2.2. Шляхи вдосконалення інформаційного забезпечення ват «Магнезит»

Автоматизація документообігу – одне з пріоритетних завдань, що є актуальним для підприємств, установ, організацій незалежно від виду діяльності та форми власності. При виборі програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами необхідно проаналізувати потреби організації, фінансові можливості, а головне – доцільність впровадження саме цієї системи.

Питання про необхідність автоматизації управління документообігом давно стає дедалі актуальнішим для українських підприємств. На початку 90-х років минулого століття в органах державної влади, на промислових підприємствах та у великих корпораціях розпочали впровадження систем електронного документообігу. З 2003 року набув чинності закон « Про електронні документи та електронний документообіг», який визначає основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Цей закон регулює відносини, що виникають у процесі створення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів, та визначає справжність його юридичної сили навіть в електронній формі (за умови наявності електронного цифрового підпису)[23]. А нині, можна сказати, більшість установ вже автоматизували процеси оброблення та передавання документів в електронному вигляді, якщо не повністю, то хоча б частково.

Необхідність в автоматизації управління документообігом різні організації сьогодні бачать по-різному: одні - у підвищенні ефективності організаційно-розпорядчого документообігу, інші - у підвищенні ефективності роботи функціональних фахівців, що створюють документи і використовують їх у повсякденній роботі.

Для ефективної організації роботи з електронними документами використовують системи автоматизації. Та перш ніж перейти до характеристики систем управління електронним документообігом (EDMS – Electronic Document Management Systems), необхідно окреслити низку проблем, які доводиться долати установам на перших етапах автоматизації діловодства.

Електронний документообіг – це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та, у разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів.

Організовуючи електронний документообіг, передусім необхідно визначити, за якою моделлю має бути побудовано систему управління електронним документообігом (СУЕД) – вітчизняною чи зарубіжною. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю. Тобто всі документи, що надходять до організації, реєструють і подають керівникові. Після їх розгляду керівник накладає резолюцію, в якій зазначає відповідального виконавця. Відповідальний виконавець або сам виконує документ, або передає його своїм підлеглим. Виконані документи повертають до керівництва зі звітом про виконання. Саме за вертикальним принципом побудовано систему діловодства в усіх вітчизняних державних установах [15, с. 2].

Західне ж діловодство побудовано за горизонтальною схемою, коли вхідні документи спрямовують виконавцям у відповідні підрозділи та служби, де їх реєструють та виконують. СУЕД цієї моделі зорієнтовані на максимально повне використання електронних документів та засобів колективної роботи користувачів. Процес такого документообігу дуже динамічний і майже повністю виключає користування паперовими носіями. Зарубіжні СУЕД моделюються під конкретні процеси документообігу, а програмні системи налаштовуються саме на ці моделі. Тут зазвичай забезпечується підтримка спеціальних функцій, наприклад, використання лінгвістичного аналізу текстів документів: автоанотування, авторубрикування, автозв'язування (встановлення гіперпосилань між документами), семантичний аналіз, формування зв'язаних текстів (звітів) за заданою тематикою на базі архіву електронних документів, доступ до якого є розподіленим.

Здавалося б, узявши до уваги подану вище характеристику, неважко визначити потрібну модель документообігу для ВАТ комбінату «Магнезит». Адже у вітчизняних установах діловодство організовують за традиційною вертикальною схемою. Однак аналіз впроваджень СУЕД в Україні, здійснений такими компаніями, як DSS Consulting, Docflow, Cio-World свідчить, що більшість установ, за винятком державних, обирають СУЕД, побудовані за горизонтальною схемою. Пояснення цьому напевно слід шукати у неухильному впливі процесів інтеграції та великій кількості зарубіжних інвестицій у вітчизняну економіку.

При виборі системи автоматизації управлінської діяльності з метою підвищення її ефективності, необхідно ґрунтовно проаналізувати специфічні потреби в програмному устаткуванні конкретної установи, а саме ВАТ комбінату «Магнезит», та головне – доцільність впровадження тієї чи іншої системи.

Необхідно також визначити вихідні дані для розробки чи впровадження СУЕД в установі (спиратися при цьому можна на інструкцію установи з організації електронного документообігу та інші методичні рекомендації та нормативні документи, що рекомендовано до розробки для кожної установи, яка готується до придбання й впровадження СУЕД). Далі, відповідно до виділених ресурсів, розробити стратегію створення електронного офісу (комунікативної або системної моделі), особливо виокремивши розробку СУЕД.

Використання системи електронного документообігу дозволить організувати передачу даних щодо процесу виконання документів в електронному вигляді, що якісно покращує організацію контролю виконання документів. Картки зареєстрованих централізовано документів з резолюціями керівництва передаються в електронному вигляді співробітникам різних підрозділів. Вони доповнюють їх своїми резолюціями з виконання документів, щовизначаються керівниками структурних підрозділів. З появою інформації про хід виконання документів ці дані вносяться в систему. А система автоматично відстежує дату наближення строку виконання й заздалегідь попереджає про неї. Користувачі системи інформуються про названі терміни. 

Також змінюється процес узгодження проектів документів, в рамках якого співробітники, що беруть участь в процесі узгодження, мають можливість обмінюватися електронними версіями узгоджуваних проектів. Така технологія дозволяє скоротити час, що витрачається на передачу проектів в паперовому вигляді. 

Отже, системи електронного документообігу - це ефективний інструмент у діяльності кожного промислового підприємства. Завдяки використанню електронних документів можна підвищити виконавську дисципліну працівників, зменшити час створення та роботи з документами (використовуючи нетрадиційні комунікаційні канали зв'язку), відстежувати поточні технологічні показники (тобто оперативно використовувати необхідну інформацію щодо стану виробництва) та в цілому покращити роботу підприємства.