Розділ II практичне формування інформаційних ресурсів

2.1. Відповідність документного забезпечення ват «Магнезит» теоретичним засадами формування інформаційних ресурсів

У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених. Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства ВАТ комбінату «Магнезит» так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. Це підприємство можна віднести до 2 категорії, так як загальний об’єм документообігу складає близько 30 000 документів [5 с.95, 3 с. 239].

Вхідні документи

Вхідна документація займає найбільшу частку документообігу та становить майже 50 %.

Документи, що надійшли, у ВАТ комбінату «Магнезит» починають свій шлях до виконання з експедиції (структурного підрозділу загального відділу) (Додаток 1). Там вони піддаються експедиційної обробці, яка полягає у перевірці правильності доставки кореспонденції, розкритті конвертів, перевірки цілісності вкладень та попередньої сортування документів на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи та документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням. У ВАТ комбінату «Магнезит» обов'язково складається перелік нереєстрируємих документів, який щорічно переглядається.

Реєстровані документи поділяються на два потоки:

- документи на ім'я керівника і без вказівки конкретної адреси;

- документи на адресу структурних підрозділів.

Документи першого потоку передаються в канцелярію, другого потоку - в структурні підрозділи. Працівник канцелярії провадять попередній розгляд документів, що надійшли та, якщо потрібно реєструють [19, 20, 21, 22].

Керівництву ВАТ комбінату «Магнезит» передаються документи вищестоящих органів управління та документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності організації (установи). Інші документи передаються керівникам структурних підрозділів організації (установи) або безпосередньо виконавцям та структурних підрозділів.

Вхідна документація представлена:

• листами (пропозиціями, супровідними, гарантійними, рекламними, інформаційними, запитами тощо);

• постановами;

• рішеннями;

• телефонограмами;

• повідомленнями, що надіслані електронною поштою;

• телеграмами;

• зверненнями громадян;

• колективними зверненнями.

Вихідні документи

Вихідні документи складають приблизно 40% від загального документообігу підприємства. Вихідні документи створюють в межах підприємства та відправляють іншим установам чи приватним особам.

Проект вихідного документа створює виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються в двох або більше примірниках, для того щоб на підприємстві завжди залишався хоча б один примірник (за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику). Проект вихідного документа може бути узгоджений як з фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації (Додаток).

Якщо документ проходить узгодження з іншою організацією, не автором документа, то узгодження оформляється реквізитом "грифом узгодження документа". Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи) оформляється реквізитом "візи узгодження документа"

Після підписання керівником всіх примірників вихідного документа він передається на реєстрації в "Журналі реєстрації вихідних документів". Після реєстрації і присвоєння вихідному документу реєстраційного номера необхідно зафіксувати його рукописним або машинописним способом на обох екземплярах. Після реєстрації документи направляються в експедицію. Тут перевіряється правильність оформлення вихідних документів і сортування їх по кореспондентам.

На ВАТ комбінаті «Магнезит» є масив постійних адрес. Після оформлення адресата на конвертах проставляються види поштових відправлень, оформляється вартість відправлення і складаються описи на поштові відправлення.

З підприємства відправляють такі вихідні документи:

• постанови, накази, доручення, телефонограми, службові листи (надсилаються підпорядкованим підрозділам);

• доповідні записки, звіти, довідки, розрахунково-облікові дані листи-відповіді ( розсилаються до вищих інстанцій);

• листівки, буклети, журнальні та газетні статті (для рекламних цілей).

Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Залишений примірник відправлених документів або єдиний примірник факсу (телефонограми) підшиваються в справу.

Внутрішні документи

Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів ВАТ комбінату «Магнезит» (так як вони територіально розділені) і накази керівника комбінату. Так Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.

Внутрішня документація складає лише 10 % від всього документообігу.

Внутрішні документи готуються, оформляються в межах ВАТ комбінату «Магнезит». Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів. Доставка документів між підрозділами здійснюється власною кур’єрською службою.

До внутрішніх документів цього підприємства відносяться:

• статут, положення, посадові інструкції, накази;

• протоколи, доповідні та пояснювальні записки, акти прийому та передачі;

• особисті справи, трудові договори, атестаційні документи;

• звіти, плани виробництва;

• проекти, технічна та технологічна документація тощо.

Облік обсягу документообігу організовується для встановлення: завантаження комбінату «Магнезит», його підрозділів та служби документаційного забезпечення управління; потреби комбінату «Магнезит» організаційної та електронно-обчислювальної техніки.

При визначенні обсягу документообігу одноразово обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться роздільно. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, чисельник - кількість основних документів, знаменник - кількість копій.