Средство проверки данных
Средство проверки данных Excel позволяет задать определённые правила (критерии), по которым будет определятся, какие данные могут вводится в ячейку(и), и выдать на экран необходимые сообщения при нарушении этих правил.
Чтобы выполнить проверку вводимых данных следует выполнить такие действия.
Выделить ячейку или диапазон ячеек.
В меню Данные выбрать строку Проверка… .
В появившемся диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры (смотри рисунок 3.5) в раскрывающемся списке Тип данных выбрать необходимую строку.
Рис. 3.5. Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений
Установить на вкладке конкретный критерий проверки вводимых данных (поля Значение, Максимум, Минимум и т.д.).
На вкладке Сообщение для ввода (если необходимо) ввести текст сообщения, которое появится, как только эта ячейка будет выделена.
На вкладке Сообщение об ошибке (если необходимо) ввести текст сообщения, которое появится в случае, когда пользователь введёт недопустимое значение. В списке Вид определяется, какой выбор будет у пользователя при внесении неверных данных. Для предотвращения ввода неверных данных в списке Вид выбирают строку Останов. Два других варианта менее жёсткие.
Щёлкнуть по кнопке ОК.
Выбор типов проверяемых данных на вкладке Параметры означает следующее:
Любое значение. Выбор этой опции удаляет условия проверки данных. Однако Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке можно создать.
Целое число. В этом случае пользователь обязан вводить целое число, для которого задаётся диапазон допустимых значений.
Действительное значение. Пользователь обязан ввести действительное число и определить для него диапазон допустимых значений.
Список. Пользователь должен выбрать значение из заданного списка значений (смотри подробней в следующем пункте).
Дата. Пользователь обязан ввести дату, для которой определён диапазон допустимых значений.
Время. Пользователь обязан ввести время, для которого определён диапазон допустимых значений.
Длина текста. Ограничивается длина вводимой строки (количество символов).
Другой. В поле Формула вводится логическая формула, которая определяет правильность вводимых пользователем данных. Формулу можно занести в поле Формула на вкладке Параметры или определить ссылку на ячейку с формулой.
Создание раскрывающегося списка
Ввод данных можно выполнить с помощью раскрывающегося списка значений. Чтобы создать такой список, выполните действия, описанные ниже.
Введите список значений в один столбец или строку. Этот список в дальнейшем будет появляться при вводе данных.
Выделите ячейку или диапазон ячеек, в которые будут вводится элементы списка.
В меню Данные выбрать строку Проверка… .
В появившемся диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры в раскрывающемся списке Тип данных выбрать строку Список.
В поле источник укажите диапазон, содержащий список значений. Удостоверьтесь, что установлен флажок Список допустимых значений.
Щёлкнуть по кнопке ОК.
После выполнения этих действий при активизации для ввода любой из выделенных ранее ячеек справа от них будет появляться кнопка раскрывающегося списка.