6. Облік і контроль операцій при розрахунках чеками

Розрахунковий чек - це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунка (чекодавця) банківській установі (банкові-емітенту), що обслуговує його рахунок, оплатити чекодержателеві суму коштів, вказану в чеку.

Відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, розрахункові чеки використовуються у безготівкових розрахунках підприємств і фізичних осіб із метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари, виконані роботи й надані послуги.

Розрахункові чеки виготовляються на спеціальному папері з дотриманням усіх обов'язкових вимог.

Розрахункові чеки, що використовуються фізичними особами для здійснення одноразових операцій, виготовляються як окремі бланки, їх облік банки ведуть окремо від обліку чекових книжок.

Облік розрахунків чеками здійснюється на окремому аналітичному рахунку «Розрахунки чеками» балансових рахунків 2526, 2550, 2552, 2554, 2602, 2622.

Термін дії чекової книжки - один рік, розрахункового чека, що видається фізичній особі для одноразового розрахунку, - три місяці від дати їх видання. День оформлення чекової книжки або розрахункового чека не враховується.

Для отримання чекової книжки підприємство подає банкові-емітенту заяву в одному примірнику за підписами уповноважених осіб, яким надано право підписання документів для здійснення розрахунково-грошових операцій, і з відбитком його печатки.

Для отримання фізичною особою чекової книжки чекодавець подає банкові-емітенту заяву в одному примірнику.

У заяві й талоні до неї чекодавець проставляє номер рахунка, з якого сплачуватимуться чеки.

Операційний працівник банку перевіряє наявність усіх чеків у чековій книжці та заповнює внутрішній бік обкладинки книжки.

Після цього він вписує у кожний чек такі реквізити:

• назву і номер МФО банку-емітента (банк може проставляти свій штамп);

• назву чекодавця та номер його рахунка, з якого здійснюється оплата чеків.

З отриманням фізичною особою розрахункового чека операційний працівник банку вписує у чек такі реквізити:

• назву і номер МФО банку-емітента (банк може проставляти свій штамп);

• прізвище, ім'я та по батькові чекодавця, дані його паспорта або документа, що його замінює, на чеку та на корінці чека, ідентифікаційний номер;

• номер рахунка, з якого здійснюється оплата чека;

• суму цифрами й літерами;

• строк дії чека;

• число, місяць і рік видання чека; місяць має бути написаний літерами, зазначена дата видання чека має відповідати даті його реального видання;

• на зворотному боці корінця чека вказуються окремими сумами - сума чека, внесена готівкою, і сума, перерахована у безготівковій формі з рахунка фізичної особи.

Чекодавець проставляє свій підпис на розрахунковому чеку та корінці чека.

Оформлена чекова книжка передається разом із заявою працівникові банку, який здійснює контроль з метою перевірки правильності її оформлення, і підписує контрольним підписом. Чекова книжка (на звороті обкладинки) або розрахунковий чек завіряються печаткою банку та повертаються разом із заявою до каси.

Касир перевіряє наявність чеків у чековій книжці, підписує талон і повертає його операційному працівникові для списання чекової книжки з рахунка 9821 «Бланки суворої звітності» в умовній оцінці одна гривня за видану чекову книжку.

Розрахунковий чек із чекової книжки чекодавець виписує під час здійснення платежу і видає чекодержателеві за отримані ним товари, виконані роботи, надані послуги. Приймаючи чек до оплати за товари, виконані роботи, надані послуги, чекодержатель перевіряє:

• відповідність чека встановленому зразку;

• правильність заповнення чека;

• відсутність виправлень;

• відповідність суми корінця чека сумі, вказаній на самому чеку;

• строк дії чека;

• достатність залишку ліміту за чековою книжкою для оплати чека;

• наявність на ньому чіткого відбитка штампа або печатки банку та назви чекодавця (для фізичної особи - прізвища, ім'я, та по батькові, даних документа, що засвідчує особу).

Після цього чекодержатель переконується в особі пред'явника розрахункового чека за документом, що її посвідчує.

При здійсненні розрахунків чеками в національній валюті суб'єктами господарської діяльності виконуються такі бухгалтерські записи:

• чекодавець сплачує послуги за одержану чекову книжку

Д-т - Поточний рахунок чекодавця

К-т - 6119 «Інші комісійні доходи за операціями з клієнтами»;

• банк депонує кошти на аналітичному рахунку «Розрахунки чеками»

Д-т - Поточний рахунок чекодавця

К-т - 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності» (аналітичний рахунок «Розрахунки чеками»);

• банк видає чекову книжку

Д-т - 9910 Контррахунок

К-т - 9821 «Бланки суворої звітності»;

• банк зараховує суму, зазначену в чеку, чекодержателеві за умови, що чекодавець і чекодержатель обслуговуються однією установою банку

Д-т - 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності» (аналітичний рахунок «Розрахунки чеками») К-т - Поточний рахунок чекодержателя;

• банк чекодержателя приймає реєстр із чеками на інкасо за умови, що чекодавець і чекодержатель обслуговуються різними установами банку

Д-т - 9830 «Документи і цінності, прийняті на інкасо» К-т - 9910 Контррахунок;

• банк чекодержателя інкасує чек до банку чекодавця Д-т - 9910 Контррахунок

К-т - 9830 «Документи і цінності, прийняті на інкасо» та Д-т - 9831 «Документи і цінності, відіслані на інкасо» К-т - 9910 Контррахунок;

• банк-емітент перераховує кошти за розрахунковим чеком че кодержателеві

Д-т - 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності» (аналітичний рахунок «Розрахунки чеками») К-т - Кореспондентський рахунок;

• банк чекодержателя одержує повідомлення про надходження коштів за розрахунковим чеком

Д-т - 9910 Контррахунок

К-т - 9831 «Документи і цінності, відіслані на інкасо» та Д-т - Кореспондентський рахунок

К-т - Поточний рахунок чекодержателя.