4.6 Работа с документами собственного архива руководителя

Как правило, официальные документы у руководителя не хранят. До исполнения их сохраняют у исполнителя, после - в деле.

В процессе производственной, общественной и творческой деятельности руководителя создается комплекс документов, который составляет его собственный архив (этот термин условный. Под собственным архивом понимают собрание документов, которые не принадлежат к архивному фонду предприятия).

В собственный архив руководителя, как правило, входят такие документы:

• копии некоторых внутренних документов (приказов, актов, протоколов, справок, служебных и докладных записок), которые руководитель считает необходимым сохранять определенное время на своем рабочем месте, а также копии некоторых документов, изготовленные по его указанию (оригиналы сохраняют в канцелярии или архиве);

• копии некоторых исходных писем и других документов, подписанных руководителем;

• подготовительные и черновые материалы некоторых документов;

• экземпляры текстов докладов, справок, служебных записок и других документов, в подготовке которых принимал участие руководитель;

• личные документы (справки, грамоты, характеристики, удостоверения, дипломы) ;

• разные публикации и материалы к ним;

• извлечения и вырезки из периодической печати и книг, фотографии;

• документы творческой деятельности руководителя (рукописи, чертежи и др.);

• личная переписка;

• отклики, рецензии, выводы и т.п.;

• рабочие блокноты, тетради с записями, сделанными во время командировок, посещения выставок, экспозиций, на заседаниях, совещаниях;

• приглашение, проспекты семинаров, совещаний, выставок;

• другие документы.

Эффективное использование собственного архива руководителя предусматривает рациональную систематизацию документов, создание справочного аппарата к ним, обеспечение их сохранения. С этой целью документы собственного архива распределяют за отдельными группами (комплексами), их систематизируют по таким признакам:

1. Тематический или предметно-запросный (социальное развитие предприятия, применение прогрессивных технологий, заграничные командировки, общественная работа и др.).

2. Авторский (корреспондентский) - документы министерств и ведомств, научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро, проектных и общественных организаций, и др.

3. Хронологический (документы, распределены по определенным периодам).

4. Номинальный (инструкции, решения, приказы, письма, проекты, сметы, договоры, доклады).

5. Географический (по регионам Украины, других странах).

6. Алфавитный (в этом случае используют фамилии авторов, названия учреждений и административно-территориальных единиц, объектов, предметов).