5.4. Менеджмент постачання і логістики фірми

Процес матеріального виробництва на підприємстві характеризується потоком руху матеріальних ресурсів усередині підприємства. У рамках цього процесу виділяються стадії постачання, виробництва і збуту. Кожна з вказаних стадій матеріального виробництва характеризується різним складом функцій, що реалізуються.

Як об'єкт управління постачання має наступні характерні ознаки [48].

Постачання є першою стадією руху матеріальних потоків на підприємстві. Його функція полягає в забезпеченні потенціалу основних засобів (машини, будівлі, земельні ділянки та ін.), послуг і матеріалів шляхом придбання, доставки їх на територію підприємства, в підготовці їх для використання на стадії виробництва.

Основні засоби не завжди отримуються як такі. Купівля устаткування є лише однією можливістю провести таку виробничу операцію. Нерідко отримується потенціал для виконання потрібної роботи шляхом оренди на якийсь час. До чого відноситься: земельні ділянки, будівлі і споруди, машини і устаткування, силові установки і оснащення, транспортні засоби і пристрої. Загальна особливість придбання потенціалу основних засобів полягає в широкому виборі його способів (оренда приміщень і устаткування, лізинг, прокат, підряд на виконання робіт або надання послуг та інші), що забезпечують постачання цих ресурсів від постачальника до замовника.

Постачання матеріалів складає переважну частину загальної діяльності по постачанню. Поняття "матеріали" включає наступні види матеріальних ресурсів: сировина, напівфабрикати і готові вироби, які використовуються на подальших стадіях виробничого процесу, допоміжні матеріали, виробничі матеріали, а також комплектуючі. Складне виробництво підрозділяється на стадії. Для кожної з них початкові матеріали можна розділити на дві групи. До першої відносяться напівфабрикати, або проміжна продукція, тобто виготовлена на попередній стадії виробничого процесу, до другої - матеріали, що поступають на цю стадію зі сторони.

Потік матеріальних ресурсів усередині підприємства реалізується фізичним переміщенням в просторі і русі в часі матеріальних ресурсів на всіх стадіях діяльності підприємства. Комплексна функція забезпечення руху матеріальних ресурсів усередині підприємства дістала назву "логістика".

Детальніше розуміння предметної області постачання і логістики дає термінологія постачання і логістики. З урахуванням сказаного перейдемо до розгляду предметної області менеджменту постачання і логістики.

Завдання менеджменту постачання підприємства полягає не лише в придбанні початкових ресурсів виключно у власність або забезпечення їх фізичної наявності, але і гарантування можливості отримання ресурсів, необхідних для процесу виробництва, в потрібний час і в майбутньому. Друга частина завдання вирішується шляхом розробки менеджерами програми постачання, в якій фіксуються види і кількість матеріалів, що купуються на різних ринках, а також часу закупівлі того або іншого виду матеріалів.

При розробці програми постачання менеджерами розглядаються наступні питання:

1. Які види початкових матеріалів слід придбати і в яких поєднаннях?

2. Які властивості (особливо з точки зору якості) повинен мати кожен вид матеріалів?

3. Як розподілити в часі попит на матеріали на ринках сировини і матеріалів?

Першим етапом розробки програми постачання є визначення видів матеріалів, що купуються, тобто їх асортимент. Асортимент матеріалів для виробництва залежить від цілей діяльності підприємства і специфіки продукції, що виготовляється. Особливу роль грає глибина виробничих процесів на підприємстві, яка визначається залежно від вибору між самостійним виробництвом або придбанням на стороні тих або інших матеріалів. При ухваленні рішення про самостійне виробництво якого-небудь початкового компонента виробництва зміст програми постачання змінюється, як правило, у бік збільшення найменувань матеріалів, що купуються.

Другим етапом розробки програми постачання є визначення характеристик об'єктів, що купуються. При цьому необхідно враховувати, що кожен з об'єктів покликаний виконувати в процесі виробництва певну функцію. За допомогою аналізу пропонованих на ринку товарів виявляються ті з них, якість яких дозволяє досягти бажаного результату при виготовленні продукції підприємства. Для визначення міри вигідності використання тих або інших матеріалів часто застосовують метод вартісного аналізу.

Дослідження характеристик конкретних видів матеріалів складає лише частину завдань по специфікації товарів, що придбаються у постачальників. Для вироблення оптимальної програми постачання особливо важливо проаналізувати взаємовплив різних видів товарів, що придбаються. В ході такого аналізу встановлюються залежності між окремими групами товарів. Розрізняють два типи взаємовпливу:

- взаємовплив, викликаний умовами продажу - спостерігається у тому випадку, коли попит на перший товар викликає зміну умов пропозиції другого;

- внутрішньовиробничий взаємовплив - виникає при зберіганні придбаних товарів і їх використанні у виробництві.

Так, розмір і габарити, а також форма упаковки різних видів матеріалів можуть полегшити або ускладнити зберігання і транспортування. Процес їх переробки може протікати без проблем а може бути ускладнений у зв'язку з різним рівнем якості матеріалів, різницею в стандартах і навіть в кольорі матеріалів. Для створення резервних запасів на виробництві особливо важливим є питання взаємозамінюваності матеріалів у разі нестачі якого-небудь з них.

Третім етапом розробки програми постачання є визначення попиту на сировину і матеріали в тимчасовому розрізі. Певна періодичність постачань за часом вибирається з урахуванням економії витрат постачання і переглядається з метою збільшення запасів при очікуванні дорожчання сировини і матеріалів, а також для підвищення надійності постачання і виключення фактів відсутності певних видів сировини і матеріалів.

Важливим завданням менеджменту постачання є ухвалення рішення про вибір принципу організації постачання, тобто можуть бути:

- підтримка необхідних запасів;

- окремі закупівлі у міру виникнення потреби;

- синхронність постачань у міру використання.

Принцип підтримки необхідних запасів базується на тій обставині, що неможливо прогнозувати абсолютно точно час використання сировини і матеріалів. Цей принцип є застосовним там, де потреба в матеріалах розраховується приблизно і на тривалий період часу (наприклад, на рік), і де об'єми постачання з точки зору термінів не можуть бути задані точно.

Окремі закупівлі передбачають, що конкретна потреба закладена в окремому контракті. Потреба фіксується за кількістю та часом.

Синхронність постачань по мірі використання - єдиний принцип організації, при якій сировина і матеріали поставляються у необхідній кількості і до певного часу, що виключає їх зберігання. Цей принцип можна реалізувати тільки при чіткому виробничому плануванні, де він застосовний, наприклад, в потоковому виробництві.

Найважливішою функцією менеджерів по постачанню є ведення переговорів за умовами постачань. Конкретний зміст переговорів залежить в першу чергу від позицій, які займають постачальник і покупець на ринку. Залежно від умов, що склалися для обох сторін, принципів господарювання або від ситуації на ринку розробляються специфічні умови постачань. Тому в процесі переговорів важливо враховувати можливість досягнення компромісу відносно деяких пунктів. Наприклад, ціна контракту може бути знижена за допомогою встановлення вигідних умов платежу; при цьому нижня межа ціни, якої постачальник дотримується, виходячи з ситуації на ринку, не порушується.

Умови постачання фіксуються в контракті (договорі) між постачальником і покупцем. Залежно від виду товару і методу закупівлі виділяють договори купівлі-продажу, оренди, лізингу, прокату, найму, надання в користування на відшкодувальній основі, підряду на виконання робіт або послуг підряду на виготовлення продукції з матеріалу замовника.

Існують також специфічні договори, які юридично виражають різні види стратегії постачання, а їх суть полягає в тому, що у багатьох випадках стосунки між постачальником і покупцем носять довгостроковий стратегічний характер і виходять за межі одиничних закупівель. За допомогою таких договорів, по-перше, встановлюються міцні ділові зв'язки. По-друге, з'являються нові можливості складання договору при яких невигідні поточні умови можуть компенсуватися отриманням переваг надалі.

Рамкові угоди юридично закріплюють довгострокові стосунки між сторонами. У них визначаються загальні основи співпраці на термін дії угоди, не включаючи об'єм і терміни окремих постачань. В деяких випадках фіксуються річні об'єми постачань, що не являються, проте, юридично обов'язковими для сторін. Вони використовуються як орієнтовні величини для сторін угоди.

Попередня угода про умови постачання схожа з рамковою, але заключається відносно одиничного постачання. У контракті обмовляються звичайні умови, за винятком об'єму (рідше терміни) постачання, і встановлюються зобов'язання сторін замовити товар і провести його постачання. Об'єм постачання повідомляється покупцем незадовго до терміну постачання.

Договір з опціоном, укладається для одиничного постачання, і означає можливість, але не зобов'язання покупця отримати вказану ним кількість товару в час, що призначається їм, у рамках заздалегідь укладеного договору. Таке одностороннє повідомлення покупця про об'єм і термін постачання означає виникнення юридичних зобов'язань продавця по здійсненню постачання.

Договір купівлі за вимогою встановлює об'єм постачання без уточнення його терміну. Термін визначається надалі покупцем; як правило, постачання робиться в обсязі, зафіксованому в договорі.

Договір про постачання партіями в основному схожий з договором купування за вимогою. Відмінність полягає в тому, що в даному випадку здійснюється декілька постачань. Терміни постачання або встановлюються в договорі, або оголошуються покупцем після його заключення. Для усунення затоварювання складських запасів у покупця при постачаннях використовуються наступні форми договорів: збереження товарів, що поставляються, на складі постачальника; консигнаційний склад; система постачань "точно в час".

Збереження на складі постачальника припускає зобов'язання постачальника підтримувати на складських площах, що знаходяться в його розпорядженні, обумовлений рівень запасу товарів, що поставляються. Складовані товари зберігаються або на території підприємства постачальника, або на окремо обладнаних складських площах, що належать постачальникові або орендованих їм для цих цілей. Покупець повідомляє постачальника незадовго до настання дати постачання про потрібний йому об'єм товарів, і постачальник здійснює постачання і поповнює запаси на складі до обумовленого рівня.

Консигнаційний склад - це склад, приміщення якого розташовуються на території покупця або в безпосередній близькості від неї. Покупець забирає товари із складу в необхідних кількостях і в зручні йому терміни. Розмір списань товарів із складу за певний період підсумовується і потім на потрібний об'єм оформляється замовлення постачальникові. Останній поповнює запас товарів на складі до заздалегідь обумовленого рівня. Як правило, на постачальнику лежать обов'язки по забезпеченню збереження товарів на складі, їх страхуванню і здійсненню аналогічних складських робіт. Тому консигнаційний склад частіше усього обладнається окремо від інших складських площ, і облік операцій на ньому ведеться відособлено.

При постачаннях за принципом "точно в час" складування товарів в договорі не фіксується. Воно відноситься до внутрішньогосподарських проблем постачальника. Обумовлюється обов'язок постачальника здійснювати постачання в певних кількостях по заздалегідь встановленому графіку. Суть методу полягає в тому, щоб забезпечити постачання необхідного товару практично точно в строк, який був раніше обумовлений між постачальником і замовником та відповідає потребі технологічного процесу, що майже повністю усуває необхідність складування поставленої продукції. З цієї точки зору важлива своєчасна передача постачальникові даних про потребу в тих або інших товарах.

Результати рішення перерахованих вище завдань служать менеджерам по постачанню початковими даними для вирішення завдання планування доставки товарів від постачальника до покупця. При цьому визначаються структури, через які здійснюється постачання і вибір шляхів постачання.

До даних можливостей структур постачання належать: прямі закупівлі у виробника, закупівля у оптового або роздрібного продавця або торгового дому, використання послуг брокерів, агентів, представників і комісіонерів, а також створення власної закупівельної організації на підприємстві. З цієї точки зору важливу роль грають репутація постачальника, надійність виконання умов і термінів постачань, оцінка міри залежності покупця від постачань. Для того, щоб уникнути надмірної залежності підприємства від якого-небудь постачальника, постачання важливих для виробництва товарів розподіляються між декількома постачальниками (диверсифікація структури постачань), незважаючи на можливі додаткові витрати. Проте останнім часом мають місце численні випадки коли підприємства орієнтуються на єдиного постачальника. Причинами такого явища служить підвищення вимог до якості товарів, що купуються, а також їх зростаюча технічна складність. Нарешті, прагнучи скоротити складські запаси, важливо підвищити міру надійності постачальників.

До основних завдань менеджменту логістики належать завдання раціональної організації зберігання, перевезення і перерозподілу товарів, зокрема матеріалів.

Предметом менеджменту логістики є вирішення чотирьох груп проблем:

1) кількість - скільки необхідно перевезти, зберігати або перерозподіляти;

2) терміни - коли необхідно почати і закінчити окремі складені процеси логістики;

3) засоби - за допомогою яких засобів реалізуються окремі завдання логістики (наприклад, які транспортні засоби, складські площі і допоміжні засоби для перерозподілу матеріалів слід використовувати);

4) місце розташування і канали транспортування - яким чином переміщати товари і персонал, де організувати складські площі, де організувати перевалочні пункти.

Основою рішення типових проблем логістики служать принципи організації зберігання і організації перевезень.

Необхідність в складуванні матеріалів виникає на різних стадіях діяльності підприємства. На виробництві організовують проміжний склад для короткострокового зберіганні матеріалів з метою забезпечення безперервності виробничого процесу, а також для зберігання в ньому яких-небудь тимчасових резервів матеріалів.

Основна частина фізичного об'єму зберігання товарів здійснюється на складах тривалого зберігання. До них відносяться склад сировини і матеріалів для виробництва і склад готової продукції. Склад сировини і матеріалів є початковою стадією в процесі виробництва, а склад готової продукції - кінцевою стадією виробництва.

Створення складських запасів відбувається за різними мотивами, серед яких виділяють створення запасів для забезпечення ритмічності виробництва, створення резервів, пов'язане з невизначеністю майбутнього, і утворення запасу в спекулятивних цілях.

Складування може розглядатися як проміжна (буферна) стадія між окремими етапами виробничого процесу. В цьому випадку складування забезпечує ритмічність виробництва компенсуючи неспівпадіння графіків постачання матеріалів і їх запуску у виробництво. Графік постачання частково залежить від самих постачальників або від ситуації на ринку, а частково диктується міркуваннями мінімізації витрат.

Забезпечення ритмічності виробництва включає також контроль якості сировини і матеріалів: в процесі їх зберігання відбувається вибраковування товарів, що не відповідають заданим характеристикам. Створення резервних запасів ставить своєю метою компенсувати непередбачену нестачу сировини і матеріалів. В даному випадку діє мотив передбачливості. Така нестача виникає в результаті незапланованої високої витрати матеріалів із складу, недотримання термінів і об'ємів постачань, збоїв в постачаннях. Нарешті, при коливанні цін на сировину і матеріали того або іншого виду або їх дефіциті на ринку утворюються стратегічні запаси матеріалів. Присутні також спекулятивний мотив зберігання. При прогнозуванні зростання цін на сировину і матеріали доцільно закупити їх резервну кількість, яка знаходиться на складі до моменту виникнення потреби в ньому.

Причини утворення складських запасів і принципи організації постачання знаходяться в тісному взаємозв'язку. Контрольовані запаси, тобто утворені не випадково, а заплановано, завжди залежать від певної системи організації постачання і складування.

Прийняття менеджером рішення відносно кількості складованих матеріалів і часу зберігання є лише часткою логістики на підприємстві.

Планування складських необхідно для забезпечення приміщеннями, для зберігання сировини і матеріалів. В цілях оптимального досягнення цілей логістики може бути прийняте рішення про зберігання сировини і матеріалів разом з готовою продукцією.

При зберіганні одночасно різних видів матеріалів і при використанні різних інструментів постає питання про те, чи виділяти певне місце для кожного конкретного виду матеріалу або ж розміщувати кожну партію матеріалів, що поступає, на незайнятій площі. Це дозволяє ефективно заповнювати складські приміщення, однак вимагає розвиненої і надійної системи інформаційного забезпечення.

При виборі оптимального місця розташування складських приміщень, а також при специфічних проблемах їх експлуатації (наприклад, різні питання побудови і оснащення складу) розглядається широке коло технічних питань.

Специфіка проблем, що виникають перед менеджером, при організації перевезень залежить від того, між якими пунктами повинне здійснюватися перевезення і чи є при цьому альтернативні варіанти. У найпростішому виді пункти відправлення і призначення, а також кількість вантажів, що перевозиться, вже визначені рішенням вищепоставлених органів, тому немає необхідності вирішувати питання управління перевезеннями.

Залежно від того, з якого пункту здійснюється управління транспортними потоками розрізняють управління з пункту відправлення або управління з пункту призначення. Виділяють також систему централізованого управління перевезеннями, організовану поза пунктами відправлення і призначень.

Організація доставки певного виду товару з декількох пунктів відправлення в декілька пунктів призначення припускає рішення широкого кола оптимізаційних завдань. Якщо існують обмеження максимальної кількості вантажу, що відправляється і приймається, у постачальників і споживачів, відрізняються й витрати на транспортування для різних шляхів сполучення: при цьому необхідно визначити оптимальні транспортні зв'язки між постачальниками і споживачами. Ці питання є класичним предметом завдань по оптимізації транспортних потоків.

Додаткові проблеми оптимізації виникають при наступних ситуаціях:

- обмежена пропускна спроможність - в цьому випадку необхідно розробити плани оптимального використання транспортних засобів;

- не визначені розмір і місце розташування складських приміщень - при цьому на підприємстві в наявності є достатня кількість складів і приблизно відомо, як часто і куди здійснюються перевезення від місця складування товарів, а оскільки для кожного складу частота і вартість перевезень різні, постає завдання оптимізації місць зберігання і транспортування.

Вибір найбільш зручних транспортних засобів і пристроїв для перевезень, а також устаткування транспортних магістралей, механізмів для навантажувально-розвантажувальних робіт є в більшості випадків технічними проблемами.

Усі показники, що використовуються менеджерами в процесі ухвалення рішень в області постачання і логістики, визначаються в плановий період за допомогою різних методів прогнозування.

Потреби в сировині і матеріалах прогнозуються за допомогою двох груп методів: на основі виробничої програми і на основі витрат сировини і матеріалів.

Потреби в сировині і матеріалах на основі виробничої програми визначаються виходячи з планових показників майбутньої програми виробництва. Потреба в сировині і матеріалах на виробничу програму утворює величину первинної потреби в сировині і матеріалах для виробництва.

Далі на основі первинної потреби розраховується об'єм необхідних закупівель. У разі багатоступінчастого виробничого процесу для кожної стадії розраховується об'єм в проміжних продуктах власного виготовлення. Загальна потреба в кожному виді сировини, матеріалів, а також проміжній продукції складається з двох частин:

- об'єм, який безпосередньо повинен поступати на ринки збуту готової продукції, а також для утворення власних резервів (первинна потреба);

- об'єм, використовуваний для виготовлення проміжної або кінцевої продукції (вторинна потреба).

Потреби в сировині і матеріалах на основі прогнозування визначаються виходячи з припущення про те, що витрата сировини і матеріалів в минулих періодах і майбутня потреба в них залежать від деяких невідомих, але таких величин, що не змінюються. На основі аналізу витрат матеріалів в минулих періодах виявляються закономірності і основний прогнозний тренд, включаючи і сезонні коливання. Виходячи з цих закономірностей за допомогою різних методів прогнозується потреба в сировині і матеріалах на плановий період.

В деяких випадках застосовується поєднання обох методів. Існують і інші методи прогнозування. Наприклад, при плануванні потреби в сировині і матеріалах для виробництва нової продукції використовується прогнозування на основі зовнішніх економічних показників (індикаторне прогнозування), до якого відноситься, зокрема, метод аналогій.