4.2 Составляющие документа.

Большинство организационно-распорядительных документов оформляют на бланках. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом для сменной информации.

Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру работы с ними.

На каждом предприятии или в учреждении используют два вида бланков: 1)для писем; 2)общий бланк для оформления других видов организационно-распорядительных документов.

Каждый документ должен содержать определенные элементы (реквизиты). Совокупность размещенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

К реквизитам документа принадлежат:

 Государственный герб Украины;

 Фирменный знак организации или предприятия;

 изображение наград;

 код предприятия, учреждения;

 код документа;

 название министерства или ведомства;

 название учреждения, организации или предприятия;

 название структурного подразделения;

 индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа (абонентского телеграфа), факса, телефона, счета в банке;

 название вида документа;

 дата;

 индекс;

 ссылка на индекс и дату входящего документа;

 место составления или издания;

 гриф ограничения доступа к документу;

 адресат;

 гриф утверждения;

 резолюция;

 заголовок к тексту;

 текст;

 Ссылка на наличие приложений;

 подпись;

 гриф согласования;

 визы;

 печать;

 фамилия исполнителя и номер его телефона;

 обозначение о выполнении документа и направление его в дело;

 обозначение о перенесении данных на машинный носитель;

 обозначение о поступлении.

Общие рекомендации относительно составления документов:

 рассматривать минимум вопросов (как правило, один);

 в случае потребности обращаться к одному адресату по двум и более вопросам;

 соблюдать логическую последовательность в изложении текста, подчеркивая причинно-следственные связи между его частями;

 конкретизировать необходимые положения, не перегружая текст деталями;

 избегать собственных оценок явлений и собственного мотивирования принятых решений;

 распределять текст на части и нумеровать их;

 использовать форму изложения от третьего лица единственного числа (”объединение не возражает”) или от первого лица множественного числа {”просим”, “направляем”, “не возражаем”).

При составлении текста документа следует использовать основные законы логического мышления - тождества, противоречия, исключенного третьего, достаточного основания.

4.3. Основные разновидности организационно-распорядительных документов

Положения бывают двух видов:

1) об учреждениях, структурных подразделениях (комиссии, группы, неформальные подразделения, общественные организации и др.), отдельных должностных лицах. Регламентируют деятельность учреждений, подразделений и должностных лиц, определяют их подчиненность, функции, задачи, обязанности, права, ответственность, организацию работы и др. Структуру, порядок составления, утверждения, внесения изменений и использования таких положений изложены в ряде специальных пособий.

Положение об учреждении утверждается распорядительным документом высшей организации. Положение о структурном подразделении составляет его руководитель, а утверждает руководитель учреждения изданием распорядительного документа или грифом утверждения. Он также утверждает положение, которое определяет статус временных комиссий, групп и др. Датой положения является дата его утверждения.

2) о проведении разных мероприятий (смотров, конкурсов и др.). Структуру и содержание положений о проведении мероприятий определяют учреждения, которые их организовывают.

Положения оформляют на бланке с заполнением таких реквизитов:

1. название структурного подразделения (в случае необходимостии),

2. гриф утверждения,

1. название вида документа (положение),

1. дата,

1. индекс,

1. заголовок,

1. коды,

1. текст,

1. визы,

1. грифы согласования.

Приказ является важнейшим распорядительным документом, который чаще всего используется в практике управления. Приказы издают руководители учреждений, которые действуют на основе единоначалия. Готовит проект приказа подразделение (руководитель подразделения) или должностное лицо, работа которого связана с приказом или с выполнением его. В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам (по основной деятельности) и по личному составу.

Приказы по общим вопросам издают на выполнение директивных указаний вышестоящих органов, по инициативе руководителя, который издает приказ, или подчиненных структурных подразделений. В последнем случае обоснования потребности издания приказа помещают в докладной записке.

Приказами по личному составу оформляют назначение, перемещение, освобождение, поощрение, взыскание и др. Приказ издают на основе докладных записок руководителей подразделений, заявлений граждан.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой излагают факты и соображения, которые являются основанием для издания приказа; во второй перечисляют действия, которые следует выполнить. Если приказ издают на основе письменного указания высшей организации (постановление, приказ, директивное письмо и др.), то в констатирующей части приказа указывают название вида документа, его номер, дату и заголовок.

Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом “Приказываю”. Текст распределяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, потом перечисляют действия и сроки выполнения их. Действие, которое следует выполнить, выражают глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, положить, отгрузить, зачислить и др.). Исполнителями могут быть учреждение, структурный подраздел или должностное лицо, которое называют в дательном падеже.

Приказ может иметь общий для всех исполнителей срок выполнения или устанавливать конкретные сроки выполнения для каждого действия.

В одном из последних пунктов распорядительной части отмечают лиц, на которые возложен контроль за выполнением приказа: “Контроль за выполнением п. 5 и 8 настоящего приказа возложить на главного бухгалтера; п. 6 и 7 - на коммерческого директора”.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые настоящим приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Проект приказа согласовывают визированием с заинтересованными учреждениями и подразделениями, юрисконсультом и должностными лицами, которых он касается. На визирование обращают особое внимание, поскольку отдельные пункты приказа могут касаться разных подразделов и лиц. Проект приказа во всех случаях визируют лицо, которое его составило, и руководитель структурного подразделения, который вносит проект приказа или готовит его.

Приказ приобретает силу с момента его подписания (некоторые пункты могут иметь свои сроки приобретения силы). Назначают и перемещают работников, если сроки специально не обусловлены, со дня подписания приказа.

Внутриорганизационные распоряжения издают руководители структурных подразделений. Содержание распоряжения и принципы оформления идентичны приказу, кроме разделительного слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Протокол – это:

1) документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятие решений на собрании, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов;

2) документ, составленный официальным лицом для удостоверения любого факта (протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора и др.). Последний по своему смыслу приближается к актам.

Первые могут быть трех видов:

 короткие - записывают вопросы, которые обсуждаются, фамилии докладчиков и тех, кто выступает, а также принятые решения;

 полные - содержат короткую запись выступлений докладчиков и участников;

 стенографические - весь ход заседания записывают дословно.

Текст протокола состоит из вступительной и основной частей. Во вступительной части после слова “Присутствуют” отмечают фамилии присутствующих членов коллегиального органа или сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их было больше 15, к протоколу прилагают список присутствующих. В этом случае во вступительной части протокола отмечают только общее количество их. Фамилии лиц, которые принимали участие в заседании, размещают в алфавитном порядке (отдельно - членов коллегиального органа, отдельно - приглашенных). После фамилии приглашенного лица отмечают название учреждения, которое оно представляет, место работы и должность.

Повестка дня заседания - перечень четко сформулированных вопросов, которые следует рассмотреть. Вопросы формулируют в именительном падеже, например: “Рассмотрение отчета за 2011 г.” (неправильно “О рассмотрении отчета за 2011г.”).

Основная часть текста протокола состоит из разделов, которые отвечают пунктам повестки дня. Разделы нумеруют и строят по схеме: «слушали» - «выступили» - «решили» (постановили).

В тех случаях, когда текст доклада прилагают, выступления в разделе “СЛУШАЛИ” не записывают, а после фамилии докладчика отмечают “Текст доклада прилагается”.

В разделе “ВЫСТУПИЛИ” особое внимание обращают на те выступления, где было выявлено несогласие с положениями доклада и особое мнение лица, которое выступало.

Если один из вопросов повестки дня не рассматривали на этом заседании, это фиксируют в протоколе.

Датой протокола является дата события (совещания, собрания, сессии и др.). Если она длится два и больше дней, через тире отмечают даты начала и окончания совещания, собрания, например, 22-23 марта 2012 г.

Протокол должен иметь индекс (номер), который обычно является порядковым номером заседания постоянно действующего коллегиального органа.

Акт - официальный документ, составленный группой служебных лиц для подтверждения выявленных ими фактов.

В некоторых случаях акт составляет одно или несколько должностных лиц. При этом оно не только фиксирует выявленные факты, а и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и др.). В этих актах указывают документы, являющиеся основанием полномочий.

Заголовок формулируют с помощью отглагольного существительного с предлогом “о”: “О проверке хранения документов”; “Об инвентаризации товарно-материальных ценностей”; “О списании оборудования”.

Текст акта состоит из вступительной и констатирующей части.

Во вступительной части отмечают основания для составления акта и лиц, которые его составили и присутствовали при этом. В констатирующей части акта излагают содержание, характер, методы и сроки выполненной работы, выявленные факты, а также выводы и предложения. Констатирующую часть можно оформить в виде таблицы.

В конце текста помещают данные о количестве идентичных экземпляров акта, место нахождения их или адресатов, которым они направлены.

Количество экземпляров акта определяется нормативными документами или практической потребностью.

Акт подписывают все лица, которые принимали участие в составлении его. Лицо, которое имеет замечания относительно содержания акта, подписывает его с указанием своего несогласия и излагает свое мнение.

Докладная записка информирует руководителя предприятия или структурного подразделения о явлениях и фактах, которые имели место, выполненной работе, сложившейся ситуации, и др. Она создается как по инициативе ее автора, так и на основании письменного или устного указания руководителя, и может иметь инициативный, информационный или отчетный характер.

Служебная записка состоит из двух частей. В первой излагают факты, которые обусловили потребность написания записки, во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны выполняться в связи с изложенными фактами. Служебная записка может быть основанием для издания приказа.