2. Форми бухгалтерського обліку: поняття, види, характеристика, та їх застосування

Як було встановлено в параграфі 6.1 облікових регістрів багато. Вони мають різний вид, форму, назву. Техніка їх формування також різна.

Сукупність застосованих регістрів, порядок і техніка запису в них визначають форму бухгалтерського обліку.

Форму обліку характеризують такі ознаки:

- зовнішній вигляд облікових регістрів, їх найменування, кількість, структура;

- взаємозв'язок регістрів синтетичного та аналітичного обліку;

- послідовність і технологія записів в облікові регістри;

- техніка записів (типи машин, використані для формування облікових регістрів).

У процесі історичного розвитку бухгалтерського обліку застосовувалися такі форми обліку, як: журнал-головна; карточно-ордерна; карточно-копіювальна, таблично-перфокартна, меморіально-ордерна.

Зараз на підприємствах України застосовуються дві основні форми обліку: журнально-ордерна; таблично-автоматизована.

Журнально-ордерна форма обліку виникла в 1940 році. Обліковим регістром при цій формі є журнал-ордер.

Журнал-ордер - є багатографною (багатоколонковою), багаторядковою (багатолінійною) таблицею, у якій проводиться відображення, систематизація, накопичення, узагальнення стану і руху господарських засобів. Самостійні журнали-ордера ведуться по тим рахункам, по яким є велика кількість операцій протягом місяця. По тим рахункам, на яких операції носять разовий характер, ведеться збірний (загальний) журнал-ордер.

Типові форми журналів-ордерів затверджує МФУ. Типових форм може бути різна кількість: 5, 10, 16. Але їх фактична кількість значно більше, тому що журнали-ордера відкриваються на кожний рахунок, на кожний субрахунок, а по матеріальних рахунках і на кожну матеріально відповідну особу.

Якщо підприємство використовує 5 типових форм журналів-ордерів, то їх перелік має такий вигляд:

журнал-ордер №1 - по рахункам, що враховують основні засоби та ТМЦ;

журнал-ордер №2 - по рахункам, на яких враховуються розрахунки і поточні зобов'язання (крім рахунку 66);

журнал-ордер №3 - по рахункам, що враховують кошти у касі і на рахунках банку, а також позичок банку;

журнал-ордер №4 - по рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці»;

Збірний журнал-ордер – відкривається по всіх рахунках, що не мають типової форми.

При 10 і 16-ордерній формі, природно, нумерація і назва журналів-ордерів буде інша. Тому на кожному підприємстві може бути різна кількість журналів-ордерів, різна їх нумерація і перелік рахунків, по яких вони ведуться. Але принцип побудови журналів-ордерів і порядок їх ведення є єдиним.

Єдність побудови і ведення журналів-ордерів виявляється у наступному:

1) журнали-ордера будуються по кредитовому принципу в зв'язку з тим, що кредитова сторона рахунків, на яких враховуються активи (засоби підприємства, його майно), означає їх вибуття, списання, а це потребує особливо ретельного обліку і контролю. Оборот по кредиту кожного рахунку відбивається в журналах-ордерах у взаємозв'язку з дебетом кореспондуючого рахунку;

2) для наочності і контролю за рухом засобів журнали-ордери сполучені з відомістю, де відбиваються операції по дебету кожного рахунку у взаємозв'язку з кредитом кореспондуючого рахунку. Таким чином, кожна операція завдяки подвійному запису торкається двох кореспондуючих рахунків і, отже, знаходить відображення в журналі-ордері одного рахунку та у дебетовій відомості - іншого рахунку. Ці суми контролюються і взаємопов'язуються;

3) усі журнали-ордера і дебетові відомості містять по кожному рахунку сальдо на початок місяця, оборот по дебету в розрізі кореспондуючих рахунків, оборот по кредиту в розрізі кореспондуючих рахунків, і сальдо на кінець місяця;

4) запис операцій проводиться на підставі зведених і первинних документів і тому буде заповнено стільки рядків скільки їх було за місяць. Один рядок журналу-ордера відповідає значенню одного зведеного документа (звіт касира, авансовий звіт, виписка банку, матеріальний звіт, товарний звіт). По рахунках, на яких вказуються розрахунки, запис проводиться по кожному первинному документу. От чому журнал-ордер є багаторядковою (багатолінійною) таблицею;

5) операції відображаються в хронологічному порядку з одночасним їх групуванням за ознакою однорідності в системі рахунків, тобто операції не просто реєструються, по ним указується бухгалтерська проводка. Типові проводки звичайно друкуються в журналах-ордерах типографським способом і являють собою окремі графи (колонки). У зв'язку з тим, що по кожному рахунку може бути декілька проводок, і по дебету і по кредиту, тому журнал-ордер разом із дебетовою відомістю подає багатографну (багатоколонкову) таблицю;

6) по рахункам, на яких враховуються розрахунки, у журналах-ордерах поєднується синтетичний і аналітичний облік. Це досягається шляхом лінійного запису сум по дебету і кредиту в розрізі кожної особи, підприємства та кожного документу.

Наприкінці місяця записи в журналах-ордерах узагальнюються, підраховуються результати по рядках (позиціях) і колонках, визначаються обороти по дебету і кредиту кожного рахунка і виводиться сальдо на кінець місяця.

Місячні результати по рахунках узагальнюються в Головній книзі. Головна книга відкривається на рік, для кожного рахунку окрема сторінка, на якій відбивається сальдо на 1.01, обороти за кожний місяць і сальдо кінцеве. Оборот по кредиту рахунку в Головній книзі записується загальною сумою з журналу-ордера відповідного рахунку. Оборот по дебету набирається з журналів-ордерів по тим рахункам, із якими кореспондує даний рахунок (Рис.4).

Номер і найменування рахунку ________________________________

	Оборот по дебету з кредиту рахунків				Оборот по кредиту	Сальдо
	Рахунок №­­___ Журнал-ордер №___	Рахунок №__ Журнал-ордер №___	і т.ін	Оборот по дебету		Дт	Кт
Сальдо на 1.01 Січень Лютий и т.д.

Рис.4 Головна книга

При таблично-автоматизованій формі обліку основними регістрами є машинограми. Технічними засобами їх формування є персональні комп'ютери (ПК).

Машинограми можуть мати різну структуру, назву та зміст. Вони можуть бути побудовані у вигляді журналів-ордерів, оборотних відомостей. Але як би не називалися ці регістри, яка б новітня техніка не використовувалася при їх формуванні обов'язково дотримується засіб подвійного запису і всі обороти по дебету і кредиту рахунків відбиваються у взаємозв'язку з кореспондуючими рахунками.

Форму обліку, що заснована на ПК, іменують і по-іншому: електронна, безпаперова, діалогова, мікрокомп’ютерна, інтегральна, інформаційно-автоматизована, таблично-машинна і т.ін. Але, враховуючи, що облікові регістри представлені у виді таблиць, певне, у назві форми обліку це необхідно враховувати.

Підприємства малого бізнесу можуть використовувати зазначені вище форми обліку, а також, спрощену форму обліку.

Наказом МФУ від 31.05.1996 р. №112 «Про порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами» рекомендовано два варіанти спрощеної форми обліку, котрий кожне підприємство вибирає самостійно:

перший - без ведення спеціалізованих облікових регістрів по однорідних об'єктах обліку (проста форма);

другий - з веденням таких регістрів.

При першому варіанті облік діяльності підприємства ведеться в Книзі обліку господарських операцій (Ф. № К-1).

Книга обліку господарських операцій складається з 2-х розділів:

- журналу реєстрації самих операцій;

- Головної книги, у якій всі операції відбиваються в системі рахунків способом подвійного запису.

Книга (Ф.№ К-1) має таку форму:

Реєстрація операцій					Відображення операцій у системі рахунків
№ операції	Документ		Стислий зміст операції	Оборот (сума) операції	30		31		64		і т.ін.
	Дата	№			Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Сальдо на 1.01. Січень
Разом за січень (оборот)
Сальдо на 1.02 Лютий і т.д.

Книга відкривається на рік і призначена для синтетичного обліку. У книгу заносяться тільки ті рахунки, що використовуються на даному підприємстві. Загальна кількість їх не повинна перевищувати 20. При великій кількості рахунків і великому обсязі господарських операцій книгу вести не має сенсу.

Книга обліку господарських операцій відрізняється простотою її ведення, наглядністю обліку, поєднанням хронологічних і систематичних записів. Форма обліку, заснована на веденні такої книги, у 20-30 роках називалася «журнал-головна» і була самою простою формою.

Ведення книги (Ф.№ К-1) починається з запису сальдо по рахунках відповідно до початкового (вступного) балансу. Запис операцій проводиться в хронологічному порядку на підставі кожного документа, що підтверджує факт здійснення операції. Після реєстрації документа, змісту операції та її суми складається необхідна бухгалтерська проводка способом подвійного запису. Щомісяця записи по рахунках узагальнюються, по кожному рахунку підраховуються обороти за місяць по дебету і кредиту, визначається сальдо на кінець місяця і складається баланс підприємства. Ті рахунки, що потребують деталізації, розшифровуються окремо на картках аналітичного обліку.

При другому варіанті спрощеної форми обліку для обліку наявності та руху майна ведуться відособлені облікові регістри на економічно однорідні об'єкти обліку.

Наказом МФУ від 31.05.1996 р. №112 рекомендовано 9 типових форм відомостей:

Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу), Ф.№ В-1;

Відомість виробничих запасів і готової продукції (Ф.№ В-2);

Відомість обліку витрат на виробництво (Ф.№ В-3);

Відомість обліку коштів (Ф.№ В-4);

Відомість обліку розрахунків і інших операцій (Ф.№ В-5);

Відомість обліку реалізації (Ф.№ В-6);

Відомість обліку розрахунків із постачальниками (Ф.№ В-7);

Відомість обліку заробітної плати (Ф.№ В-8);

Відомість шахова (Ф.№ В-9).

Фактична кількість відомостей на підприємстві більше в зв'язку з тим, що відомості відкриваються на кожний рахунок. Наприклад, у типовій відомості Ф.№ В-2 облік ведеться по рахунках 20 «Виробничі запаси» і 26 «Готова продукція». Це різні об'єкти обліку і по ним треба вести облік наявності і руху окремо. Крім того, ці цінності можуть бути в різних місцях збереження, у різних матеріально відповідальних осіб і облік слід вести по кожній особі окремо. Або, припустимо, відомість Ф.№ В-4 є типовою для обліку коштів, а вони можуть знаходитися в касі, на рахунках у банку, у дорозі. І такі відомості теж ведуться на кожний об'єкт обліку: окремо по касі, по поточних рахунках і т.п.

Всі відомості відкриваються на місяць. У них записується сальдо початкове по кожному рахунку, обороти по дебету і кредиту рахунків у розрізі кореспондуючих рахунків, і визначається кінцеве сальдо. Відомості №1-8 побудовані за принципом журналів-ордерів. На підставі відомостей №1-8 наприкінці місяця складається шахова відомість (Ф.№ В-9). У ній узагальнюються обороти по дебету і кредиту всіх рахунків і забезпечується їхня рівновага. Рівність дебетових і кредитових оборотів свідчить про дотримання подвійного запису. Використовуючи дані відомості ф.№8-9 складається оборотна відомість за місяць по всіх синтетичних рахунках, що використовуються на підприємстві.

На закінчення варто звернути увагу, що підприємство самостійно вибирає форму обліку, виходячи з конкретних умов його праці, базуючись на чинних загальних або галузевих формах і дотриманні єдиних методологічних правил обліку.