Тема 4. Документирование в управленческой деятельности

4.1 Сущность и виды управленческих документов. Виды документаций.

В историческом аспекте документы возникли вместе с письменностью, сначала как средство закрепления имущественных отношений, а потом как средство коммуникаций, передача деловой информации. Теперь документы рассматривают как средство закрепления на разных носителях информации о явлениях, событиях реальной действительности или умственной деятельности.

Управленческий документ - это документ, который содержит ведомости организационного, распорядительного или уведомительного характера, который создается в целях управления и соответствующим образом оформляется на бумаге или другом носителе.

Документы, которые используют в управленческой деятельности, классифицируют по многим признакам:

I. В зависимости от использованного для фиксации материала, выделяют:

1. документы на бумажной основе;

 письменные (это рукописные или машинописные). В общем документообороте предприятий они составляют 75-95% всех документов.

 графические (это чертежи, схемы, графики, рисунки и др). Преимуществами их является доступность для любого специалиста.

2. документы на фото-, кинопленке, магнитной ленте, электронном носителе.

II. По происхождению документы делят на:

1. официальные (служебные) - направляют адресату от лица предприятия или должностного лица и оформляют в установленном порядке;

2. личные (именные) - создает лицо вне сферы своей служебной деятельности (заявление, жалоба, письмо гражданина руководителю предприятия или депутату и др.).

III. По видам деятельности различают:

1. организационно-распорядительные документы;

2. документы по финансово-расчетным вопросам;

3. документы по вопросам поставки и сбыта;

4. документы по личному составу.

IV. По месту составления документы делят на:

1. внешние ( исходящие и входящие).

2. внутренние (составленные на предприятии для внутреннего использования).

V. По форме документы бывают: 1. индивидуальные; 2. типовые; 3. трафаретные.

VI. По срокам различают документы: 1. постоянного хранения; 2. долгосрочного хранения; 3. временного хранения.

VII. За стадией создания различают: 1. оригиналы документов (первый или единственный экземпляр официального документа); 2. черновики; 3. копии документов (отражают информацию, которая содержит оригинал, полностью или частично).

Существуют три разновидности копий:

 оттиск (полная копия исходящего документа, которая остается в деле вместо отправленного адресату);

 выписка (копия, которая содержит часть оригинала документа, заверенную в установленном порядке);

 дубликат (полная копия оригинала, которая имеет ту же юридическую силу). Дубликат выдается в случае потери оригинала.

Документация - это совокупность однородных по функциональному назначению и взаимосвязанных документов.

Используют такие виды документации:

1. нормативно-техническая - комплексы международных стандартов, например Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Унифицированная система документации (УСД);

2. проектная - документы, которые используют при проектировании предприятия - строительные нормы и правила, нормы технологического проектирования и др.;

1. конструкторская (техническая) в виде графических (черчение, схемы) и текстовых (технические задания, условия, паспорта, правила эксплуатации оборудования) документов;

1. производственная (технологическая) - технологические карты, схемы,

1. организационно-распорядительная документация - используют для оформления распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

Этот вид документации предусматривает организационные документы (уставы, положения, правила, инструкции), распорядительные (приказы, распоряжения) и справочно-информационные документы (письма, справки, отчеты, ведомости и т.п.). Кроме того, в предприятиях создают специальные виды документации, которые отображают специфические функции управления, например кадровую, бухгалтерскую т д.