1. Некоторые основные определения учета
Коммерческие предприятия различаются по характеру деятельности, размерам, сложности. Каким бы ни было предприятие, большим или малым, оно существует с целью получения прибыли, а чтобы знать размеры прибыли, полученной за определенный период времени, необходимо вести бухгалтерский учет.
В отличие от коммерческих предприятий, существуют организации, которые ведут бухгалтерский учет, но целью их деятельности не является получение прибыли. Благотворительные организации, например, существуют для оказания помощи нуждающимся, а не для извлечения прибыли. Вместе с тем, даже благотворительные организации не должны «оказываться в минусе» в денежных вопросах в том смысле, что они не должны тратить больше денег, чем получают, и их доходы должны быть сбалансированы с расходами. Если не делать этого, то не удастся достичь основной цели деятельности из-за отсутствия фондов.
Прибыль определяется как превышение дохода над расходами. Когда расход превышает доход, бизнес приводит к убыткам. Одной из задач бухгалтера является измерение дохода, расхода и прибыли. Это первая причина, вызывающая необходимость составления бухгалтерского отчета.
Другой причиной подготовки бухгалтерских отчетов является то, что необходимо знать финансовое состояние организации: каковы ее активы и пассивы.
Активы – это нечто ценное, принадлежащее организации или используемое ею. Примерами активов являются производственные и административные здания, складские помещения, передаточные устройства, транспортные средства, машины и оборудование, средства вычислительной техники, офисная мебель, денежные средства, запасы готовых товаров, ожидающих продажи клиентам, а также сырье и компоненты, содержащиеся на складах товаропроизводителей для дальнейшего использования в производстве.
Некоторые из активов используются в производстве в течение продолжительного времени. Аппарат управления может занимать административные здания многие годы; аналогично срок службы машины может длиться до ее полного износа и составлять десятки лет. Другие активы сохраняются только в течение короткого периода времени: киоски по продаже печатной продукции, например, должен продать газеты в день их получения.
Пассивы – это нечто, принадлежащее кому-либо другому. Термин «пассив» является чисто бухгалтерским и обозначает долги предприятия. Примерами пассивов могут служить банковская ссуда или банковский овердрафт, долги поставщикам за приобретенные, но не оплаченные товары, а также налоги, не выплаченные государству.
Капитал – это специальный вид пассивов. Капитал является долей собственников в бизнесе, включая как первоначальный капитал, так и накопленную прибыль, оставленную в деле.
Другим важным вопросом является рассмотрение трех общих юридически признанных форм коммерческих предприятий. Многие предприятия функционируют в форме компаний с ограниченной ответственностью. Собственники такой компании являются ее совладельцами. Число последних может быть как небольшим (в случае малых семейных компаний), так и весьма значительным (в случае крупных акционерных компаний, акции которых котируются на фондовых биржах). Закон рассматривает компанию как юридическое лицо, отличное от ее владельцев. Компания может от своего собственного имени приобретать активы, брать долг и заключать контракты. Если активов компании оказывается недостаточно для обеспечения пассивов, она может обанкротиться, однако, владельцы компании обычно не могут быть привлечены к уплате долгов из своих собственных средств. Долги являются не долгами акционеров, а долгами самой компании.
Дело меняется, с позиций закона, когда бизнес осуществляется не компанией, а индивидуумом (единоличным предпринимателем) или группой индивидуумов (товариществом или партнерством). Закон не делает различия между индивидуумом и его делом. Любые долги предприятия, которые нельзя погасить из активов, должны быть погашены из личных средств индивидуума.
Следует понимать, что при подготовке бухгалтерских отчетов предприятие принято рассматривать как юридическое лицо, отличное от владельцев, независимо от того, рассматривает ли Закон предприятие как отдельное юридическое лицо; все абсолютно обстоит одинаково. С самого начала должно быть ясно что, бухгалтерские отчеты составляются для получения информации о предприятии или организации. Лицо, потенциально заинтересованное в такой финансовой информации, можно классифицировать следующим образом.
а) Менеджеры предприятия. Эти люди назначаются собственниками для повседневного управления. Им необходима информация о финансовом состоянии предприятия как текущая, так и прогнозируемая. Это нужно для того, чтобы управление бизнесом осуществлялось эффективно, а соответствующие управляющие и плановые решения принимались должным образом. Главные менеджеры компаний называются директорами. В малом бизнесе (неважно в форме компаний или другой форме), как правило, собственники и управляющие представлены одними и теми же физическими лицами.
б) Собственники предприятия (акционеры в случае акционерных компаний) могут захотеть произвести оценку, насколько эффективно аппарат управления справляется со своими функциями, или узнать, насколько прибыльны операции, проводимые аппаратом управления компании, и какую часть прибыли можно взять из бизнеса на удовлетворение своих личных потребностей.
в) Коммерческие партнеры, включая поставщиков товаров в кредит и клиентов, покупающих товары и услуги, производимые предприятием. Поставщики должны знать о способности предприятия выплачивать долги, а клиентам нужна уверенность, что предприятие является надежным источником поставок и нет риска, что в ближайшее время оно прекратит свое существование.
г) Инвесторы и кредиторы предприятия. Сюда можно отнести банки, предоставляющие предприятию овердрафт или обеспечивающие долговременное финансирование, давая ссуду. Банку нужны гарантии, что предприятие справится с оплатой процентов за ссуду, а в конечном итоге и возвратит ее в установленный срок.
д) Налоговые службы должны знать о доходах предприятия, чтобы оценить размеры налога на доход компании и убедиться в том, что налог на добавленную стоимость уплачен правильно.
е) Работающие на предприятии по найму имеют право на информацию о его финансовом состоянии, поскольку этим определяется их будущая карьера и размер заработной платы.
ж) Финансовые аналитики и советники нуждаются в информации для своих клиентов или публики. Например, биржевым брокерам нужна информация для того, чтобы посоветовать инвесторам, в какие ценные бумаги вкладывать средства; кредитные агентства нуждаются в информации, чтобы посоветовать, кого взять в качестве потенциальных поставщиков товаров для бизнеса; журналистам нужна информация, интересная читателям газет и журналов.
В большей или меньшей степени учетная информация сводится в финансовые отчеты (более формальное название для бухгалтерских отчетов) для удовлетворения потребностей в информации этих различных групп. Наиболее полная информация нужна менеджерам предприятия для принятия плановых или управляющих решений. Очевидно, что они имеют «специальный» доступ к информации о бизнесе, поскольку в состоянии организовать составление любых внутренних отчетов, в которых возникает необходимость. Когда менеджеры хотят получить большой объем информации об издержках и прибыльности отдельных продуктов или эффективности функционирования отдельных подразделений предприятия, они могут получить ее через систему учета издержек и управления.
Однако какая бы информация не требовалась, всегда готовят две формы, которые составляют в обязательном порядке в качестве центральной части пакета отчетов: это баланс и отчет о прибыли и убытках.
Баланс и отчет о прибыли и убытках
Баланс – это перечень на определенную дату всех активов, принадлежащих предприятию, а также пассивов, с расшифровкой его долгов. Это фотография финансового состояния бизнеса в заданный момент времени. Каждая статья активов и пассивов имеет денежное выражение, и сумма активов всегда должна быть равна сумме пассивов.
В отчете о прибыли и убытках регистрируются полученные доходы и понесенные расходы за определенный период времени. Выбранный период зависит от целей составления отчета. Отчет о прибыли и убытках, который является составной частью годового отчета акционерных компаний, обычно составляют для периода, равного одному году, начиная с даты предыдущего годового отчета. В то же время аппарату управления могут понадобиться квартальные и месячные отчеты о прибыли и убытках для более пристального отслеживания прибыльности работы компании.
Как баланс, так и отчет о прибыли и убытках обобщают накопленную информацию. Например, отчет о прибыли и убытках показывает величину годового дохода, полученного от продажи товаров потребителям. Данная величина является итоговой цифрой, определенной в результате суммирования доходов от многочисленных индивидуальных продаж, сделанных за данный период. Одной из задач бухгалтера является изобретение способов регистрации таких индивидуальных операций и составление на их основе окончательного финансового отчета.