1.3. Специфіка формування внутрішньої інформації

Внутрішня інформація – це текстові повідомлення, що не виходять за межі підприємства, що їх створило. Виключення буває, якщо структурні підрозділи територіально розділені.

Гіляровський Р. С. поділяє цей потік на 6 груп.

1. Організаційно-розпорядчу документацію, до якої входять:

   • статут підприємства;

   • положення;

   • інструкції;

   • накази;

   • протоколи;

   • доповідні та пояснювальні записки;

   • акти.

2. До документів з особового складу автор відносить:

   • особові справи;

   • трудові договори (контракти);

   • атестаційні документи;

   • штатний склад працівників;

   • плани та звіти про підвищення кваліфікації співробітників

3. Планово-звітна та облікова документація представлена поточними та перспективними планами та звітами щодо діяльності підприємства.

4. Фінансовою документацією підприємства є:

   • баланси прибутків за затрат;

   • кошториси;

   • бухгалтерська звітність;

   • відомості заробітної платні тощо.

5. Виробнича документація містить технічну та технологічну документацію, проекти, протоколи.

6. Документи складського обліку та відомості матеріально-технічного забезпечення групуються в документація з матеріально-технічного забезпечення виробництва

7. Окремо виділяють внутрішні видання для персоналу (газети, журнали), що видаються підприємством чи науково виробничими об'єднаннями.

Багато з них є конфіденційними, що вимагає відповідної поведінки з ними. Ці документи мають велике значення та дають можливість створити інформаційну модель підприємства.

На думку Безпянської Г. В. проходження внутрішніх документів на етапах підготовки й оформлення має відповідати проходженню вихідних документів, а на етапі виконання - вхідних.

Автор зазначає, що «Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за внутрішнім реєстром з обов'язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи пакета документів». Ці реєстри формуються в окрему справу та зберігаються в канцелярії чи іншому структурному підрозділі, який відповідає за організацію документообігу.

Документи, що мають бути виконані кількома структурними підрозділами, передаються по черзі або, для оптимізації виконання, одночасно у вигляді копій. Оригінал залишається у відповідальної особи (виконавця), яка зазначена в резолюції першою. Вона й вирішує потребу розмноження документів і кількість копій [1, с. 52].

Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за діловодство, а за умови територіальної роздробленості – через кур'єра. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.

Керівники структурних підрозділів розглядають документи, доведять їх до виконавців у той же день та контролюють виконанням документів. Розглядаючи документ, керівник підрозділу розподіляє документи та виділяє ті, що потребують термінового виконання. Термінові документи передаються негайно. У випадку, коли потрібно розмножити документ або при інших факторах, коли неможливо негайно надати виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або інформується в інший спосіб.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (затвердження) керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату [2, с. 53].

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Для контроль за виконанням документів створюються реєстраційно-контрольні картки (РКК). В документі на лівому полі його першого аркуша ставиться штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, які перебувають на контролі, групуються в спеціальні контрольні картотеки чи у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо) [2, с. 54].

Кірічок О. Г. за обсягом документообігу поділяє установи на 4 категорії:

- до 1 категорії автор відносить установи з обсягом документообігу більш ніж 100 000 документів на рік;

- 2 категорія нараховує кількість від 25 000 до 100 000 документів за рік;

- 3 категорія – 10 000 – 25 000;

- та д останньої 4 категорії відносяться установи з обсягом документів до 10 000 протягом року.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються й доповідаються керівництву установи.

Отже, у діяльності кожного підприємства можна виділити три документопотоки: вхідний, вихідний та внутрішній. Вони характеризуються такими параметрами: змістом або функціональною належністю, структурою, режимом або циклічністю, спрямованістю та обсягом. Саме показник обсягу останнього документообігу потрібно використовувати як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційної чи автоматизованої), оскільки він впливає на структуру служби діловодства, а також на кількість її працівників [5, 95].