Управление инновационными проектами Учебное пособие в 2-х частях. Изд-е второе, перераб. и расширен - Александрова Т.В

и прокомментированные диаграммы возвращаются автору, и он вносит коррективы в модель. Если это необходимо, исправленная модель вновь распространяется среди читателей для нового цикла согласования.

Формальный механизм рассмотрения и одобрения диаграмм поддерживается полем Status и правилами создания новых версий диаграмм, осуществляемыми с помощью поля Number.

При работе с большими проектами обычно специально выделяется че- ловек-библиотекарь, который выполняет всю работу по распространению диаграмм и обеспечения цикла автор-читатель.

Определение цели создания модели

Модель не может разрабатываться без определенной задачи или четко поставленной цели. Определение цели моделирования включает в себя необходимость ответа на следующие вопросы:

–Зачем моделируется данный процесс?

–Что будет показывать модель?

–Как читатели модели могут ее использовать?

Определение цели моделирования позволяет команде аналитиков сосредоточить усилия для ее достижения. В случае отсутствия цели моделирование будет носить пассивный и нерезультативный характер.

Пример цели: Определить задачи каждого работника цеха и понять, как эти задачи связаны между собой, для того, чтобы написать учебное пособие по профессиональной подготовке для каждой должности.

Модель создается для того, чтобы ответить на набор вопросов. Эти вопросы должны быть сформулированы заранее, и они служат основой для определения цели моделирования. Примеры вопросов:

–Какие задачи решает мастер?

–Какие задачи решает рабочий?

–Кто контролирует готовую продукцию?

–Кто осуществляет промежуточный контроль?

–Какие инструменты нужны для выполнения технологической операции?

Точка зрения

Несмотря на важность учета мнения различных специалистов относительно описываемых в модели аспектов системы, модель должна создаваться с позиций только одной определенной точки зрения. Другие точки зрения могут быть отражены в других моделях.

Точка зрения должна выбираться тщательно, исходя из поставленной цели. В примере с цехом только начальник цеха знает все взаимосвязи между различными задачами персонала, поэтому модель должна разрабатываться только с позиции начальника цеха.

30

Очень важно придерживаться единственной точки зрения в процессе моделирования. Это подобно четкому выбору цели избавит от необходимости уделять внимание несущественным деталям и от постоянного перестраивания модели.

Может быть полезным построить модель той же системы с другой точкой зрения для более полного описания функций системы.

Границы модели

Одно из основных свойств модели функций – возможность выяснить границы как всей системы, так и функций отдельных ее компонент. Несмотря на то, что допускается возможность небольшого изменения границ в течение моделирования, они должны быть определены вначале, чтобы управлять процессом моделирования. Как и в случае с целью моделирования, без определенных границ системы трудно понять, когда модель завершена, поскольку в этом случае границы системы будут расти одновременно с моделью.

Границы имеют два аспекта: полнота и глубина. Полнота определяет объем информации, предоставляемый диаграммой (горизонтальный уровень). Глубина определяет степень декомпозиции функций (вертикальный уровень).

Чтобы правильно определить границы, много внимания уделяется разработке контекстной диаграммы. Часто перед проектированием контекстной диаграммы создают сразу диаграмму первого уровня декомпозиции (следующий уровень за контекстом). Это позволяет определиться с контекстом модели, заглянув внутрь системы, рассмотрев ее основные функции, описав их входы и выходы. Контекстная диаграмма задает границы модели, информация, содержащаяся в ней очень важна и критична. Изменения контекстной диаграммы приводят к необходимости каскадного внесения исправлений во все диаграммы модели.

Когда определены границы модели, становится понятным, какую информацию включать в модель, а какую нет.

Наименование функции системы

В соответствии с предлагаемой последовательностью работы над моделью, первым делом определяется цель, затем точка зрения и, наконец, границы модели. После чего начинается работа над контекстной диаграммой, содержащей единственный блок, представляющий функцию системы. Описание этой основной функции и определяет границы модели.

Определение Входа, Управления, Выхода и Механизма функции

Чтобы изобразить стрелки на IDEF0-диаграмме, рекомендуется начинать с выхода функции, затем определить входные данные, после чего – механизм и управление. Определить выходы функции легче всего, поскольку каждая

31

функция в системе существует для достижения какого-либо конкретного результата. Если определить результат работы функции затруднительно, то это может быть знаком того, что существует возможность улучшить бизнеспроцесс.

Определение Выходов

Важно отметить следующее: модель должна описывать функционирование системы в любых ситуациях. Это означает, что если какая-то ситуация возможна в условиях данного бизнес-процесса, она должна быть описана в модели. Многие начинающие разработчики моделей забывают учитывать неблагоприятные результаты работы функции. Например, функция "Изготовить деталь", конечно, имеет выход – деталь. Однако нельзя забывать, что возможны и бракованные детали, которые нужно обозначать отдельным выходом. Выходы, соответствующие неудачному выполнению функции, используются обычно в обратных связях. Важно отобразить все возможные ситуации, а потом предоставить право экспертам решать, какая информация должна остаться в модели, а какая нет.

Определение Входов

Входы трансформируются или используются функцией для производства выхода. В производственных процессах чтобы понять, что является входом, достаточно определить какие материалы используются для изготовления "выхода". Однако, в информационной индустрии исходные данные используются функциями, но зачастую не изменяются и не модифицируются. В этом случае исходные данные нельзя делать входом: они отображаются с помощью стрелок управления.

Часто существует соблазн называть входные и выходные данные одинаково. Обычно это означает, что либо функция не имеет большого значения в описываемом бизнес-процессе, либо выход назван неправильно. Разрешить эту проблему можно использованием квалифицирующих и поясняющих слов в названиях входов и выходов, чтобы названия отображали преобразование объекта за счет выполнения функции. Например, вход назван "исходные данные о клиенте", а выход "подтвержденные данные о клиенте". В этом случае и входом и выходом функции являются данные о клиенте, но слова "исходные" и "подтвержденные" поясняют выполняемое преобразование данных.

Определение Механизма

Под механизмом понимаются люди, машины, механизмы, компьютеры, приспособления и т.д. являющиеся материальными ресурсами для выполнения функции.

32

Определение Управления

Последним определяется управление, которое регулирует процесс выполнения функции. Управление обычно представляется в виде правил, норм, законов, процедур, стандартов. Все функции (блоки) в IDEF0 должны иметь хотя бы один вход управления.

В случаях неопределенности, к какому типу отнести данные (вход или управление) – рекомендуется по умолчанию присваивать им статус управления. Управление – это особая форма входных данных, которая не модифицируется и не трансформируется впроцессе и в результате выполнения функции.

Оценка степени готовности контекстной диаграммы

Когдаконтекстнаядиаграммапостроена, нужнозадатьследующиевопросы:

–Охватывает ли контекстная диаграмма все моделируемые бизнесфункции?

–Согласуется ли она с целью, точкой зрения и границами модели?

–Одобряется ли контекстная диаграмма всеми участниками проекта по разработке модели?

–Согласуется ли количество стрелок каждого типа с уровнем детализации информации? (Рекомендуется ограничивать количество стрелок каждого типа шестью.)

Нумерация функций и диаграмм

Все IDEF0-блоки имеют номера. Номер состоит из буквенной и цифровой части. В качестве буквенной части обычно используется ‘A’ (Activity). Цифровая часть содержит номер блока на диаграмме и номера всех родительских блоков (диаграмм).

Блок на контекстной диаграмме имеет номер A0. Диаграмма декомпозиции блока A0 содержит блоки A1, A2, A3, … Блок A1 декомпозируется в

A11, A12, A13, …A11 – в A111, A112, A113, …

Взаимосвязь блока и диаграммы декомпозиции

Каждый IDEF0-блок в случае необходимости может быть декомпозирован – детально описан IDEF0-диаграммой. При этом границы блока в точности соответствуют границам диаграммы. Все стрелки, соединенные с блоком, появляются и на диаграмме декомпозиции.. Для диаграммы декомпозиции эти стрелки становятся интерфейсными и каждая из них получает свой ICOM-код, который состоит из буквы и цифры и обозначает тип стрелки и ее порядковый номер среди стрелок этого типа на диаграмме. Примеры номеров стрелок: I1, C1, O1, M1, I2, C2, M2.

Необходимо отметить, что декомпозируемый блок, несмотря на иерархическую организацию модели, никак не управляет выполнением блоков, расположенных на диаграмме декомпозиции. Диаграмма декомпозиции просто показывает, как работает родительский блок.

33

Правила построения диаграмм

Правила построения диаграмм обеспечивают следующие возможности, необходимые методологии системного анализа:

–Использование универсальной синтаксической единицы (IDEF0блока) позволяет обеспечить доступность изложения и необходимые выразительные средства.

–Ограничение сложности диаграммы обеспечивается ограничением количества блоков на ней. Рекомендуемое число блоков от 3 до 6.

–Взаимное положение блоков на диаграмме позволяет подчеркнуть важность одних функций по отношению к другим. Это свойство называется доминированием блоков. Блок, расположенный в левом верхнем углу диаграммы, является наиболее доминантным, в правом нижнем – наименее. Более доминантный блок накладывает ограничения на выполнение менее доминантных за счет того, что результат его деятельности (выход) может быть одним из входов (вход, управление, механизм) для менее доминантного блока. Этим можно подчеркнуть как последовательность выполнения функций во времени (менее доминантная выполняется после более доминантной, т.к. только в этом случае для нее сформирована вся входная информация), так и подчеркнуть зависимость одного процесса от другого.

–При разработке диаграммы обязательно учитываются и корректируются параметры декомпозируемого блока. Это позволяет более четко изложить задачи и функции блока в диаграмме верхнего уровня. В то же время достигается полное соответствие интерфейсов блока и диаграммы декомпозиции.

–Все функции на диаграмме должны иметь приблизительно одинаковый уровень сложности, чтобы она давала цельную картину, дающую представление о декомпозируемом блоке.

Стратегии декомпозиции

Качество разработанной модели зависит от подхода, принятого аналитиком, для декомпозиции функций системы. Ниже приведены наиболее часто используемые стратегии. Для каждой системы в зависимости от цели модели и точки зрения необходимо выбирать наиболее подходящую стратегию, либо комбинировать их.

1.Функциональная декомпозиция заставляет обдумывать, что делает система независимо от того, как она работает. Декомпозируются функции системы независимо от того, где и как они выполняются. Это самый предпочтительный вариант работы SADT-аналитика. Поэтому самой важной на диаграмме является связьблоков по управлению (взаимодействие функций системы).

2.Декомпозиция в соответствии с функциями, которые выполняют элементы системы. Так можно представить работу коллектива, цеха и т.д. Позволяет собрать информацию о системе, чтобы потом перейти к более обоснованной декомпозиции. Рекомендуется применять при описании документо-

оборота по системе P3: People, Paper, Procedures.

34

3.Декомпозиция на уже известные стабильные подсистемы.

4.Декомпозиция, основанная на отслеживании жизненного цикла системы по переработке (продвижению) объекта, представляющая собой этапы превращения (модификации) исходного продукта (например, заготовки) в результат.

5.Если ничто другое не подходит, то необходимо простое описание физического процесса, происходящего в системе (подход не системный). Полезна для описания уже существующих систем для последующего более глубокого описания. При таком подходе плохо прослеживаются взаимосвязи и контур управления. При всех своих недостатках этот подход можно использовать как первый шаг к созданию более представительной модели.

Алгоритм анализа системы

Сбор информации о системе. Выбор цели и точки зрения

Это основополагающие параметры модели. Цель выбирается на основе списка вопросов, на которые модель должна ответить. Точка зрения представляет позицию, с которой описывается система.

Создание диаграммы A-0 и диаграммы декомпозиции A0

1.Составление списка данных. Это список объектов, имеющих значение на данном уровне декомпозиции. Функциональная декомпозиция более эффективна, если начинается с составления списка данных.

2.Составление списка функций. Это список функций, которые оперируют с данными из предыдущего списка. Несколько функций могут иметь одни

ите же данные, в то же время одна функция может использовать несколько различных типов данных.

3.Построение диаграммы:

–расположить блоки на странице (с учетом доминирования),

–нарисовать основные дуги, представляющие ограничения,

–нарисовать внешние интерфейсные дуги,

–нарисовать все оставшиеся дуги.

Создание диаграммы A-0

Обобщение диаграммы A0 приводит к получению верхней диаграммы модели A-0. Эта операция очень важна, так как позволяет проверить адекватно ли название модели тому, что делает система, убедиться в полноте внешних интерфейсов системы (дуг),выполнить окончательное утверждение цели и точки зрения модели. Создание диаграммы A-0 заключается в изображении блока A0 и записи цели и точки зрения под этим блоком.

Дальнейшая декомпозиция (декомпозиция ограниченных объектов)

Диаграмма первого уровня декомпозиции A0, а также все последующие диаграммы декомпозиции, предоставляют интерфейсные ограничения (контекст) для дочерних диаграмм. Кроме того, модель уже обладает целью и

35

точкой зрения. Это делает процесс дальнейшего проектирования более формализованным и требуемая степень детализации достигается выполнением следующего рекурсивного процесса:

1.Выбор блока диаграммы. Декомпозицию рекомендуется начинать с самого содержательного блока с точки зрения доминирования, функциональной сложности и влияния на декомпозицию других блоков этой диаграммы. Лучшим для начала декомпозиции не обязательно будет самый сложный для понимания блок.

2.Рассмотрение объекта, определенного этим блоком.

3.Создание новой диаграммы (по алгоритму, подобному построению диаграммы A0).

4.Выявление недостатков новой диаграммы.

5.Создание альтернативных декомпозиций.

6.Корректировка новой диаграммы.

7.Корректировка всех связанных с ней диаграмм.

Когда останавливать декомпозицию

Цель моделирования содержит список вопросов, на которые должна отвечать модель. Когда мы можем по диаграммам, составляющим модель, найти ответы на эти вопросы, цель моделирования считается достигнутой и работу по созданию модели можно прекращать.

Если же цель моделирования еще не достигнута, то необходимо выполнять декомпозицию тех функций, понимание работы которых даст ответы на необходимые вопросы. При этом необходимо строго соблюдать границы модели, заложенные в контекстной диаграмме, и диаграммы декомпозиции первого уровня A0. При необходимости описание функций нижнего уровня можно проводить с использованием других методологий: IDEF3 или DFD, предназначенных для детального описания процессов.

1.5. Программный комплекс PROJECT EXPERT

Одной из первых и вместе с тем несомненно удачной отечественной разработкой в области программных комплексов, ориентированных на управление проектами, явился созданный фирмой "Про-Инвест Колсалтинг"

пакет Project Expert.

Доступная в настоящее время пятая версия пакета поддерживает всю цепочку реализации проекта и обеспечивает решение большинства задач, возникающих при управлении проектом на этапах от замысла и планирования до реализации.

При помощи Project Expert менеджер проекта может:

– провести обобщенный анализ бизнес-идеи;

36

–определить потребности в финансировании и подобрать подходящую схему финансирования;

–описать налоговое окружение и его возможное изменение во время реализации проекта;

–создать календарный план проекта;

–описать общие и прямые издержки проекта;

–получить аналитические финансовые таблицы (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-флоу, отчет об использовании прибыли);

–рассчитать финансовые показатели проекта: эффективности инвестиций (BP – период окупаемости, PI – индекс прибыльности, NPV – чистая, приведенная величина дохода, IRR – внутренняя норма рентабельности), показатели рентабельности (ROI), показатели ликвидности и платежеспособности;

–получить показатели эффективности инвестиций, определить их чувствительность на изменение различных факторов внешней среды;

–сформировать и напечатать финансовый отчет проекта. Функционально пакет Project Expert состоит из шести блоков (рис. 17),

каждый из которых предназначен для решения соответствующих задач и включает в себя набор функциональных модулей, содержащих диалоговые средства, позволяющие менеджеру проекта посредством описания бизнесопераций в интерактивном режиме сформировать имитационную модель проекта.

Укрупнено процесс использования Project Expert для управления проектом может быть представлен в виде схемы, изображенной на рис. 18.

Опыт использования пакета Project Expert показал, что пакет является весьма эффективным средством поддержки деятельности менеджера по управлениюпроектами различного назначения, в том числе и инновационными.

1.6. Программный комплекс Microsoft Prоject

Программный комплекс Microsoft Project является наиболее популярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом.

Замечание. В настоящее время наиболее широко используются две, ра-

ботающие в среде Windows 95/98, версии пакета Microsoft Project: Microsoft Project 4.0 и Microsoft Project 98. Принципиальных отличий между этими версиями нет. MS Project 98 вобрал все лучшее от своего предшественника. Вместе с тем, в новую версию внесен ряд дополнений: обеспечена более тесная интеграция с другими компонентами популярного программного комплекса Microsoft Office, поддержка сетевых, в том числе и Internet, технологий, стал более удобным интерфейс программы.

37

Блок моделирования

Моделирование окружающей среды и внешних условий функционирования предприятия (налоги, инфляция, схема бух. учета и т.п.) Моделирование денежных потоков, посредством описания бизнесопераций.

Блок генерации финансовых документов

Отчет о прибылях и убытках (О финансовых результатах) Отчет о движении денежных средств (Cash Flow) Бухгалтерский баланс Отчет об использовании прибыли

Блок анализа

Анализ чувствительности Анализ эффективности проекта по отношению к отдельным его участникам

Расчет стандартных финансовых коэффициентов и показателей эффективности Анализ вариантов проекта

Блок группирования проектов

Суммарный отчет о движении денежных средств группы проектов Вариантный анализ Анализ эффективности группы проектов

Блок контроля реализации проекта

Ввод актуальных данных о развитии проекта Актуализация данных Cash Flow

Генерация детальных отчетов рассогласования фактических и планируемых данных (инвестиционного плана, плана продаж, плана производства и т.п.)

Генерация отчета рассогласования Cash Flow

Генератор отчетов

Формирование описательной части бизнес-плана Формирование стандартных отчетных таблиц Построение графиков и диаграмм Печать отчетных документов

Рис. 17. Функциональная структура пакета Project Expert

38

Построение модели

Определение потребности в финансировании

Разработка стратегии финансирования

Анализ финансовых результатов

Формирование и печать отчета

Анализ данных о текущем состоянии проекта

Рис. 18. Процесс использования Project Expert

Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все не-

обходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF(Finish-Finish).

Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic

39