1.2. Сутність і функції бухгалтерського обліку, його роль у системі управління та вимоги, пред’явлені до нього

Бухгалтерський облік - один із найважливіших різновидів господарського обліку.

Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» дає таке визначення: “Бухгалтерський облік – процес виявлення, виміру, реєстрації, накопичення, узагальнення, збереження і передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття рішень”.

Основною сферою застосування бухгалтерського обліку є підприємство. «Підприємство - це самостійний суб'єкт, що господарює, що має права юридичної особи і здійснює свою діяльність з метою одержання відповідного прибутку. Підприємство має самостійний баланс, печатку, поточний та інші рахунки в установах банку. Підприємства можуть функціонувати на різних формах власності (індивідуальної, приватної, колективної і т.ін.) (ст. 1, 2 Закону України «Про підприємства»).

Метою бухгалтерського обліку є надання своєчасної і достовірної інформації про фінансовий стан, результати діяльності і рух коштів» (ст. 3.1. Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність»).

Особлива роль і значення бухгалтерського обліку складаються в тому, що бухгалтерський облік є:

по-перше, основним джерелом економічної інформації про наявність і рух засобів, підсумки і результати діяльності підприємства. При цьому найбільш достовірною і повною інформацією в зв'язку з тим, що бухгалтерський облік являє собою систему безупинного, суцільного відображення господарських операцій і документального їх підтвердження, що надає інформації юридичну чинність і обґрунтованість.

За допомогою бухгалтерського обліку одержують інформацію, що не дає жодний інший вид господарського обліку (фактичну собівартість, отриманий прибуток, стан розрахунків із бюджетом, банком, постачальниками, покупцями, робітниками з оплати праці, іншими підприємствами та особами). На підставі даних бухгалтерського обліку формується не тільки фінансова звітність, але і статистична. Більшість абсолютних показників для заповнення статистичних форм беруть саме з цих даних. У статті 3.2 Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» сказано, що «фінансова, податкова, статистична звітність ґрунтується на даних бухгалтерського обліку»;

по-друге, найважливішим засобом контролю (природно, не єдиним) за результатами роботи підприємства, збереженням засобів і ефективним їх використанням. Контроль здійснюють усі служби апарата управління, зовнішні контролюючі органи (податкова адміністрація, інспектори банку, інші контрольно-ревізійні служби). Але в бухгалтерському обліку використовуються свої прийоми і засоби контролю в процесі відображення господарських операцій, властиві тільки йому. Так, до обліку приймаються документи тільки старанно перевірені з формальної сторони і по істоті. Записи, зроблені в обліку на основі документів, періодично уточнюються шляхом інвентаризації. При складанні річного звіту інвентаризація всіх засобів і розрахунків є обов'язковою;

по-третє, самостійною функцією управління, що здійснюють особи, спеціально підготовлені, що мають знання в області предмету і методу бухгалтерського обліку, що вміють відбивати господарські операції в системі рахунків бухгалтерського обліку способом подвійного запису. За допомогою засобів, специфічних тільки для бухгалтерського обліку, усі господарські операції протягом місяця не просто фіксуються, а систематизуються, групуються, інформація про них накопичується за місяць. Тому бухгалтерський облік веде самостійний структурний підрозділ - бухгалтерія, до складу якої входять професіонали, що одержали освіту за фахом «Облік і аудит». Бухгалтерську службу очолює головний бухгалтер, крім нього можуть бути: заступник головного бухгалтера, ведучий бухгалтер, бухгалтер 1 і 2 категорій, ревізори.

Термін «бухгалтер» з'явився в 1498 році, коли імператор Максиміліан на цю посаду призначив діловода Інсбрукської рахункової палати. Є герб бухгалтерів, що запропонував вчений Ж.Дюмарше. Герб бухгалтерів, складається з трьох фігур:

сонця - бухгалтерський облік освітлює діяльність;

ваг - бухгалтерський баланс, рівновага;

кривої Бернуллі, яка символізує, що облік один раз виникнувши, буде існувати вічно.

Обліковий апарат, здійснюючи бухгалтерський облік господарсько-фінансової діяльності підприємства, виконує в системі управління три функції:

перша та основна - інформаційна, тобто безупинний збір, обробка, узагальнення інформації про результати роботи, фінансовий стан підприємства, його фінансові результати. Користувачами цієї інформації є керівник підприємства, податкова інспекція, органи державної статистики, орган, у сфері управління якого знаходиться підприємство (якщо такий є), засновники, учасники відповідно до засновницьких документів, тобто зовнішні та внутрішні користувачі.

друга - контрольна. Контрольна функція друга по рахунку, але не друга по важливості. Це теж важлива функція. Облік без контролю немислимий. Починається контроль із підпису головним бухгалтером разом із керівником усіх документів, що є підставою для прийому і видачі ТМЦ і грошових коштів, а також усіх розрахункових, кредитних документів. Головний бухгалтер візує всі договори. Зазначені документи без підпису головного бухгалтера є недійсними і до виконання не приймаються. Підписуючи документи на вчинення операцій, бухгалтер повинний бути упевнений, що операції не суперечать вимогам законодавчих і нормативних актів, не порушують договірну і фінансову дисципліну, не заподіюють шкоди державі, власникам, громадянам і іншим юридичним особам. Контроль здійснюється також у процесі вчинення самих операцій і прийняття їх до обліку.

третя - аналітична, тобто оцінка, аналіз основних показників діяльності з метою виявлення і мобілізації внутрішньогосподарських ресурсів. На великих підприємствах аналіз може проводитися разом з іншими економічними службами. За результатами аналізу робляться висновки про позитивні і негативні явища у фінансово-господарській діяльності. Ця інформація необхідна для оперативного керівництва і управління.

Бухгалтерський облік на підприємстві може здійснювати:

• бухгалтерська служба (відділ), що є самостійним підрозділом підприємства та очолюється головним бухгалтером;

• централізована бухгалтерія, що створюється при органі управління, і веде облік підвідомчих підприємств або інших відособлених підрозділів;

- спеціалізована організація або відповідний спеціаліст на договірних засадах, якщо підприємство не має бухгалтерської служби;

- власник (керівник), що веде облік на невеликих підприємствах.

При веденні бухгалтерського обліку підприємство зобов'язане забезпечити повноту та правдивість відображення в обліку за звітний період (місяць, квартал, рік) усіх господарських операцій, вірність визначення витрат, доходів, усіх зобов'язань перед іншими підприємствами та особами (особливо перед бюджетом і державними фондами по податках і обов'язкових платежах). Облік господарських засобів і господарських операцій ведеться в натуральному вимірі та в узагальненому грошовому вираженні шляхом безперервного, документального і взаємозалежного їхнього відображення.

Щоб дані обліку могли бути успішно використані в управлінні, необхідно додержуватися визначених вимог.

Вимоги, пред’явлені до бухгалтерського обліку, наступні:

1) облік на кожному підприємстві повинний вестися відповідно до чинного законодавства і нормативних актів;

2) облікові показники повинні бути порівняні з плановими (прогнозованими) і тому повинна бути забезпечена однаковість фактичних і планових даних;

3) облік однорідних засобів і операцій повинен вестися на різних підприємствах однаково, тобто облік повинен бути уніфікованим, що досягається за рахунок єдиних методологічних правил ведення обліку, що затверджуються МФУ, і обов'язкових для всіх підприємств;

4) своєчасність одержання, узагальнення і передачі облікової інформації зовнішнім та внутрішнім користувачам;

5) повнота і достатня аналітичність облікових даних, що повинна відповідати установленим формам фінансової і статистичної звітності;

6) точність і об'єктивність облікових даних, від яких залежить достовірність звітності підприємства;

7) раціональність і економічність обліку, тобто облік на підприємстві повинний бути організований з найменшою витратою сил і коштів, із використанням передових форм і методів обліку, прогресивної технології облікових робіт.

Основні принципи бухгалтерського обліку і фінансової звітності надані в ст. 4 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», до яких відносяться: обачність, повне висвітлення, автономність, послідовність, бесперервність, відповідність доходів і витрат, превалювання сутності над формою, історична (фактична) собівартість, єдиний грошовий вимірник, періодичність.