5. Первинне спостереження і вартісний вимір у бухгалтерському обліку

5.1. Документи, їх види і призначення

Документ - це письмове підтвердження господарської операції, включаючи розпорядження на її проведення. Всі господарські операції відбиваються в системі рахунків на підставі даних, що містяться в документах. Від достовірності і реальності цих даних залежить якість бухгалтерського обліку.

Маса документів, яка використовується на підприємстві, називається документацією. Всі документи повинні складатися чітко, своєчасно й обов'язково за встановленою (типовою) формою. Для всіх підприємств (крім банків) МФУ встановлює єдиний порядок створення, прийняття, відбитку, збереження облікових документів.

Для з'ясування відмінних рис і порядку використання документів вони підрозділяються на окремі види за принципом однорідності.

Види документів за рядом ознак:

1) за призначенням:

а) розпорядницькі (наказ, розпорядження, наряд);

б) виправдувальні, у яких фіксується факт вчинення операції (накладні, прибутковий касовий ордер, виписка банку);

в) документи бухгалтерського оформлення (розрахунки, довідки);

г) комбіновані, що містять розпорядження і підтверджують фактичне вчинення операції (видатковий касовий ордер, доручення);

2) за місцем складання:

а) внутрішні;

б) зовнішні;

3) за ступенем узагальнення облікових даних:

а) первинні документи - оформляють саму операцію і ті зміни, що вона викликала у структурі активів, капіталу, зобов’язань;

б) зведені - узагальнюють дані первинних документів (товарний звіт, матеріальний звіт, звіт касира, виписка банку, авансовий звіт);

4) за технікою формування:

а) паперові носії інформації;

б) машинні носії інформації:

5) за характером операцій, що враховуються:

а) товарні (матеріальні) - містять дані або відомості про ТМЦ у натурально- вартісному вимірі (накладна, товарно-транспортна накладна, специфікація);

б) касові - містять дані про рух готівки в касі (прибуткові і видаткові касові ордери);

в) банківські документи (платіжні доручення, чеки, акредитиви), що використовуються для безготівкових розрахунків;

г) документи з оплати праці (табель використання робочого часу, особовий рахунок, розрахунково-платіжна відомість);

д) документи з інвентаризації (наказ, інвентаризаційний опис, акт інвентаризації наявності коштів, порівнювальна відомість);

е) документи з оформлення руху основних засобів (акт прийому-передачі, акт ліквідації основних засобів).

Всі документи для надання їм юридичної чинності і доказовості повинні мати обов'язкові реквізити (показники, дані), без яких документи вважаються недійсними. До обов'язкових реквізитів у відповідності до статті 9.3. Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» належать:

• найменування документа (форми);

• найменування підприємства, від імені якого складений документ;

• дата і місце складання;

• зміст й обсяг господарської операції і її вимірювачі;

• посада, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл і здійснення господарської операції.

У залежності від характеру операцій можуть бути включені додаткові реквізити: номер документа (для бланків суворої звітності), ідентифікаційний код підприємства, печатка й ін.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після завершення її (Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», ст. 9.1.).

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлений час для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, приведених у документах, несуть особи, що склали і підписали ці документи ( Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», ст. 9.8.).

Первинні документи підлягають ретельній перевірці робітниками, що ведуть бухгалтерський облік, за формою, змістом, наявністю в документі обов'язкових реквізитів. Забороняється приймати до виконання документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам.

З усього сказаного очевидно, що призначення документів полягає в тому, щоб забезпечити суцільне і беззупинне відображення господарських операцій і тих змін, що відбуваються в складі активів (майна) підприємства, власному капіталі і зобов'язаннях.

Документ - це «письмовий одяг» операції. Це найважливіший елемент методу бухгалтерського обліку, за допомогою якого здійснюється первинне спостереження і реєстрація господарських операцій. Інформація, що міститься в документах, служить підставою для повторного відображення операцій у системі рахунків бухгалтерського обліку ( Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність», ст. 9.3.). Тому документи, що складають основу бухгалтерського обліку, іменують обліковими.

Правову основу облікових документів складають:

Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. - Наказ МФУ від 24.05.95 р. № 88.

Перелік типових документів, що утворюються в діяльності підприємств, із указівкою термінів їхнього збереження. Наказ Головного архівного управління КМУ від 20.07.1998 р. № 41.

Документи на підприємстві проходять певний шлях від моменту їхнього створення до здавання на збереження в архів. За організацію документообігу відповідальність несе головний бухгалтер.

Основні стадії документообігу:

1) створення документа (виписка, оформлення, підпис матеріально відповідальних осіб і інших оперативних робітників);

2) прийом і перевірка документа бухгалтером із формальної сторони, за сутністю, слушності цін, таксування;

3) облікове опрацювання - проставлення кодів, рахунків, що кореспондуються, угруповання документів за однорідністю господарських операцій, підрахунок сум за ними;

4) запис даних документа в облікові регістри (ручним або машинним способом);

5) звіряння й ув'язування записів у документах і облікових регістрах;

6) передача на збереження.

Рух документів регламентується графіком документообігу. Укладаючи його, головний бухгалтер зобов'язаний визначити перелік і найменування документів, необхідних на конкретному підприємстві, номер їхньої типової форми, кількість примірників виписки, призначити виконавців і терміни виконання по кожній стадії документообігу.

Важливою умовою раціональної організації документообігу є належне збереження документів, їхня цілість і можливість швидкого відшукання необхідного документа в разі потреби. З цією метою всі оброблені документи зшиваються, переплітаються у папки за характером операцій, що враховуються (касові, банківські, товарні і т.п.). Важливо, щоб папки мали позначення (назва, номер, символ).

Засоби збереження документів: горизонтальний (звичайно при короткочасному збереженні) і вертикальний, що забезпечує доступ до будь-якої папки. Терміни збереження документів викладені в параграфі 6.1