Висновки

Всі підприємства, незалежно від форми власності, масштабів та сфери діяльності, створюють, опрацьовують та зберігають документи. В будь-якій установі чи підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Їхній рух в установі від дати створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання і називається документообігом.

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

. У діяльності кожного підприємства можна виділити три документопотоки: вхідний, вихідний та внутрішній. Вони характеризуються такими параметрами: змістом або функціональною належністю, структурою, режимом або циклічністю, спрямованістю та обсягом. Саме показник обсягу останнього документообігу потрібно використовувати як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційної чи автоматизованої), оскільки він впливає на структуру служби діловодства, а також на кількість її працівників.

Багаторічна практика традиційної системи діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документа має бути прямим, тобто треба обирати маршрути за принципом його одноразового перебування в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

2. Саме ж знаходження в інстанції має бути чітко зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації та технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа варто проводити паралельно, щоб оперативніше виконати їх. Наприклад, якщо з ним мають працювати кілька осіб, документ треба копіювати й передавати копії всім виконавцям.

4. Копії виготовляють після розгляду документа керівником і написання резолюції. Їхня кількість відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому в установлені терміни після виконання доручення передають копії.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити їхні доцільні маршрути та етапи опрацювання, уніфікувати шляхи руху, порядок підготовки різних категорій документів і на основі цього встановити оптимальний порядок роботи з ними.

Системи електронного документообігу - це ефективний інструмент у діяльності кожного промислового підприємства. Завдяки використанню електронних документів можна підвищити виконавську дисципліну працівників, зменшити час створення та роботи з документами (використовуючи нетрадиційні комунікаційні канали зв'язку), відстежувати поточні технологічні показники (тобто оперативно використовувати необхідну інформацію щодо стану виробництва) та в цілому покращити роботу підприємства.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

1. Беспянська Г. В. Організація роботи з документами: навч. посібник для дистанційного навчання / Г. В. Беспянська ; наук. ред. В. В. Бездрабко ; Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". - К. : Ун-т "Україна", 2006. - 244 с.

2. Беспянська Г. В. Справочинство: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г. В. Беспянська ; наук. ред. В. В. Бездрабко ; Відкритий міжнародний ун-т розвітку людини "Україна". - К. : Ун-т "Україна", 2006. - 489 с

3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство / В.А. Блощинська: навчальний посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 320 с.

4. Гиляровский Р.С.Справочник информационного работника / Науч. ред. Р.С. Гиляревский, В.А. Минкина.-2-е изд., перераб. и доп.- СПб.: Профессия, 2007.- 584 с.

5. Кірічок О.Г. Документування у менеджменті : підручник / О.Г. Кірічок, В.І. Корбутяк, К.В. Дубич.-К.: Центр навчальної літератури, 2005.- 216 с.

6. Козоріз В. П. Загальне і кадрове діловодство : навчальний посібник / В. П. Козоріз, Н. І. Лапицька. - К. : Вид-во МАУП, 2002. - 168 с.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): 5-е издание, испр. и дополн./ Т.В. Кузнецова. – М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007. – 528 с.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

9. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/ С.Г. Кулешов.– К., 2000. – 162 с.

10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н.М. Кушнаренко . – 7-е изд., стер. – К.: Знання, 2006.- 460 с.

11. Палеха Ю.І Документаційне забезпечення управління: підручник / Ю.І. Палеха - К.: МАУП. 1997. - 344с.

12. Палеха Ю.І. Загальне документознавство: навч. посібник / Ю.І. Палеха. Н.О. Леміш - К.: Ліра-К. - 2008. - 395 с.

13. Палеха Ю.І. Управлінське документування.: навч. посібник / Ю.І. Палеха. - К.: Вид-во Європ ун-ту, - 2003. - 584с.

14. Швецова-Водка Г. М. Документознавство / Г. М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 398 с.

15. Плешакова-Боровинська М. Системи електронного документообігу в діяльності промислових підприємств / М. Плешакова-Боровинська // Вісник Книжкової палати.- 2012.- №7.- С. 1-8

16. ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» Відомості Верховної Ради України (ВВР), - 2003. - N 36. - ст.275

17. ЗУ «Про інформацію» // Відомості Верховної Ради України.- 2011.- N 32.- ст.313

18. Видання. Основні види: Терміни та визначення: ДСТУ 3017-95.- Чинний від 1996-01-01. - К.: Держстандарт України, 1995. - 47 с.

19. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию. ГОСТ 7.66-92 – М.: Изд-во стандартов, 1992. –14 с.

20. Информационно-поисковые языки. Термины и определения: Межгос. стандарт.: ГОСТ 7.74-96. – М., 1996. – 10 с.

21. Індексування документів. Загальні вимоги до систематизації та предметизації (ГОСТ 7.59-2003 (ИСО 5963-85), IDT) : ДСТУ ГОСТ 7.59: 2003.-Чинний від 01.07.2004 : збірникк. - Київ: Держспоживстандарт України, 2004. - 5 с.

22. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів: Терміни та визначення: ДСТУ 2394-94. - Чинний від 1995-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 89 с.

23. «Про затвердження типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: постанова КМУ від 30.11.2011 №1242// Збірник урядових актів України.- 2011.

Додаток