28

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

МАРІУПОЛЬСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА КУЛЬТОРОЛОГІЇ ТА ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Курсова робота

на тему:

«Аспекти формування інформаційних ресурсів підприємства,

установи»

студентки 3 курсу

спеціальності «Документознавство та

інформаційна діяльність»

заочної форми навчання

Гусєвої Ж. М.

Науковий керівник:

кандидат історичних наук,

доцент кафедри культурології та інформаційної діяльності

Орєхова С.Є.

Маріуполь 2012

ЗМІСТ

Вступ……………………………………………………………………....3

Розділ I. Теоретичні засади формування інформаційних ресурсів….6

1.1. Характеристика вхідної інформації………………………..………6

1.2. Особливості вихідної інформації..……………………………..…..9

1.3. Специфіка формування внутрішньої інформації…..……….……11

Розділ II . Практичне формування інформаційних ресурсів………...15

2.1. Відповідність документного забезпечення ВАТ «Магнезит»

теоретичними засадами формування інформаційних ресурсів…..…15

2.2. Шляхи вдосконалення інформаційного

забезпечення ВАТ «Магнезит»………………………………………....18

Висновки……………………………………………………………..…....23

Список використаних джерел та літератури………………………..…25

ВСТУП

Актуальність. Відомо, що інформація є інтегральною, ключовою ланкою в процесі підготовки і прийняття управлінських рішень. В управлінні виробничим підприємством інформація виступає як чинник, що визначає рівень ризику управлінської діяльності. Більш висока інформованість про зовнішнє і внутрішнє середовище дозволяє мінімізувати ризики, що позитивно впливає на зниженні витрат кожного підприємства на виробництво продукції. Аналіз інформаційного забезпечення процесу підтримки прийняття управлінських рішень є складною методологічною задачею, що вимагає концентрації зусиль у дослідження даної предметної сфери.

Систему інформаційного забезпечення підприємства можна умовно розділити на три блоки: внутрішнє інформаційне забезпечення - це інформація, заснована на даних, що походять з внутрішніх джерел, і інфраструктура, що сприяє її збереженню, передачі, опрацюванню; вхідне інформаційне забезпечення - це інформація, яка заснована на даних, що виникають з зовнішніх джерел, та інфраструктура, що сприяє її збереженню, передачі, опрацюванню та вихідне, що створюється на території підприємства та виходить за його межі . Оскільки управління виробництвом засновано на переробці інформації про функціонування підприємства з метою вироблення впливів на всі сторони його виробничо-господарської діяльності, якість управління багато в чому залежить від організації інформаційної системи підприємства, її вірогідності, доступності необхідних даних при прийнятті рішень.

Глобалізація інформаційного простору, що відбувається завдяки новітнім інформаційним технологіям та сучасним засобам комунікації, вимагає уважного та серйозного ставлення до процесів документування.

Цей процес ґрунтується на принципах обробки, збереження та використання інформації.

І оскільки інформаційні ресурси суспільства – це організована сукупність інформації, інформаційних продуктів і інформаційних технологій, призначених для забезпечення визначених економічних, фінансових, екологічних, інформаційних та інших потреб людини, суспільства і держави, стає цілком очевидною важливість і актуальність теми даної роботи.

Об’єктом даного дослідження є особливості процесу формування інформаційних ресурсів.

Предметом дослідження є організація документопотоків як складової системи інформаційного забезпечення підприємства ВАТ «Магнезит».

Характеристика джерельної бази. В основі цього напряму лежать напрацювання науковців у такій науковій сфері як документознавство, зокрема у роботах відомих авторів й учених Росії та України: Г. В. Беспянська [1, 2], Р.С. Гіляровський [4], Т.А. Кузнєцової [7], Н.Н. Кушнаренко [10], Ю.І. Палеха [11, 12, 13], Г.М. Швецової-Водки [14], та ін.

Мета дослідження - проаналізувати теоретичні питання та практичний процес формування інформаційних ресурсів.

Завдання дослідження:

• дослідити теоретичні засади формування інформаційних ресурсів;

• проаналізувати відповідність документного забезпечення ВАТ «Магнезит»теоретичними засадами формування інформаційних ресурсів;

• надати пропозиції щодо вдосконалення інформаційного забезпечення ВАТ «Магнезит».

Методи дослідження:

1. Емпіричний метод дослідження дозволив створити теоретичні висновки та перевірити їх на практиці;

2. Методом аналізу загальний документообіг було розподілено на потоки.

3. Спостереження за ВАТ «Магнезит» дозволило створити модель документообігу саме для цього підприємства.

4. Порівняння практичних даних з теоретичними засадами.

Структура курсової роботи: курсова робота складається з вступу, двох розділів, загальних висновків, списку використаних джерел та літератури.

Розділ I теоретичні засади формування інформаційних ресурсів

1. Характеристика вхідної інформації

Гіляровський Р. С. в своєму довіднику зазначає що потік вхідної інформації є найбільшим по об’єму, оскільки відображає цілу низку явищ зовнішнього середовища, в якому існує підприємство. Автор також визначає, що вхідна інформація складається з текстових повідомлень, створених за межами підприємства.

Палеха Ю. І. вхідні документи класифікує за кореспондентами авторами документів, їх змістом, за видами, за значущістю автора, строками виконання тощо.

За кореспондентською ознакою документи поділяються на:

• документи установ вищого рівня (укази, постанови, рішення, розпорядження, накази, листи тощо), що містять вказівки. роз’яснення і зведення;

• документи підвідомчих установ, що надсилають первинну планову, звітно-облікову документацію та різні запити;

• документи сторонніх установ, що обмінюються інформацією для вирішення певних питань або потребують спільних дій (партнери, постачальники, замовники, споживачі тощо);

• звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян.

Поділ вхідних документів за кореспондентами-авторами слугує для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими налагоджені ділові контакти із зазначенням їхніх адрес, телефонів, прізвищ, імен та по батькові, а також найменування посад керівного складу).

За змістом інформації всі вхідні документи можна поділити на ініціативні (які теж поділяються на ті. що потребують відповіді чи виконання, і надіслані лише для відома) та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит установи [12, с. 303].

Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю.

Отже, весь потік вхідних документів буде розподілено на кілька груп. Кожна з груп документів матиме різні шляхи руху і потребувати певної послідовності їх опрацювання.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто". Приймає документацію посадова особа, яка в своїй роботі керується посадовою інструкцією та інструкцією з діловодства, що розробляється на основі Типової інструкції служби діловодства [23].

Служба документаційного забезпечення розробляє порядок руху документів в організації та затверджується керівниками, розробляється схема попереднього розгляду вхідних документів. Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. До документів, які повинні бути розглянуті відразу ж відносяться доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси.

В першу чергу розглядаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом[6, с. 53].

Документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи:

• первинна обробка;

• попередній розгляд;

• реєстрація (ставиться реєстраційний штамп, або запис з датою реєстрації та номером в реєстраційному журналі);

• розгляд документів керівництвом;

• направлення для виконання;

• контроль за виконанням;

• виконання документів;

• підшивка документів до справ.

Попередній розгляд документів здійснюється також з метою розподілу їх на такі, що повинні бути зареєстровані, і такі, що не підлягають реєстрації., виходячи з оцінки змісту документа. О. Г. Кірічок вважає, що кожна організація повинна розробити перелік не реєстрованої документації, до якої можна віднести арбітражні справи, які реєструються юридичним відділом, бухгалтерські документи, копії листів, вітальні листи і листи громадян, котрі реєструються у відділі кадрів [5, с. 97].

Якщо визначено, що документ має бути зареєстрований, то його реєструють в той же день, або не пізніше наступного дня, якщо він був доставлений в неробочий час.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті [6, с. 52].

Невірно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення. Безпянська Г. В. за каналом отримання класифікує документи наступним чином:

- ті, що можуть бути доставлені поштою (листи, службові листи, поштові картки, бандеролі, друковані видання, тощо);

- передані кур'єром;

- надіслані електричним зв'язком (телеграми, телефонограми, повідомлення електронною поштою) [1, 43].