6.1. Подготовка к выполнению проекта

Объем задания (проекта) обычно определяется в контракте на оказание консультационных услуг. В спецификации проекта обычно оговариваются даты его начала и завершения, цели, предполагаемый подход, рабочую программу, состав команды консультантов, необходимые ресурсы, степень и формы участия клиента, обязательства по контролю за ходом проекта и гонорар.

В идеале консультант не должен терять ни одного рабочего дня – закончив один проект, он должен немедленно начинать выполнение следующего. Поэтому так важно планировать дату начала и сроки выполнения задания. На практике, тем не менее, приходится учитывать самые разные факторы.

Прежде всего перед стартом проекта следует убедиться в том, что назначенные консультанты будут свободны в указанное время. Технический профиль рабочей группы должен соответствовать техническому профилю проекта. Крупные консалтинговые фирмы просто формируют команду из сотрудников, обладающих необходимой квалификацией и опытом. Для небольших фирм кадровое обеспечение проекта является более серьезным ограничивающим фактором; иногда им приходится даже нанимать экспертов со стороны.

Также следует обеспечивать соответствие членов команды со стороны консультационной фирмы и со стороны клиента. Консультант, который проводил переговоры, должен составить конфиденциальную справку о личных характеристиках, привычках, интересах и общем образе жизни сотрудников клиента. Члены команды проекта со стороны консультанта должны отбираться в соответствии с этой справкой.

Довольно часто первоначальная структура рабочей группы требует модификации. Как правило, это происходит из-за задержек между подачей предложения, его одобрения клиентом и фактическим началом работы над проектом. Если начало работы над проектом запланировано через два месяца, а согласованный руководитель проекта и необходимые специалисты свободны, то клиент может согласиться начать работу над проектом раньше запланированного срока. В противном случае консультанты будут заняты другой работой, выполнение которой может потребовать больше времени, чем предполагалось, и клиенту придется ждать, тем более если он хочет получить нужного консультанта для своего проекта.

В полном плане проекта указываются работы, которые должны быть выполнены, даты их начала и завершения, календарная продолжительность (в неделях или днях), объем работ (в консультанто-неделях или консультанто-днях), а также сроки предоставления промежуточных и заключительных отчетов по выполнению задания и даты контроля хода проекта.

Оценку времени, необходимого для выполнения проекта, можно провести:

• сверху вниз, когда консультант знает, что он имеет определенное количество доступных рабочих недель и старается распределить их по различным работам;

• снизу вверх, когда консультант оценивает время, необходимое для выполнения каждой определенной работы.

Детальный план и его регулярный контроль служат основой для выполнения проекта, позволяют сосредоточиться на достижении целей проекта и избежать решения непрофильных задач и срыва сроков. Хорошо просчитанный общий план должен быть достаточно гибким и максимально учитывать возможные осложнения. План можно представить в виде гистограммы, таблицы, сетевой диаграммы или их комбинации. Полезно вводить в план проекта ресурсы клиента – это обеспечивает возможность постоянного контроля за их использованием. Как консультант, так и клиент должны иметь возможность отслеживать и контролировать выполнение проекта на основе составленного плана.

При подготовке к выполнению проекта необходимо обеспечить:

1. куратора проекта со стороны клиента. Его основная функция – поддержание тесной и постоянной связи с консультантами;

2. набор сотрудников и обучение персонала клиента. Предварительная диагностика может выявить дефицит компетентных работников в компании. Клиент может набрать дополнительный персонал или обучить уже имеющихся сотрудников;

3. служебные помещения. Консультантам должно быть выделено место для работы – проведение интервью, обсуждений, встреч, хранения и изучения документов и подготовка письменных материалов;

4. инструктивное совещание консультантов. Во время инструктажа рабочей группе передается накопленная в ходе предварительного исследования документация и обсуждаются вопросы, связанные с началом выполнения проекта;

5. информационное совещание для клиента. Необходимо убедиться, что взгляды и потребности клиента соответствуют определению задания и условиям контракта, а также что клиент адекватно объяснил цель задания всем руководителям и служащим, которые так или иначе будут задействованы в проекте;

6. представление консультантов. Консультанты должны быть представлены руководителям и сотрудникам организации-клиента. Представление может быть совмещено с обходом предприятия. Важно, чтобы во время представления члены команды консультантов продемонстрировали свою заинтересованность и возбудили интерес к проекту.