" - "Стандартные налоговые вычеты (общая сумма с начала года)".

Распределение сумм вычета между кодами 311, 312 и 318 вы можете производить в произвольном порядке: либо в долях пропорционально доходу физического лица, либо в первую очередь учитывать вычет по расходам на приобретение жилья, а затем проценты по кредитам (займам) или наоборот. Отметим, что, если имущественный вычет в течение года не был использован полностью, остаток переносится на последующие годы до полного исчерпания суммы (абз. 21 пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ). Однако для получения остатка вычета у работодателя в последующих годах налогоплательщик также должен представить уведомление о праве на вычет.

При рассмотренном порядке отражения имущественного налогового вычета вам нужно следить за его предельным размером, указанным в уведомлении налогового органа.

Также отметим, что чаще всего работники приносят уведомление о праве на имущественный налоговый вычет в течение года. В этих случаях вам нужно произвести перерасчет налоговой базы и сумм налога с начала текущего года с учетом вычета (Письма Минфина России от 02.04.2007 N 03-04-06-01/103, от 13.02.2007 N 03-04-06-01/35, от 26.06.2006 N 03-05-01-04/188).

По результатам перерасчета вы должны определить сумму налога на доходы, который был излишне удержан у работника, и произвести его возврат или зачет в счет будущих обязательств налогоплательщика в этом году.

Для возврата налога работник должен написать заявление (ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Например, оно может быть составлено следующим образом.

Генеральному директору ООО "Альфа"

Петрову А.А.

от менеджера отдела сбыта

Смирнова П.С.

Заявление

На основании ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ прошу произвести возврат излишне уплаченной суммы налога на доходы физических лиц за 2010 г. в связи с подтверждением права на получение имущественного налогового вычета.

Приложение:

1. Уведомление от 20.03.2009 N 13/36 Инспекции ФНС России N 4 по Центральному административному округу г. Москвы о подтверждении права на получение имущественного налогового вычета.

26.03.2010 Смирнов П.С.

------------

подпись

В налоговую карточку исправления за месяцы проведения перерасчета можно не вносить. Сумму имущественного вычета за этот период вы укажете в поле того месяца, в котором работник представил документы и с которого вы уже не будете удерживать НДФЛ. Данная сумма будет равна совокупному налогооблагаемому доходу за предыдущие месяцы (отражен по строке "Налоговая база") плюс доход работника в текущем месяце, уменьшенный на стандартные и иные вычеты, которые рассчитаны ранее.

┌──────────────┐ ┌────────────────┐ ┌────────────────────────────┐

│ Сумма │ │Облагаемый доход│ │ Доход текущего месяца, │

│имущественного│ = │ (с начала года)│ + │уменьшенный на сумму вычетов│

│ вычета │ │ │ │ │

└──────────────┘ └────────────────┘ └────────────────────────────┘

Примечание

Наглядно порядок заполнения налоговой карточки в указанном случае рассмотрен в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".

Также в случае предоставления работнику имущественного налогового вычета после таблицы вам нужно ввести дополнительные поля для отражения следующей информации:

- номера уведомления налогового органа, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет;

- даты выдачи уведомления;

- кода налогового органа, выдавшего уведомление.

Аналогичные поля предусмотрены в п. п. 4.2 - 4.4 справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.

Примечание

Наглядно добавление указанных полей в разд. 3 налоговой карточки представлено в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".

Наряду с имущественным вычетом работодатель может предоставить социальный вычет по расходам на негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование в соответствии с пп. 4 п. 1, п. 2 ст. 219 НК РФ.

Примечание

Подробнее о порядке и условиях предоставления социального налогового вычета, а также об особенностях его предоставления налоговым агентом - работодателем вы можете узнать в разд. 3.2.4 "Негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование" и разд. 3.2.4.4 "Порядок получения вычета".

Если работник представил для получения вычета все необходимые документы (подтверждающие его расходы на негосударственное пенсионное обеспечение и добровольное пенсионное страхование), в налоговой карточке перед строкой "Налоговая база (с начала года)" вам нужно ввести отдельную строку для учета социального вычета. Сделать это можно следующим образом.

Социальный налоговый вычет (подпункт 4 пункта 1 статьи 219 НК РФ)	За месяц (319)
	Общая сумма с начала года
Налоговая база (с начала года)

В строке "Социальный налоговый вычет за месяц" вы отражаете сумму ежемесячно предоставляемого вычета. При этом в строку с кодом 319 заносятся суммы вычета по расходам на негосударственное пенсионное обеспечение или на добровольное пенсионное страхование (см. Справочник "Коды вычетов").

В поле "Общая сумма с начала года" вы укажете суммарный размер вычета, рассчитанный нарастающим итогом с начала года.

Если налогоплательщик обратится к вам за вычетом не в начале года и вычет можно использовать по доходам за все прошедшие месяцы, то сумму вычета придется распределить между этими месяцами.

Поскольку в таком случае сумма социального вычета может превышать размер ежемесячного заработка работника, такое распределение лучше производить исходя из суммы дохода физического лица в каждом месяце. В частности, социальный вычет за соответствующий месяц будет равен доходу работника в этом месяце за минусом стандартных и иных налоговых вычетов, рассчитанных ранее.

Так, в строку "Социальный налоговый вычет за месяц" помесячно вы заносите полученный результат от разницы:

"Общая сумма доходов за минусом вычетов (с начала года)" - "Стандартные налоговые вычеты (общая сумма с начала года)".

Отметим, что, если социальный вычет в течение года не был использован полностью, остаток на последующие годы не переносится.

Учитывая рассмотренный порядок отражения социального налогового вычета, вам нужно следить за тем, чтобы сумма вычета не превысила его максимальный размер, который составляет 120 000 руб. в налоговом периоде (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ).

Если работник обратился за вычетом в течение года, то вам нужно произвести перерасчет налоговой базы и сумм налога с начала текущего года с учетом вычета.

По результатам перерасчета вы должны определить сумму налога на доходы, который был излишне удержан у работника, и произвести его возврат или зачет в счет будущих обязательств в этом году.

Для возврата налога работник должен написать заявление (ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Например, оно может быть составлено следующим образом.

Генеральному директору ООО "Альфа"

Петрову А.А.

от менеджера отдела сбыта

Смирнова П.С.

Заявление

На основании ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ прошу произвести возврат излишне уплаченной суммы налога на доходы физических лиц за 2009 г. в связи с получением социального налогового вычета.

Приложение:

1) копия договора на собственное негосударственное пенсионное обеспечение;

2) копия договора на негосударственное пенсионное обеспечение супруги, Смирновой И.П.;

3) копии чеков ККТ.

29.03.2009 Смирнов П.С.

------------

подпись

В налоговую карточку исправления за месяцы проведения перерасчета можно не вносить. Сумму социального вычета за этот период вы укажете в поле того месяца, в котором работник представил документы и начиная с которого вы уже не будете удерживать НДФЛ. Этот показатель будет равен сумме совокупного налогооблагаемого дохода за предыдущие месяцы (отражен по строке "Налоговая база") и дохода работника в текущем месяце, уменьшенного на стандартные и иные вычеты, которые рассчитаны ранее.

┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐

│Сумма социального│ = │ Облагаемый доход│ + │ Доход текущего месяца, │

│ вычета │ │ (с начала года) │ │ уменьшенный на сумму вычетов│

└─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────────────────┘

Примечание

Наглядно порядок заполнения налоговой карточки в аналогичном случае при предоставлении имущественного вычета рассмотрен в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".

В строке "Налоговая база (с начала года)" вы отражаете нарастающим итогом сумму налогооблагаемого дохода. В это поле нужно заносить разницу между строкой "Общая сумма доходов за минусом вычетов (с начала года)", строкой "Стандартные налоговые вычеты (общая сумма с начала года)", строкой "Имущественный налоговый вычет (подпункт 2 пункта 1 статьи 220 НК РФ) общая сумма с начала года" и строкой "Социальный налоговый вычет (подпункт 4 пункта 1 статьи 219 НК РФ) общая сумма с начала года":

┌─────────┐ ┌──────────┐ ┌───────────┐ ┌─────────────┐ ┌──────────┐

│Налоговая│ │ Общая │ │Стандартные│ │Имущественный│ │Социальный│

│ база │ │ сумма │ │ налоговые │ │ налоговый │ │ налоговый│

│(с начала│ │ доходов │ │ вычеты │ │ вычет (общая│ │ вычет │

│ года) │ = │за минусом│ - │ (общая │ - │ сумма │ - │ (общая │

│ │ │ вычетов │ │ сумма │ │ с начала │ │ сумма │

│ │ │ (с начала│ │ с начала │ │ года) │ │ с начала │

│ │ │ года) │ │ года) │ │ │ │ года) │

└─────────┘ └──────────┘ └───────────┘ └─────────────┘ └──────────┘

В строку "Налог исчисленный" ежемесячно вы заносите сумму налога, исчисленную нарастающим итогом исходя из показателей строки "Налоговая база (с начала года)" и ставки 13%.

В строке "Налог удержанный" вы указываете сумму налога, которую фактически удержали с доходов физического лица за соответствующий период. Данная строка, как и предыдущая, заполняется нарастающим итогом с начала года. При этом нужно учитывать, что показатели строки "Налог исчисленный" и строки "Налог удержанный" могут не совпадать <2>.

--------------------------------

<2> Мы придерживаемся такой позиции: сумма удержанного налога отражается в графе того месяца, за который выплачен доход. Однако на данный счет есть и другой подход, согласно которому удержанная сумма НДФЛ отражается в графе того месяца, в котором фактически произведено удержание.

Например, организация 5 ноября выплатила работнику заработную плату за октябрь. Налог с доходов физических лиц был перечислен в бюджет в тот же день. Поскольку доходы в виде заработной платы отражаются в поле того месяца, за который они начислены (т.е. в октябре), исчисление и удержание налога также будет отражено в октябре.

Напомним, что налог вы можете удерживать за счет любых денежных средств, которые выплачиваете физическому лицу. Однако его величина не может превышать 50% от суммы выплат в данном месяце (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ). Если же исчисленный налог составляет более 50%, то оставшуюся сумму можно удержать в последующих месяцах. Поэтому в данном случае показатель строки "Налог исчисленный" в этом месяце будет больше показателя по строке "Налог удержанный".

Если показатели строки "Налог исчисленный" и строки "Налог удержанный" различаются, вы заполняете следующие две строки таблицы:

1) когда сумма исчисленного налога больше суммы удержанного налога, такая разница заносится в строку "Долг по налогу за налогоплательщиком";

2) в случае превышения удержанного налога над исчисленной суммой налога такая разница между ними вносится в строку "Долг по налогу за налоговым агентом".

Например, строка "Долг по налогу за налоговым агентом" заполняется в случае перерасчета НДФЛ с начала года, если работник представил уведомление о праве на имущественный налоговый вычет и сумма удержанного налога больше суммы налога, исчисленного с учетом вычета.

Строка "Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган" заполняется в случае, когда налоговый агент не может удержать налог, исчисленный с доходов физического лица.

Например, такая ситуация может возникнуть при выдаче дохода в натуральной форме, если денежных выплат не производится. При этом не позднее месяца со дня окончания соответствующего налогового периода вы должны сообщить в свою налоговую инспекцию, а также физическому лицу о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Примечание

Подробнее о действиях налогового агента в подобных случаях вы можете узнать в разд. 9.2.1.1 "Если удержать налог невозможно".

В строке "Возвращена налоговым агентом излишне удержанная сумма налога" нужно указать сумму налога, которая была возвращена физическому лицу в связи с перерасчетом.

Отметим, что такой перерасчет может быть произведен и за прошедшие налоговые периоды, например, если допущена ошибка при исчислении НДФЛ. В этом случае сумма задолженности перед физическим лицом должна быть отражена в поле "На начало налогового периода (Долг по налогу за налоговым агентом)", а также в разд. 8 налоговой карточки.

Обратите внимание!

В любом случае для возврата налога работник должен написать заявление (ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ).

Также обратим ваше внимание на следующий момент. Форма налоговой карточки не предусматривает отражения удержанной суммы задолженности, которая указана в графе "Долг по налогу за налогоплательщиком" поля "На начало налогового периода". По мнению московских налоговиков, эти суммы вы можете учитывать произвольно (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.01.2009 N 18-15/3/007569@).

Подраздел "Право на стандартные налоговые вычеты", который следует после таблицы, следует немного откорректировать с учетом изменений законодательства.

Так, в п. 3.2 нужно изменить размер стандартных вычетов на ребенка с 300 до 1000 руб. и с 600 до 2000 руб., а также указать вычет в размере 4000 руб. (вычет на детей-инвалидов).

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──

Фрагмент разд. 3

3.2. Расходы на содержание 1 ребенка в размере: 600 рублей - ,

в размере 1200 рублей - , в размере 2400 рублей -

(в нужном поле проставить любой знак);

количество детей _________________________________________________

период действия вычета ________________________ основание для

предоставления налогового вычета ______________________ документы,

подтверждающие статус вдовы (вдовца), одинокого родителя, опекуна

или попечителя ___________________________________________________

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ──

Если вы предоставляете физическому лицу стандартные налоговые вычеты, напротив соответствующей суммы нужно проставить любую отметку (например, V или X).

В поле "Количество детей" вы указываете то количество детей, на которых предоставляете стандартные вычеты.

В поле "Основание для предоставления налогового вычета" нужно записать: "Заявление на предоставление стандартного вычета" (по стандартному вычету на налогоплательщика) или "Заявление на предоставление стандартного вычета на детей" (по стандартному вычету на детей).

В поле "Документы, подтверждающие статус вдовы (вдовца), одинокого родителя, опекуна или попечителя" нужно указать наименование соответствующего документа (например, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о смерти супруга и т.д.).

Раздел "Право на налоговые вычеты, предусмотренные статьей 214.1, пунктами 2 и 3 статьи 221 НК РФ" вы заполняете, если предоставляете налоговые вычеты по операциям с ценными бумагами и профессиональные налоговые вычеты.

В поле "Вид вычета" нужно указать его код в соответствии со Справочником "Коды вычетов".

В поле "Основание для предоставления вычета" нужно указать "Заявление на предоставление вычета".