6.2. Основы консультирования

Консультирование предполагает значительную децентрализацию оперативного принятия решений и контроля. Каждый консультационный проект относительно независим – большинство вопросов решается консультантом на месте по согласованию с клиентом.

С первого дня выполнения проекта консультант должен начать вести дневник проекта, который будет основным средством регистрации действий, событий и данных. В дневник каждый вечер заносятся основные события, случившиеся за день (или отсутствие запланированных событий) и достигнутые результаты. Любой документ или запись, сделанная рабочей группой, должна быть зарегистрирована в дневнике и датирована.

Клиентская организация тоже должна контролировать выполнение проекта. Клиент должен изучать промежуточные отчеты, собирать мнения сотрудников, работающих с консультантами, постоянно наблюдать за методами работы консультантов.

Регулярные проверки выполнения проекта должны проводиться высшим руководством. В процессе проверки анализируются отчеты, представленные руководителями рабочих групп, и полученная от клиентов информация (жалобы, изменения, просьбы). Особого внимания заслуживают проблемные проекты, которые выбиваются из графика или при выполнении которых команда консультантов столкнулась со значительными техническими трудностями. Полезно рассматривать проекты, которые близки к завершению, – возможно, требуется визит высшего руководства к клиенту для формулирования выводов и обсуждения перспектив дальнейшего сотрудничества.

Финансовая сторона выполнения проекта интересует и клиента, и консультанта. Клиент оценивает не только динамику изменений, но и сравнивает достигнутые результаты с потраченными на это средствами. Консультанты в свою очередь должны тщательно отслеживать соответствие проделанной работы затраченному времени и ресурсам. Иногда случается, что слишком много времени тратится на диагностику, а потом приходится завершать проект в условиях нехватки времени и бюджета. Превышение бюджета может повлечь за собой разрыв отношений с клиентом, а это может негативно отразиться на репутации консультанта.

В консалтинговой фирме должна быть надежная система регистрации и отчетности, позволяющая своевременно и правильно выставлять счета клиентам, корректно рассчитывать и выплачивать вознаграждение консультантам. Перед началом каждого проекта руководитель рабочей группы должен подготовить извещение о проекте (табл. 6.1) для информирования всех отделов консультационной фирмы. Если кадровый состав меняется в ходе выполнения проекта, необходимо составить дополнительное извещение.

На основе данных по учету рабочего времени консультантов выставляются счета клиентам и контролируется выполнение проектов. Руководитель рабочей группы еженедельно или ежемесячно заполняет определенную форму отчетности и передает ее в офис. В отчете необходимо указать: фамилию консультанта; отчетный период; проекты, над которыми работал консультант в отчетный период; ставки вознаграждения за выполняемую работу; количество оплачиваемых дней по каждому проекту; количество неоплачиваемых дней, потраченных на посещение публичных мероприятий, обучение, отпуск, болезнь, работу без назначения.

С каждым проектом связан определенный перечень расходов, возмещаемых клиентом. Стандартными статьями возмещаемых расходов являются командировочные расходы, расходы на связь, представительские расходы, оплата специальных услуг (печать, переводы, поиск информации). В контракте может быть предусмотрено возмещение других текущих расходов. Все расходы, понесенные как отдельными консультантами, так и фирмой в целом, должны подтверждаться соответствующими квитанциями. Если статья расходов не может быть подтверждена квитанцией, консалтинговая фирма должна вести специальную форму внутреннего контроля, доказывающую, что расходы были оправданы и действительно состоялись.

Таблица 6.1

Структура извещения о проекте

ИЗВЕЩЕНИЕ О ПРОЕКТЕ				Номер проекта
Клиент				Отрасль экономики
Адрес				Телефон\факс\email
Контактное лицо
Кому выставлять счет
Тип проекта	□ Предварительное исследование □ Оплачиваемое исследование		□ Плановые работы □ Обучение		□ Сопровождение □ Другое
Ставка вознаграждения			Особые инструкции по выставлению счета
Расходы, компенсируемые клиентом
Рабочий режим
Консультант(ы)
Ответственный консультант (руководитель группы)
Другие (стажеры и др.)
Дата начала		Планируемая продолжительность		Дата завершения
Инструктаж и особые условия			Комментарии
Дата		Кем составлено		Подпись

По окончании проекта составляется резюме проекта. Ориентировочная структура резюме включает в себя следующие данные:

• название клиентской компании и ее адрес;

• фамилия, имя, отчество контактного лица;

• характер и размеры клиентской организации;

• цели проекта;

• фамилии и инициалы членов консультационной команды;

• даты начала и завершения проекта;

• краткая сводка задач и результатов;

• ссылки на все отчеты и документы, детально описывающие проект;

• отклик клиента на качество и результаты выполнения проекта;

• оценка консультационной фирмой качества выполнения задания;

• оценка ценности проекта;

• согласие клиента предоставить рекомендации;

• перспективы сотрудничества с клиентом.

Успешное завершение проекта может стать поводом для вечеринки или другого неофициального мероприятия, организуемого совместно клиентом и консультантом.

Контрольные вопросы

1. В каких единицах в консалтинге измеряется объем задания?

2. Какую основную функцию выполняет куратор проекта со стороны клиента?

3. С какой целью проводится инструктивное совещание консультантов?

4. Что такое извещение о проекте?

5. Какие данные включаются в резюме проекта?

Темы практических и семинарских занятий

1. Календарное планирование задания.

2. Документационное обеспечение консалтингового проекта.

Тесты

1. Для регистрации действий консультанта, событий и данных используется:

1. дневник проекта;

2. резюме проекта;

3. извещение о проекте;

4. отчет по проекту.

2. По окончании проекта составляется:

1. дневник проекта;

2. резюме проекта;

3. извещение о проекте;

4. отчет по проекту.

3. Для информирования всех отделов консультационной фирмы о проекте используется:

1. дневник проекта;

2. резюме проекта;

3. извещение о проекте;

4. отчет по проекту.

4. Какие расходы консультанта обязан возмещать клиент?

1. текущие;

2. постоянные;

3. переменные;

4. предусмотренные договором.

5. План проекта может быть представлен в виде:

1. диаграммы;

2. гистограммы;

3. таблицы;

4. в любом виде.

Г лава 7.

Оперативный и финансовый контроль консалтинговой деятельности