6. Регістри та форми бухгалтерського обліку

6.1 Облікові регістри: роль, види, вимоги до них, терміни збереження

Облікові регістри являють собою таблиці визначеної форми й змісту, призначені для ведення облікових записів. Це таблиці, у яких записуються ознаки і показники облікових об'єктів.

МФУ в наказі №88 від 24.05.1995 р. у п. 3.1. дає таке визначення: «Облікові регістри - це носії спеціального формату (паперові, машинні) у виді відомостей, ордерів, книг, машинограмм, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування й узагальнення інформації».

Облікові регістри в інформаційній системі бухгалтерського обліку займають проміжне положення між документами і звітністю підприємства. Підставою для записів господарських операцій в облікові регістри є первинні і зведені документи. При цьому інформація в облікові регістри переноситься тільки після ретельної перевірки документів за формою й сутністю. В облікових регістрах господарські операції одержують повторне відображення. За допомогою облікових регістрів вся інформація, що отримана з документів, відповідним чином групується, систематизується, накопичується протягом місяця й узагальнюється за місяць. Тому облікові регістри є підставою для складання балансу і установлених форм звітності.

Роль і призначення облікових регістрів - одержання інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов’язань підприємства і результатів його діяльності.

Форма облікових регістрів звичайно рекомендується МФУ або розробляється міністерствами і відомствами при дотриманні загальних методологічних правил.

Відповідальність за правильність ведення регістрів обліку несуть особи, що їх склали і підписали. Ці ж особи відповідають за реальність інформації, що утримується в облікових регістрах.

Порядок записів господарських операцій в облікових регістрах завжди хронологічний, тобто в міру здійснення операцій і оформлення їх відповідними документами.

Техніка записів в облікових регістрах, техніка їхнього формування може бути ручна або машинна. Природно, раціональними технічними засобами є комп'ютери. Комп'ютеризація обліку - це неодмінне правило його удосконалювання на кожному підприємстві.

Засіб записів операцій - подвійний запис. Подвійний запис зберігається у всіх підприємствах незалежно від форми власності і виду діяльності. Він дотримується також в умовах машинного формування облікових регістрів. За допомогою подвійного запису провадиться угруповання, систематизація інформації про всі об'єкти обліку. Тому на кожний об'єкт обліку є самостійний регістр.

Облікових регістрів на підприємстві багато. Вони мають різну назву, різну форму й зміст.

Для з'ясування загальних і відмітних ознак облікових регістрів вони класифікуються:

1) за зовнішнім виглядом вони бувають:

а) книги;

б) картки;

в) листи одинарно або здвоєного машинописного формату;

2) за обсягом і детальністю інформації:

а) регістри синтетичного обліку;

б) регістри аналітичного обліку;

3) за характером облікових записів регістри бувають:

а) хронологічні;

б) систематичні;

в) комбіновані;

4) за формою облікові регістри поділяються на:

а) двосторонні;

б) односторонні;

в) табличні;

г) шахові;

д) лінійні (лінійно-позиційні);

5) від використовуваної техніки:

а) облікові регістри, складені вручну;

б) машинним шляхом (ПК і т.п.)

Роздивимося деякі з них.

Книги - це зброшуровані (переплетені) листи паперу. Перед початком записів сторінки в книгах нумеруються. Звичайно головний бухгалтер підписує кількість сторінок. Для зручності записів книга має зміст. У бухгалтерії багато регістрів у вигляді книг. До числа найважливіших книг належать:

- головна книга рахунків бухгалтерського обліку, у якій узагальнюються сальдо й обороти з усіх використовуваних на підприємстві рахунків;

- книга обліку господарських операцій, яка використовується в малих підприємствах (№ К-1);

- оборотна відомість обліку товарно-матеріальних цінностей, що відкривається на рік;

- касова книга.

Зручність книг в тому, що в них зосереджена вся інформація з якогось об'єкту обліку. Недолік їх пов'язаний з тим, що їх вести може тільки один бухгалтер і тільки вручну.

Картки. Вони не скріплені, зберігаються вертикально в спеціальних картотеках, відповідним чином систематизуються для швидкого пошуку потрібної картки. Використовуються для аналітичного обліку.

Основні види карток:

а) картки кількісного обліку ТМЦ;

б) картки кількісно-сумового обліку ТМЦ;

в) інвентарні картки обліку основних засобів;

г)контокорентні картки - для обліку розрахунків із різними дебіторами і кредиторами;

д) багатоколончаті - для обліку витрат і доходів за їх видами;

е) особовий рахунок, що використовується для нарахування зарплати кожному робітнику.

Листи машинописного формату або здвоєного формату більшого розміру, ніж картки, виготовлені на папері й зберігаються в папках. Можуть заповнюватися як вручну так і на машині. Регістри у вигляді вільних листів в основному призначені для синтетичного обліку. До них належать журнали-ордери, накопичувальні і групувальні відомості, машинограми, журнали.

Регістри синтетичного й аналітичного обліку відрізняються за ступенем деталізації інформації, що утримується в них, за ступенем подробиць даних про об'єкти обліку.

Хронологічні регістри - це регістри, в які провадиться запис самих операцій, їхня реєстрація в хронологічному порядку в міру надання в бухгалтерію документів. Наприклад, журнал реєстрації господарських операцій, в якому відбивається номер і дата документа, зміст операції, сума операції. До хронологічних регістрів можна віднести відомості відвантаження готової продукції, відомості надходження вантажів.

Систематичні регістри - це регістри угруповання і систематизації об'єктів обліку за однорідністю. Таке угруповання здійснюється за допомогою системи рахунків бухгалтерського обліку. Тому класичним прикладом систематичних регістрів є головна книга.

Комбіновані регістри - це регістри, в яких сполучаються хронологічні і систематичні записи, тобто операції відбиваються в хронологічному порядку з одночасним їхнім відображенням у системі рахунків. Наприклад, книга обліку господарських операцій (ф. № К-1), журнали-ордери, машинограми. Вони частіше усього застосовуються й у них ведеться поточний облік усіх операцій і тих змін, що вони викликають.

Двосторонні облікові регістри - це регістри, що складаються з двох однакових за структурою частин, але які мають різне інформаційне значення. Як бухгалтерський рахунок складається з двох сторін - дебету і кредиту, так і облікові регістри мають дебетову і кредитову сторони. Слід зазначити, що двосторонні регістри складають основу бухгалтерського обліку. Наприклад, журнал-ордер за кредитом кожного рахунку сполучається з відомістю за дебетом цього рахунку.

В односторонніх регістрах подана тільки одна структурна частина рахунку, звичайно кредитова. Кредитова частина в основному означає видаток, витрату ресурсів і тому потребує особливого контролю за ними. Це може бути один журнал без відомості до нього.

Табличні (багатографні) регістри призначені для обліку однорідних складових частин. Наприклад, відомість обліку витрат, в якому відбивається і накопичується інформація про склад, види витрат; відомість використання прибутку за напрямками і цільовим призначенням.

У регістрах, що мають шахову форму, здійснюється взаємозв'язок підмета і присудка. Наприклад, в оборотній відомості з синтетичних рахунків забезпечується тотожність оборотів і сальдо за дебетом і кредитом рахунків. У шаховому порядку будується відомість внутрішнього переміщення ТМЦ, у якому здійснюється контроль і зв’язка суми відпущених цінностей одною матеріально відповідальною особою й отриманих (оприбуткованих) - іншою.

Лінійні облікові регістри призначені для стикування взаємозалежної інформації. За лінійно-позиційним принципом будуються регістри для обліку розрахунків із постачальниками, покупцями, підзвітними особами, дебіторами і кредиторами. Суть цього принципу складається в тому, що виникнення заборгованості і її погашення записується на одному рядку (позиції) у розрізі кожного підприємства, особи і платіжного документу. Незакриті позиції на кінець місяця означають сальдо. Сальдо може бути за дебетом або кредитом рахунку. При такій побудові облікового регістру контролюється правильність і своєчасність розрахунків, визначається характер наявної заборгованості на кінець місяця (дебіторська або кредиторська).

Лінійний (лінійно-позиційний) засіб запису виник у Давній Греції і широко застосовується в даний час у всьому світі. Зберігається він і в умовах формування облікових регістрів за розрахунковими рахунками за допомогою комп'ютерів.

До всіх облікових регістрів надаються такі вимоги: об'єктивність і достовірність записів; чіткість записів; своєчасність формування регістрів; регістри повинні складатися з найменшою витратою сил і коштів, у результаті чого забезпечується ефективність обліку в цілому.

Облікові регістри, одержувані за допомогою ПК, повинні мати юридичну чинність як і регістри, які формуються вручну. Вони повинні мати властивості юридичної доказовості і відповідати вимогам достовірності. Їх обов'язково підписує бухгалтер незалежно від того, сам він працював на машині і складав обліковий регістр або це робив оператор.

Відповідно до встановленого порядку повинна бути забезпечена цілість облікових регістрів і своєчасна передача їх в архів. Відповідальність за це несе головний бухгалтер.

Відповідальність за забезпечення фактів здійснення усіх господарських операцій у первинних документах, цілість відпрацьованих документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менш трьох років, несе власник або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів (Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», ст. 8.3.).

Терміни збереження документів, облікових регістрів і інших форм звітності визначає Головне архівне управління КМУ.

Найменування типових документів

Термін збереження

1. Первинні документи, що зафіксували факт здійснення господарських операцій і стали підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, наряди на роботу, табелі, накладні з обліку ТМЦ, доручення, авансові звіти, розрахунково-платіжні відомості, документи про інвентаризацію, переоцінку) 2. Облікові регістри (журнали-ордера, Головна книга, інвентарні картки обліку основних засобів), касові плани. 3. Договори про матеріальну відповідальність, свідчення про реєстрацію підприємства, акти документальних ревізій, аудиторських перевірок. У випадку виникнення суперечок зберігаються до винесення остаточного рішення. 4. Особові рахунки робітників. Якщо особові рахунки на підприємстві не ведуться, то протягом цього терміна зберігаються розрахунково-платіжні відомості 5. Бухгалтерські баланси і звітні форми річні квартальні

3 роки 3 роки 5 років 75 років за мінусом віку робітника 10 років 3 роки

В умовах наявності підприємств різних форм власності перелічені терміни можуть зазнати змін. Бухгалтер зобов'язаний знати терміни збереження та обов'язково їх додержуватися. Вся документація з минулими термінами повинна бути знищена. Для цього створюється постійно чинна експертна комісія, до складу якої входять кваліфіковані спеціалісти під головуванням одного з керівників підприємства.

Для забезпечення цілості документів, облікових регістрів, форм звітності на підприємстві організується архів.

Правову основу регістрів обліку складають:

Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», статті 8-9.

Методичні рекомендації про використання регістрів бухгалтерського обліку. – Наказ МФУ від 29.12.2002р. № 356.

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. - Наказ МФУ від 24.05.1995 р. №88 (параграфи 3,4)

Про порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами. - Наказ МФУ від 31.05.1996 р. №112.

Положення про спрощену форму бухгалтерського обліку суб'єктів малого підприємництва. - Наказ МФУ від 30.09.1998 р. № 196 .

Порядок забезпечення підприємств і суб'єктів підприємницької діяльності України бланками форм обліку і звітної документації й інструкціями з їхнього заповнення. - Лист Мінстату України, МФУ, НБУ від 31.08.1993 р.

Порядок відбиття в бухгалтерському обліку і звітності операцій, пов'язаних із приватизацією й орендою державних підприємств. - Наказ МФУ від 16.12.1993 р. №109.

Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій, підприємств, із вказівкою термінів їхнього збереження - Наказ Головного архівного управління КМУ від 20.07.1998 р. № 41.