4.5 Организация делопроизводства на предприятии

Деятельность управленческих работников связана с делопроизводством - созданием, приемом, передачей, хранением, обработкой документов. Рациональная организация делопроизводства дает возможность обеспечить эффективный обмен информацией на предприятии и принятие обоснованных управленческих решений.

Известны три организационные формы делопроизводства:

1. централизованная: применяется в крупных организациях с большим документооборотом. Она предусматривает выполнение всех операций с документами в специализированных структурных подразделениях, например канцелярии. Эта форма характерна также для небольших предприятий с малым документооборотом, в которых все операции с документами выполняет секретарь. Централизованная форма делопроизводства наиболее экономична, поскольку обеспечивает рациональное использование технических средств, трудовых ресурсов;

2. децентрализованная: предусматривает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях организаций, если они территориально разъединены. Эта форма обеспечивает оперативное и качественное выполнения операций с документами. Однако она требует наличие делопроизводственного персонала и технических средств в структурных подразделениях и потому является неэкономичной;

3. смешанная: часть операций работы с документами (прием, отправление, регистрация, контроль выполнения) возложено на специализированные службу, например канцелярию, секретаря, а остаток операций (составление документов, текущее хранение их, формирование дел) выполняют структурные подразделения. Смешанная форма является оптимальной для большинства предприятий, если документооборот недостаточно большой для централизованной формы делопроизводства, а использование децентрализованной - экономически нецелесообразно.

Основными требованиями к рациональной организации документооборота в предприятиях является:

• прямоточность движения потоков документов - прямой путь прохождения документации к получателю;

• выполнение принципа одноразового пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

• соблюдение принципа параллельности – копирование документа в случае потребности одновременной работы с ним нескольких структурных подразделений или исполнителей.

Основные направления усовершенствования делопроизводства и документооборота :

1. Стандартизация - установление единых норм и требований к документам, независимо от формы собственности и размеров предприятий, их отраслевого подчинения. Эти нормы и требования предусмотрены в государственной системе делопроизводства, которая регламентирует делопроизводственные процессы на всех предприятиях.

2. Унификация текста документов. На практике часто создают однотипные документы, которые содержат однотипную информацию. Например, приказы по личному составу, бухгалтерская и статистическая отчетность, хозяйственные договоры и т.п.. Это создает предпосылки для их унификации.

Формы унификации текста документа:

• анкета - способ унификации текста, при котором одну его часть (вопрос анкеты) заносят в документ раньше, а другую (ответ) заполняет автор во время создания документа. Примеры анкет - листок по учету кадров, анкеты социологических исследований и др. Преимущества анкет состоят в ускорении и снижении стоимости процесса создания документа, упрощении обработки;

• трафарет - способ унификации, при котором заранее изготовляют подробный текст с пропусками, которые заполняют в процессе создания документа. Трафаретными являются многие видов договоров, кадровые приказы;

• таблица дает возможность в наиболее вместительной и наглядной форме разместить информацию. В таблицу заранее вносят постоянную информацию - заголовки строк и столбцов, а сменную информацию заносят во время создания документа. Этот способ наиболее эффективен при компьютерной обработке и хранении информации.

3. Использование современных технических средств создания, копирование, обработки и хранение документов, компьютерной техники. Кроме того, усовершенствованию делопроизводства и документооборота оказывает содействие подъем профессионального уровня делопроизводственного персонала, обучение всем работникам управленческого аппарата правилам рациональной работы с документами.

Работа с внутренними документами

На подпись руководителю передают один (первый) экземпляр внутреннего документа (приказ, инструкция, указание); первый и второй экземпляры исходящих документов. К подаваемым руководителю документам следует прилагать материалы, необходимые для решения поставленных в документах вопросов. Например, к проектам писем - ответов прилагают письма - запросы, а в случае потребности - всю предыдущую переписку.

Поступившие документы передает руководителю только секретарь. Время передачи документов устанавливает руководитель по согласованию с секретарем. Время передачи документов руководителю и возврата их должны знать все работники аппарата управления. Так, все документы, которые поступили для подписи до 13 ч., руководитель должен возвратить до 17 ч., и в тот же день их следует отправить. Документы, которые поступили после 13 ч., возвращают до 10 ч. на следующий день и в этот же день отправляют адресатам. В порядке исключения, руководитель может возвратить документы на следующий день. Если руководитель отсутствует, их рассматривает заместитель.

Внутренние и исходящие документы руководитель рассматривает, как правило, с целью подписания (приказы, указания), утверждения (акты, договоры, инструкции, отчеты и др.), а также принятия решений (докладные и объяснительные записки, письма, справки и т.п.).

Практика свидетельствует, что при первичном рассматривании руководитель принимает определенные решения не более чем с 2 % документов, которые поступили к нему. Ежегодный документооборот на среднем или большом предприятии представляет от 30 до 250 тыс. документов. Нередко директор и его заместитель рассматривают до 100 и больше документов за день. Затраты труда при этом, как показывают многочисленные исследования, достигают 15-20 % их рабочего времени.