15.09.2003 От ооо "Цифровая техника" поступила оплата заказанных товаров. Документ "Строка банковской выписки (приход)" оформляется на основании заказа покупателя.

В тот же день товар отгружен покупателю. Документ "Реализация товаров" по операции купли-продажи также оформляется на основании заказа покупателя.

Можно видеть, что на этот раз программа подставила в документ меньшее, чем указано в заказе, количество. Для продажи выделен весь наличный складской остаток. Больше отгрузить нельзя - товара нет в наличии.

Если после проведения документа построить отчет "Анализ заказа покупателя", то можно будет видеть, что система учла произведенную отгрузку и предлагает заказать еще 20 штук данного товара (раздел "Комплектация", столбец "Заказать"). Так мы и поступим.

Будем считать, что ранее уже была достигнута договоренность с поставщиком АО "Лиса СПб" на поставку недостающей партии товара. Начните формирование документа "Заказ поставщику", укажите контрагента, откройте список "Заполнить" и выберите пункт "Заполнить по заказу покупателя".

В открывшемся перечне заказов покупателей выберите заказ ООО "Цифровая техника" от 12.09.2003. Данные заказа будут перенесены в документ заказа поставщику. Имеющийся у автора релиз конфигурации предлагает заказать столько товара, сколько запрошено в заказе. Поэтому придется скорректировать данные вручную. Возможно, вы будете разбирать этот пример, пользуясь обновленной программой, которая учтет, что остаток заказа составляет только 20 штук.

Если после проведения заказа поставщику вновь обратиться к отчету "Анализ заказа покупателя", то можно будет видеть, что недопоставленная покупателю партия теперь уже рассматривается как заказанная (число 20 "перекочевало" из столбца "Заказать" в столбец "Заказано").

15.09.2003 на основании заказа поставщику выписано платежное поручение на оплату заказанного товара.

16.09.2003 поступила выписка банка, свидетельствующая о том, что платеж произведен. Документ "Строка банковской выписки (расход)" тоже проще всего оформить на основании заказа поставщику.

18.09.2003, удостоверившись, что оплата произведена, поставщик передал запрошенный товар представителям компании. На основании заказа поставщику оформляется документ "Поступление товаров".

На этом сделка с поставщиком полностью завершена. Обратитесь к отчету "Анализ заказа покупателя" и убедитесь, что теперь недопоставленная покупателю партия товаров получила статус резерва. Остается только передать товар заказчику.

19.09.2003 представители ООО "Цифровая техника" забрали остаток своего заказа. Легко догадаться, что соответствующий документ "Реализация товаров" нужно оформлять на основании заказа покупателя.

Теперь сделка полностью завершена.

Как следует практически из всех рассмотренных до сих пор примеров отражения торговых операций, оформление взаимосвязанных документов следует производить, используя режим ввода на основании. Кроме того, следует помнить, что многие документы имеют механизмы формирования, позволяющие автоматически заполнять их по данным других документов. Как например, это мы делали только что при переносе данных заказа покупателю в заказ поставщику. Естественно, в рамках данного пособия все эти возможности рассмотреть нереально.

При вводе одних документов на основании других образуются связки документов, сведения о наличии которых хранятся в информационной базе системы. Для того чтобы просмотреть списки документов, связанные с данным, можно воспользоваться кнопкой "Перейти", которая имеется в экранной форме многих журналов.

Для просмотра документов, связанных с данным, нужно выбирать тот пункт, который соответствует названию вида документов, к которому он принадлежит. Например, для просмотра документов, связанных с заказом покупателя, нужно найти его в соответствующем журнале и в списке "Перейти" выбрать пункт "По заказу покупателя".

Далее можно быстро перейти к нужному документу.

Резервирование и снятие резерва

До сих пор мы рассматривали только сделки, которые завершались в установленные для них сроки. Однако конфигурация "Управление торговлей" позволяет обрабатывать и такие ситуации, когда какая-либо из сторон не выполняет взятые на себя обязательства.

Рассмотрим, например, следующую ситуацию. Покупатель-ООО "Бася и Ко" - 16.09.2003 выписал счет, обязавшись оплатить его в течении трех дней. Товар был зарезервирован, но оплата не была произведена вовремя. Поскольку товар резервируется на определенный срок, при оформлении документа "Заказ покупателя" должна быть установлена операция "Внешний заказ от покупателя". Кроме того, необходимо задать соответствующие параметры договора. Поэтому, при заполнении поля "Контрагент", откройте справочник контрагентов, войдите в режим корректировки сведений о контрагенте "Бася и Ко" и перейдите на закладку "Договор взаиморасчетов". Ранее с данным контрагентом уже был оформлен договор "Многоэтапная поставка с резервированием", в соответствии с которым были установлены срок резервирования 14 дней и предоплата не менее 50%. Можно было бы скорректировать эти параметры, но мы не будем лениться и оформим новый договор.

Заполните его в соответствии с данными, приведенными на рисунке.

Мы указали, что предполагается 100% предоплата и резервирование в течение трех дней. Записав измененные данные в информационную базу и перенеся сведения о контрагенте в документ, заполните его спецификацию приведенными на рисунке данными.

Для того чтобы зарезервировать товар нужно указать где, на каком складе или в каком заказе поставщику он резервируется. Для этого нужно заполнить графу "Размещение" во всех строках спецификации заказа покупателя, по которым предполагается производить резервирование.

Выберите "Склады (места хранения) компании" и установите "Основной склад" в качестве места резервирования товаров по заказу.

Проведите документ и войдите в журнал "Закрытие заказов покупателей" (Документы - Покупатели - Закрытие заказов покупателей). Начните ввод нового документа, установите дату 20.09.2003 и в списке "Заполнить" выберите "Заполнить по просроченным резервам".

Прежде, чем провести документ, поэкспериментируйте с датами его оформления. Например, если установить дату 19.09.2003 и опять заполнить спецификацию по просроченным резервам, то данный заказ в документ не попадет.

Таким образом, не нужно помнить кто, когда и сколько должен заплатить. Достаточно определить параметры типовых договоров, предполагающих резервирование, указывать эти договоры при оформлении заказов покупателей и ежедневно, раз в день оформлять документ "Закрытие заказов покупателей" и выполнять процедуру заполнения по просроченным резервам. Программа сама выберет заказы, которые пора закрыть.

Отметим только, что документ "Закрытие заказов покупателей" может выполнять две операции: "Закрытие заказов" и "Снятие резервов размещения". Первая операция позволяет полностью закрыть выбранные заказы: списать отгрузки, ожидаемые платежи, резервы и размещения. Во втором случае снимается только резервирование и размещение.

Возврат товара

Возврат товаров в конфигурации отражается документами "Возврат товаров от покупателя" и "Возврат товаров поставщику". Это многофункциональные документы, поддерживающие различные сервисные режимы, облегчающие их заполнение, и обеспечивающие корректность расчета себестоимости возвращаемых товаров. Мы рассмотрим только один из возможных способов их оформления: на основании конкретных документов реализации и поступления товаров, соответственно.

Предположим, что в партии товаров, отгруженной 19.09.2003 контрагенту ООО "Цифровая техника", выявлены два бракованных изделия, и 23.09.2003 представители этой фирмы вернули их нашей компании. Документ "Возврат товаров от поставщика" нужно оформлять на основании соответствующего документа "Реализация товаров".

Программа включила в документ заказ от 16.09.2003, поскольку по условиям договора его оплата не поступила в течение трех дней.

По умолчанию в документ подставляется вся отгруженная номенклатура в полном объеме. Если есть ненужные позиции, то их нужно удалить. Количество возвращаемых товаров по каждой позиции нужно скорректировать вручную. Если возвращаемых товаров не много, а в спецификации документа реализации много позиций, то можно ввести сведения о возвращаемом товаре вручную. В этом случае, однако, нужно правильно указать не только реквизиты заголовочной части документа, номенклатурные позиции и количество возвращаемого товара, но и документы, по которым система может "опознать" партии товара, к которым относятся возвращаемые товары. И это нужно сделать по каждой строке спецификации.

Это нужно для того, чтобы программа могла правильно учесть себестоимость возвращаемого товара и стоимость, по которой он был продан. Вот поэтому мы и рекомендуем, по возможности, оформлять документы возврата на основании документов отгрузки или поступления, соответственно. В этом случае все необходимые реквизиты будут подставлены автоматически, и нужно будет только откорректировать список и количество возвращаемых товаров.

В отчете по клиентам возврат от покупателя отражается как расход на контрагента, но со знаком минус. Убедитесь в этом сами.

Аналогично оформляется возврат товара поставщику.

Еще немного о справочниках, документах и сервисных функциях

В результате нашей активной деятельности по разбору примеров мы "создали" несколько новых контрагентов и юридических лиц, не особо задумываясь о том, как сведения о них будут храниться в справочниках. Если открыть справочник "Юридические лица", то можно увидеть, что все созданные элементы хранятся абсолютно бессистемно: поставщики и покупатели "свалены" в одну кучу.

Настала пора упорядочить их размещение, расположив в определенном порядке: поставщики к поставщикам, покупатели - к покупателям. Например, нам известно, что юридическое лицо ООО "Бася и Ко" выступает по отношению к нашей компании как покупатель. Поэтому имеет смысл переместить соответствующий элемент справочника в группу "Покупатели". Выберите элемент "Бася и Ко" выполните операцию "Действия - Переместить в группу".

Теперь для перемещения элемента нужно только выбрать нужную группу. Аналогично переместите АО "Лиса СПб" в группу "Поставщики", а ООО "Цифровая техника"-в группу "Покупатели". Рекомендуем также упорядочивать справочник

контрагентов, да и любые другие справочники, если в них содержится много элементов. В особенности это касается справочника номенклатуры.

При оформлении документов нередко возникают ситуации, когда к его спецификации нужно применить те или иные групповые операции. Например, в спецификацию уже введено множество позиций, но неверно установлен тип цен или ставка НДС. Для выхода из таких ситуаций предназначена обработка, вызываемая кнопкой "Изменить", которая размещается над спецификацией большинства документов.

Доступно несколько групповых операций. В частности, можно установить другой тип цен, ставку НДС, изменить цены на заданный процент, округлить цены и т.д. Операция может быть применена ко всем или только к выбранным элементам спецификации. Подобного рода групповые действия мы уже разбирали при рассмотрении документов "Изменение цен компании". Поэтому не будем останавливаться на порядке их выполнения. Здесь все достаточно очевидно.

Анализ итогов торговой деятельности

Конфигурация "Управление торговлей" содержит развитые механизмы подготовки отчетов, необходимых для анализа различных аспектов торговой деятельности. До сих пор мы

использовали только ограниченный перечень отчетов, который требовался нам для контроля состояния взаиморасчетов с клиентами, изменения складских остатков и хода исполнения сделок. Рассмотрим теперь другие возможности формирования итоговой информации.

Основным механизмом представления любых итоговых данных являются универсальные отчеты "Анализ оборотов", "Остатки и обороты" и "Кросс-таблица".

В универсальном отчете "Анализ оборотов" выводится информация о начальных остатках, оборотах в разрезе аналитики и остатках на конец периода. Вот, например, как выглядит отчет "Анализ оборотов", представляющий движение товаров компании.

Практически также выглядит отчет, представляющий взаиморасчеты компании с контрагентами: приводятся данные на начало периода, тем или иным способом сгруппированные данные по оборотам за период и остаток на конец периода.

Таким образом, данный отчет выдает информацию в одном и том же "формате", но с различным содержанием. Какая именно информация будет выводиться в отчете, определяется его настройками.

Мы уже знаем, что настройку отчета можно сохранить ("Действия - Сохранить", на закладках "Настройка", "Список настроек"), и тогда при его вызове она будет отображаться в списке готовых настроек порядка формирования отчетов.

Можно отобрать в отчет только определенное подмножество данных. Правила отбора задаются в блоке "Отбор". Простейший способ отбора состоит в том, что в столбце "Отбор" устанавливается тот или иной набор реквизитов, определяющих допустимые группировки, и напротив каждого из них указывается его конкретное значение. Например, на приведенном рисунке установлен отбор данных по контрагенту "Цифровая техника".

Если построить отчет с использованием такого способа отбора, то в него будут включены только сведения по данному контрагенту. Проверьте это самостоятельно.

В блоке полей "Множественный отбор" можно задать более сложные критерии выборки данных. Мы не собираемся дублировать документацию и потому рекомендуем вам освоить способы построения сложных запросов самостоятельно.

Набор допустимых для вывода в отчет показателей и перечень возможных способов группировки определяются значением в поле "Раздел учета".

Структура представления данных в универсальном отчете "Остатки и обороты" очень напоминает традиционные оборотные ведомости. В каждой группировке в отчете приведены остатки на начало выбранного периода, приход и расход за период, а также данные на конец периода.

Приведенный на рисунке отчет построен по разделу учета "Партии товаров" с использованием группировок по периоду, номенклатуре и документу поставки (на рисунке свернуты).

Если в настройках убрать группировки по периоду и документам поставки, то получится самая обыкновенная оборотка.

Чрезвычайно интересным и полезным является универсальный отчет "Кросс-таблица". В нем информация о ресурсах приводится в виде оборотов и остатков на конец периода с возможностью двухмерного разворота по любому аналитическому разрезу.

В представленном отчете собраны сведения о продажах конкретной номенклатуры конкретным покупателям в валюте управленческого учета (в нашем случае-это доллары США). Показатели рассчитаны с учетом НДС.

Настройка универсального отчета "Кросс-таблица" несколько отличается от отчетов другого типа. Здесь, помимо выбора группировок, нужно еще указать какие группировки отображать в столбцах, а какие - в строках таблицы.

Слева от названия группировочного признака имеется пиктограмма, определяющая "направление" разворота группировки. Если это горизонтальная линия, то значения группировочного признака располагаются в столбцах таблицы, а если вертикальная - то в строках. Для того чтобы поменять порядок расположения нужно сделать двойной щелчок мышью по какой-либо пиктограмме, и она поменяет ориентацию. Изменения ориентации разворота могут происходить одновременно у нескольких признаков. Освойте этот механизм самостоятельно.

На закладке "Диаграмма" универсального отчета "Кросс-таблица" дается представление данных в графическом виде.

Если в списке несколько отображаемых показателей, то диаграмма строится по первому из них. Используя кнопки перемещения позиции в списке показателей можно перевести нужный показатель на первое место в списке и просмотреть диаграмму его значений.

Тип диаграммы выбирается из списка "Вид". Элемент управления "Максимум серий" позволяет оставить в серии только наиболее значимые величины, а остальные будут свернуты в одно сводное значение.

Помимо универсальных, в состав конфигурации "Управление торговлей" входит несколько специализированных отчетов. С двумя из них - "Отчет по клиентам" и "Анализ заказа покупателя" - мы уже знакомы. Большинство других отчетов для анализа результатов рассмотренных нами операций не имеют особого интереса, поскольку в разобранных примерах мы не оперировали соответствующими данными. Однако один из них-"Реестр документов" - по мнению автора, представляет интерес

для любого пользователя программы. С помощью этого отчета можно получить список всех документов, представленных в информационной базе.

Пользу отчета "Реестр документов" трудно переоценить - ведь документы хранятся в разных журналах, а иногда требуется получить их подборку, выбранную по тем или иным критериям. Более того, отчет не только представляет список документов, но и позволяет выйти прямо из него на интересующий документ или справочник. При наведении курсора мыши на объект, к которому может быть произведен переход, курсор приобретает форму лупы. Достаточно сделать двойной щелчок по соответствующей графе, и будет открыт документ или справочник, соответствующий ее содержанию.

Заключение

В данном пособии рассмотрены основные принципы организации технологического процесса решения наиболее типовых задач управления торговым предприятием на основе конфигурации "Управление торговлей". Представленный в книге материал ни в коей мере нельзя считать полным изложением возможностей конфигурации и, тем более, технологической платформы "1С:Предприятие 8.0", на основе которой она создана. Но иначе и не могло быть. Для того, чтобы создать исчерпывающее руководство по системе, потребовалось бы написать несколько толстых томов. Автор не ставил перед собой такой цели и будет считать свою задачу выполненной, если это учебное пособие поможет читателю научиться применять на практике базовые возможности, предоставляемые конфигурацией "Управление торговлей".

По мере освоения системы, желательно обратить особое внимание на ее возможности по ведению развернутой аналитики за счет применения характеристик и серий товаров, свойств контрагентов, средства выполнения разнообразных групповых операций, позволяющих автоматизировать типовые действия по преобразованию данных, механизмы планирования движения товаров и денежных средств.

Важно иметь ввиду, что конфигурация "Управление торговлей" реализует лишь один из множества возможных подходов к решению задач автоматизации управления торговым предприятием на основе платформы "1С:Предприятие 8.0". За счет средств конфигурирования системы можно не только существенно расширить возможности типовой конфигурации, но даже создать свой, уникальный набор справочников, документов, алгоритмов их обработки и отчетов, который в наибольшей степени соответствовал бы особенностям работы вашего предприятия. Нельзя сказать, что это очень просто. Серьезное конфигурирование требует немалых познаний о системе и определенного опыта работы с ней. Поэтому не стоит сразу перестраивать типовую

конфигурацию, максимально подлаживая ее "под себя" Поработайте с ней, наберитесь опыта, сформулируйте, что именно хотелось бы добавить в нее или изменить для организации более удобной и производительной работы.

Если вы хотите самостоятельно заняться освоением возможностей конфигурирования системы, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с книгой С.А. Митичкина "Разработка в системе 1С:Предприятие 8.0" (М.: ООО "1С-Паблишинг", 2003). Кроме этого, обращаем внимание на то, что практически во всех крупных городах СНГ имеются Авторизованные Учебные Центры, которые силами сертифицированных специалистов проводят обучение использованию программных продуктов фирмы "1С". Обучение проводится также во многих государственных и частных высших и средних учебных заведениях.

Вы также можете прибегнуть к помощи специалистов -партнеров фирмы "1С", осуществляющих продажу, конфигурирование, поддержку и сопровождение системы в конкретных организациях. Партнерские фирмы имеются более чем в 460 городах России, стран СНГ и Балтии. Среди них особое внимание следует обратить на фирмы, входящие в систему "1С:Франчайзинг". Это предприятия, сертифицированные фирмой "1С" на оказание комплексных услуг по автоматизации учетной и офисной работы. Фирмы-франчайзи работают под единой маркой и гарантируют высокое качество выполнения стандартного набора услуг: помощь в выборе программных средств, продажу программных продуктов ассортиментного минимума, доставку, установку, настройку, внедрение, послепродажное обслуживание, консультации и обучение пользователей. Именно партнеры-франчайзи осуществляют наиболее сложные и трудоемкие проекты по внедрения системы программ "1С:Предприятие".

В связи с этим, обращаем внимание читателей на регулярно переиздаваемый сборник "Внедренные решения на основе системы программ "1С:Предприятие", содержащий аннотации различных прикладных решений, созданных партнерами фирмы "1С" для автоматизации предприятий в различных областях деятельности с учетом их внутрифирменной и отраслевой специфики. Сборник содержит информацию о внедрениях программ системы "1С:Предприятие" в конкретных организациях, предоставленную

фирмами франчайзинговой сети «1С». В описании каждого внедрения приводятся сведения об основных особенностях решаемых задач, реализованных проектных решениях, технических параметрах используемого оборудования, объеме информационной базы, количестве пользователей, координатах фирмы и т.д.. Желаем успеха!