5.4. Організація контролю за ходом виконання документів

А'аім питань: пчОшши і порядок контро.пи, строки виконан­ня документів; і'Ьїіенешіх контро.іт іа аиісонсіїшнч докумен­тів, автомати юоана форма коптроію

Ш ЯЯИІІІЯШМІЙР .. ІІІІЇІШЙІІЩІіІМвІІ ..>.-- . - ~ * ІМВ і • .

Завдання і Лорядок контролю

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якіс­не їх виконання. Контроль не є функцією, що виконується са­мостійно. Це одна зі складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент менеджменту. Контролю під­лягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

338

339

Чим вищий рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов'язані:

• поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;

• відмовитися від практики повторного видання наказів, пос­танов чи інших актів;

• підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;

• аналізувати практику направлення на місця розпорядчих до­кументів, завдань, доручень та їх ефективність з обговорен­ням результатів на оперативних нарадах;

— впроваджувати автоматизовані форми контролю.

Відповідальність за виконання того чи іншого документа по­винні нести особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рі­шенні, вказівці тощо) чи резолюції керівника на вхідному доку­менті та безпосередні виконавці.

Утих випадках, коли виконання документа покладене на кіль­ка осіб, відповідальною за організацію його виконання є особа, яка у резолюції вказана першою.

Усі інші виконавці також відповідальні за своєчасність і якість виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відпо­ відальної за організацію виконання доручення керівника, брати участь в опрацюванні поставлених ним питань, надавати в зазна­ чений термін необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо). Шр

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми ви­конавцями, відповідальними за підготовку відповідей на ці за­пити.

Обов'язково контролюється виконання законів України, пос­танов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України і його Адмістрації, постанов та розпоряд­жень Кабінету Міністрів України, прокуратури, судових органів, запитів та звернень народних депутатів України, наказів мініс­терств і відомств, наказів керівників.

340

Безпосередній контроль за виконанням документів поклада­ється, насамперед, на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, секретаріат, канцелярію) або спеціально ство­рену в установі контрольну службу. У структурних підрозділах ор­ганізація контролю покладається на секретаря-референта або особу, відповідальну за ведення діловодства.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

• встановити контакт із керівниками секретаріату і конкрет­ним виконавцем;

• мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідних заходів щодо забез­печення своєчасного подання підрозділами та відповідаль­ними особами матеріалів для доповіді керівництву;

• за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мо­тивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

Строки виконання документів

Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в уп­равлінському апараті є досконале налагодження контролю за ви­конанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних ус­тановою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, най­більш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України (додаток 6.3). В інших випадках строки виконання документів не повинні пе­ревищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюють­ся для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найваж­ливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконан­ня документа фіксується в резолюції керівником.

341

Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділа­ми вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну вико­нання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого перед­бачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Змі­на строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, інди­відуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін ви­конання встановлюється не більше трьох діб.

За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В ін­ших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясу­валося, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк.

Припинити виконання документів, що надійшли від держав­ної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація — автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження доку­мента до установи. У випадках, коли термін виконання докумен­та закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконан­ня вважається наступний робочий день.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і ти­пові строки виконання документів закріплюються інструкцією з ді­ловодства.

Здійснення контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів включає:

• постановку документа (доручення) на контроль, формуван­ня картотеки контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

342

• попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю виконання доку­ментів (доручень);

• інформування керівника про хід і підсумки виконання доку­ментів (доручень);

• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

• зняття документів з контролю;

♦ формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може ві­дображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль.

Одночасно на лівому березі першого аркуша документа, що піддягає контролю, проставляється літера «К» або штамп