6.6. Робота з документами, що містять комерційну таємницю

Коло питань виточеная основних ронять. > мови еіпіичсітя _Л інформації до конфіденційної, іаходи ишди -іамістх комсрцш- „ ноі таємниці, особливості кп.:ц.рчшіт,ч> <)иім>»кпіьа, чпера-.' титп зберігання та передшшнчя < пран до архічу

Визначення основних понять

В умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, устано­вами актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю.

Комерційна таємниця — один із видів таємниці, яка охороняєть­ся кримінально-правовими засобами (поряд з таємницею держав­ною, службовою, голосування, усиновлення тощо). Під комерцій­ною таємницею підприємства маються на увазі відомості, пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінан­сами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таєм­ницею, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам.

Комерційна таємниця — це виробнича, науково-технічна, уп­равлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційної мети (одержання прибутку, уник­нення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації на­лежать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати.

Умови віднесення інформації до конфіденційної

Умовно інформацію, що становить комерційну таємницю під­приємства, можна поділити на ділову та науково-технічну (тех­нологічну) інформацію.

До ділової інформації належать: відомості про розміри прибут­ків, собівартість випущеної продукції; плани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торго­вельних операцій, рівні цін, наявність товарів); відомості про фі­нансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансо­вих звітів); плани рекламної діяльності; списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фі­нансове становище тощо.

До науково-технічної інформації належать: методи та способи виробництва (особливо нові розробки), нові технології, напрями модернізації відомих технологій та процесів, відомості про конс­трукції машин та обладнання, креслення, схеми, програмне за­безпечення ПОМ, ПК тощо.

Основні умови віднесення інформації до комерційної таємниці:

• дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;

• відсутність вільного доступу до інформації на законних під­ставах;

• вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збе­реження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комер­ційного підприємства необхідно визначити інформацію, що ста­новить комерційну таємницю, та забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності

420

421

за розголошення чи передання інформації, що містить комерцій­ну таємницю.

Розголошенням комерційної таємниці є повідомлення сторон­нім особам (без згоди уповноваженої особи) відомостей, які відпо­відно до чинного законодавства України становлять комерційну таємницю, людьми, якій ці відомості були довірені в установлено­му порядку чи стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди господарюю­чому суб'єкту (підприємцю).

Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таєм­ницю підприємства, порядок збереження та доступу до конфі­денційної інформації, а також правила її використання визначає керівник [36].

Органи державної влади та місцевого самоврядування не ма­ють права втручатися у визначення та збереження комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошенню інформації та володінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втра­тити клієнтів і вигідних партнерів.

Заходи щодо захисту комерційної таємниці

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

• забезпечення обліку та збереження документів, які містять комерційну таємницю;

• використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

• обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

• встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

♦ розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіден- , ційності та виконання їх особами, які мають доступ до кон­ фіденційної інформації;

♦ здійснення контролю за дотриманням встановленого режи­ му охорони комерційних таємниць.

422

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комер­ційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємни­цю підприємства», із зазначенням заходів щодо охорони цих відо­мостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформа­ції, правил роботи з документами, що мають гриф «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.

Особливості комерційного діловодства

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комер­ційну таємницю, має свої особливості. Так, наказом керівника призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обме­ження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з до­кументами належить до основних службових обов'язків, або від­повідальний працівник, для якого виконання цих функцій стано­витиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, озна­чає, що право власності на інформацію, яка міститься в докумен­ті, належить підприємству.

Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, міс­титься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті договору між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передба­чили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) робо­ти з документом.

Виготовлення документів з грифами «Комерційна таємниця», «Таємно», «Цілком таємно» здійснюється централізовано, у спе­ціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.

Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки та варіанти документа знищуються цією особою із засвідченням факту зни­щення записом на копії вихідного документа.

423

Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєс­трують окремо від інших документів у «Журналі реєстрації доку­ментів із грифом «Комерційна таємниця».

Усі документи, що надходять з грифом «Комерційна таємни­ця», одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обо­в'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).

Оперативне зберігання документів із грифом обмеження доступу

Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять поз­начку «Комерційна таємниця». На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документа­ми, внесеними до даної справи.

Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа ін­шим працівникам має бути заборонений.

Рух документів з грифом «Комерційна таємниця» фіксують у «Журналі обліку видавання документів, що мають гриф «Комер­ційна таємниця».

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку, при цьому забороняється:

• вилучати зі справи чи переносити до іншої справи докумен­ти, що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівни­ка та позначок у «Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу»;

• виносити з приміщення документи без спеціального дозво­лу керівника;

• розмножувати документи без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відпові­дальної особи, а браковані примірники одразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

424

Передача справ до архіву

Після закінчення календарного року наказом керівника приз­начається спеціальна комісія, яка обов'язово має:

• перевірити наявність усіх документів;

• відібрати документи для зберігання в архіві;

• визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з до­кументами, що мають гриф обмеження доступу, проводять пере­вірку документів, що числяться за працівником, і передають їх новопризначеному. Акт здавання-приимання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис доку­ментів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціо­нований доступ до них суворо заборонений.

&

Питання для самоперевірки

1. У чому різниця між типовою та примірною номенклатурою справ?

2. З яких етапів складається розробка індивідуальної номенкла­тури справ?

1. Як використовуються переліки типових документів?

2. В чому полягає побудова зведеної номенклатури справ?

3. Як проводиться групування у справи документів з паперови­ми носіями?

4. Опишіть особливості формування у справи окремих видів до­кументів.

3. Які особливості групування електронних документів?

4. Наведіть класифікацію засобів оргтехніки.

5. Які особливості зберігання електронних документів?

10. Що таке експертиза цінності документів?

11. Як необхідно проводити оформлення справ?

12. Поясніть особливості оформлення обкладинки справи.

13. Як проводиться складання описів справ?

14. Які правила передачі справ на зберігання?

425

Перелік додатків до модуля 6

1. 

   іНЗНІК; :0*іООЛ

   Зразокноменклатури справ.

2. Фрагмент зведеної номенклатури справ.

3. Перелік засобів оргтехніки за їх основними видами.

4. Перелік документів із зазначенням типових строків виконання.

5. Перелік документів, що перебувають на контролі.

6. Акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

7. Оформлення обкладинки справи.

8. Опис документів справ.

Додаток 6.1

Зразок номенклатури справ

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

(підпис) « » 200 рік

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

назва підрозділу на рік

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (томів, частин)	Примітка

Назва посади керівника Розшифрування підпису

(підпис)

Віза завідувача архіву

ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК архівної установи

№

ПОГОДЖЕНО Протокол ЦЕК (ЕК)

№

426

427

Продовження додатка 6.1

Додаток 6.2

ЗАТВЕРДЖУЮ Ректор Європейського

університету

І.І.Тимошенко

« » 2008 р.

Підсумковий запис про категорії і кількість справ, заведених в р. в (назва установи)

За строками зберігання	Всього	Перехідних	3 позначкою 4ЕПК»
Постійного
Тимчасового (до 10 р.)
Тимчасового (понад 10 років)			-
Усього

Назва посади Розшифрування підпису

(підпис) Дата

Підсумкові дані передані до відомчого архіву

Назва посади,

яка передала дані Розшифрування підпису

(підпис)

ПОГОДЖЕНО

Директор Державного архіву м. Києва

В. А. Купченко

« » 2008_р