Микрокомпьютерные пакеты по бухгалтерскому учету

Большинство микрокомпьютерных пакетов по бухгалтерскому учету используется людьми, которые не являются компьютерными программистами или системными аналитиками. Пользователями таких систем обычно бывают бухгалтеры и сотрудники бухгалтерии. Для использования пакета по бухгалтерскому учету пользователь обычно должен иметь программу на жестком диске. Данные могут быть на отдельных дисках. Программа вероятнее всего будет работать в "системе меню", т.е. пользователь будет выбирать необходимые варианты из предложенного списка (меню).

Типичное начальное меню обычно включает следующие возможности (опции):

(1) открыть новые счета,

(2) отредактировать данные в счете,

(3) осуществить проводки,

(4) создать схемы отчетов,

(5) распечатать отчеты,

(6) завершить работу.

Для выбора опции пользователь должен будет лишь нажать на соответствующую клавишу. Например, для открытия новых счетов нужно будет пользоваться клавишей номер 1.

Каждая из этих опций включает в себя под-меню, например, после того, как Вы выбрали ОТКРЫТЬ НОВЫЕ СЧЕТА, под-меню предложит следующие варианты:

1) Счета новых клиентов,

2) Счета новых поставщиков,

3) Счета новых доходов,

4) Счета новых расходов,

5) Счета новых балансов,

6) Возврат в главное меню.

Таким образом, начальная структура компьютеризированной системы бухгалтерского учета похожа на ручную систему, т.е. создается структура книг счетов к оплате и получению и главной бухгалтерской книги, и каждому индивидуальному счету присваивается код счета. В большинстве случаев банковский счет содержится в главной бухгалтерской книге.

Компьютерная программа устанавливается таким образом, чтобы распознавать различные типы операций, как например:

1) Счет-фактуры на продажу,

2) Кредитовое авизо (в отношении реализации),

3) Счет-фактуры на закупки,

4) Кредитовое авизо (в отношении закупи),

5) Расписки,

6) Платежи,

7. Журналы.

Для осуществления проводки в книгу пользователь сгруппирует первичные документы – например, счет-фактуры на закупки, и вычислит итог. Пользователь выберет опцию осуществить проводку в книгу из соответствующего подменю и введет следующие данные на каждый счет-фактуру:

Код счета клиента

Дата

Номер счета-фактуры

Описание

Общая стоимость проданных товаров

Используются действительные коды счетов, согласуются итоги, проводка принимается; аналогичным способом требуется проверить групповой итог до того, как программа осуществит фактическую проводку об операции в книги. Дополнительными мерами безопасности являются пароли, например, пользователь должен знать соответствующий пароль для первоначальной загрузки системы и, возможно, различные пароли для каждой книги.

Электронные таблицы

Электронная таблица отображается на экране в виде серии рядов и колонок. Количество рядов и колонок зависит от используемого пакета. Первые электронные таблицы (типа "Multiplan 1") имели 255 рядов и 63 колонки. Электронные таблицы, используемые в настоящее время (например, "Lotus 1-2-3" или "Excel" имеют порядка 16000 рядов и 254 колонки. Пересечения рядов и колонок образуют ячейки, в которые пользователь может вводить информацию с помощью компьютерной клавиатуры. Вводится три типа информации.

• Текст, например: январь, февраль, март, апрель и т.д.

• Числа, например 200, 300, 400, 500.

• Формулы, например: реализация-затраты=прибыль.

Когда содержание какой-либо ячейки изменяется, то результат этого изменения отражается во всех ячейках, связанных с формулой.

Как только модель использования электронных таблиц введена в компьютер, ее можно сохранить на диске. Ее можно затем вызывать, видоизменять и использовать с новыми данными. Результат работы может быть распечатан в табличной форме. Некоторые электронные таблицы имеют возможность показывать данные и распечатывать их в графической форме.

Модель электронной таблицы часто бывает слишком большой для ее полного изображения на экране, поэтому экран можно мысленно рассматривать как «окно», которое можно передвигать в различные части электронной таблицы.