Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
N п/п |
Содержание операции |
Корреспондирующие счета |
|
Дебет |
Кредит |
||
1 |
Учреждением (согласно заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается) сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам при условии полного их отчета по ранее выданному авансу |
20800560 |
20134610 |
2 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на выдачу заработной платы (стипендий, пенсий, пособий и др.) работникам подразделений при отсутствии в них должности кассира. С такими работниками учреждение должно заключать договоры о полной материальной ответственности |
20810560, 20860560 |
20134610, 20111610, 20127610 |
3 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным документам |
20800560 |
20135610 |
4 |
Учреждением отражен возврат денежных документов подотчетным лицом |
20135510 |
20800660 |
5 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам для уплаты арендной платы за пользование имуществом |
20824560 |
20134610 |
6 |
Учреждением отражена дебиторская задолженность по суммам, выданным под отчет работникам для оплаты услуг по содержанию имущества |
20825560 |
20134610 |
7 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение объектов основных средств |
20831560 |
20134610 |
8 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение объектов нематериальных активов |
20832560 |
20134610 |
9 |
Учреждением сформирована дебиторская задолженность подотчетных лиц по выданным им под отчет денежным средствам на приобретение материальных запасов |
20834560 |
20134610 |
10 |
Учреждением согласно авансовому отчету с приложенными к нему оправдательными документами, утвержденному руководителем, списана с бухгалтерского учета задолженность подотчетных лиц по произведенным ими расходам |
40120200 |
20800660 |
11 |
Учреждением отражен возврат остатков неиспользованных подотчетных сумм в кассу |
20134510 |
20800660 |
12 |
Учреждением списана с бухгалтерского учета задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ нереальной к взысканию. Одновременно списанная задолженность принимается на забалансовый учет: дебет счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" |
40120273 |
20800660 |
13 |
Учреждением удержана из заработной платы задолженность подотчетных лиц, своевременно не погашенная |
30403830 |
20800660 |
Расчеты по ущербу имуществу. Для формирования информации о состоянии расчетов по суммам причиненных ущербов имуществу бюджетного учреждения и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:
- 20970 "Расчеты по ущербу нефинансовым активам";
- 20980 "Расчеты по прочему ущербу".
Заметим, что название счета в новой Инструкции изменилось. Данные счета предназначены для учета расчетов по суммам выявленных недостач, хищений денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм причинного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами в установленном законодательством РФ порядке.
При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.
На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иных ущербов, не признанных виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ [1, п. 220].
Для ведения бухгалтерского учета расчетов по ущербу имуществу применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
- 20971 "Расчеты по ущербу основным средствам";
- 20972 "Расчеты по ущербу нематериальным активам";
- 20973 "Расчеты по ущербу непроизведенным активам";
- 20974 "Расчеты по ущербу материальным запасам";
- 20981 "Расчеты по недостачам денежных средств";
- 20982 "Расчеты по недостачам иных финансовых активов".
С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.
Аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов в разрезе виновных лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба, вида имущества и (или) сумм ущерба, в том числе по выявленным хищениям, недостачам.
Отражение операций по счету осуществляется в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам.
Согласно п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- излишек имущества оприходован по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;
- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Минфином России.
Под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения их биологических, физико-химических свойств. Нормы естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания утверждены Приказом Минэкономразвития России от 07.09.2007 N 304.
Норма естественной убыли, применяющаяся при хранении товарно-материальных ценностей, является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которую следует определять за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение.
Норма естественной убыли, применяющаяся при транспортировке товарно-материальных ценностей, является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которая определяется путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем.
Операции по счету 20900 "Расчеты по ущербу имуществу" оформляются бухгалтерскими записями, представленными в табл. 6 [2, п. п. 109, 110].
Таблица 6
Бухгалтерский учет операций по ущербу нефинансовым
и финансовым активам
┌───┬───────────────────────────────────────────────┬─────────────────────┐
│ │ │ Корреспондирующие │
│ N │ Содержание операции │ счета │
│п/п│ ├──────────┬──────────┤
│ │ │ Дебет │ Кредит │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │Учреждением сформирована дебиторская │20971560 -│ 40110172 │
│ │задолженность на суммы недостач, хищений, │ 20974560 │ │
│ │потерь имущества, являющегося нефинансовыми │ │ │
│ │активами. │ │ │
│ │Одновременно с бухгалтерского учета списывается│ │ │
│ │сумма накопленной амортизации по амортизируемым│ │ │
│ │объектам на уменьшение их первоначальной │ │ │
│ │стоимости. │ │ │
│ │Остаточная стоимость недостающих объектов │ │ │
│ │основных средств, нематериальных активов │ │ │
│ │списывается в дебет счета 40110172 "Доходы │ │ │
│ │от реализации активов" │ │ │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 2 │Учреждением сформирована дебиторская │ 20981560 │ │
│ │задолженность на недостачу, хищения, потери │ │ │
│ │финансовых активов: │ │ │
│ │- наличных денежных средств в кассе учреждения;│ │ 20134610 │
│ │- денежных средств в иностранной валюте на │ │ 20127610 │
│ │счете в кредитной организации, при наличии │ │ │
│ │решения суда о признании кредитной организации │ │ │
│ │банкротом │ │ │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 3 │Учреждением сформирована дебиторская │ 20982560 │ 40110172 │
│ │задолженность на суммы выявленных недостач, │ │ │
│ │хищений денежных документов и иных финансовых │ │ │
│ │активов, за исключением денежных средств │ │ │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 4 │Учреждением учтены суммы восстановленной │ 20970560,│ 40110173 │
│ │задолженности неплатежеспособных дебиторов по │ 20980560 │ │
│ │выявленным недостачам, хищениям, потерям, ранее│ │ │
│ │списанным с балансового учета. Дебиторская │ │ │
│ │задолженность одновременно списывается с │ │ │
│ │забалансового учета: кредит счета 04 "Списанная│ │ │
│ │задолженность неплатежеспособных дебиторов" │ │ │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 5 │Погашена виновным лицом недостача нефинансовых │ 20134510 │ 20970660,│
│ │и финансовых активов наличными денежными │ │ 20980660 │
│ │средствами в кассу учреждения │ │ │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 6 │Погашена виновным лицом недостача нефинансовых │ 20111510 │ 20970660,│
│ │и финансовых активов в безналичном порядке │ │ 20980660 │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 7 │Учтено возмещение ущерба виновными лицами в │ 40110172 │ 20970660,│
│ │натуральной форме │ │ 20980660 │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 8 │Учтено возмещение ущерба виновными лицами из │ 30403830 │ 20970660,│
│ │заработной платы (иных выплат) на сумму │ │ 20980660 │
│ │удержаний, произведенных в порядке, │ │ │
│ │предусмотренном законодательством РФ │ │ │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 9 │Учреждением списана с бухгалтерского учета │ 40110172 │ 20970660,│
│ │сумма недостачи, хищений, потерь нефинансовых │ │ 20980660 │
│ │и финансовых активов при отсутствии конкретных │ │ │
│ │виновников, а также при отказе во взыскании │ │ │
│ │судом │ │ │
├───┼───────────────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┤
│ 10│Учреждением списана с бухгалтерского учета │ 40110173 │ 20970660,│
│ │сумма недостачи, хищений, потерь нефинансовых │ │ 20980660 │
│ │и финансовых активов в связи с приостановлением│ │ │
│ │согласно законодательству РФ предварительного │ │ │
│ │следствия, уголовного дела или принудительного │ │ │
│ │взыскания, а также в связи с признанием │ │ │
│ │виновного лица неплатежеспособным │ │ │
└───┴───────────────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┘