7.4. Організація складського обліку запасів

Однією з особливостей даної ділянки обліку – обліку виробничих запасів є те, що окрім бухгалтерського обліку на підприємстві має бути чітко організований складський облік (складське господарство), оскільки придбані запаси для забезпечення виробничої бази мають зберігатися до дати їх використання.

Складський облік організують за видами об`єктів, що зберігаються, за місцем зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організують за партіями надходження запасів. Отже, складський облік є важливим фактором контролю за зберіганням матеріальних цінностей підприємства.

Для забезпечення складського обліку та зберігання запасів виділяють окремі складські приміщення (склади),які мають бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.

На складах (кладових) матеріальні цінності розміщують по секціях, а в середині них - по групах, типо- та сорторозмірах в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полках, комірках, піддонах, що забезпечує швидке їх приймання, відпуск та контроль за відповідністю фактичної наявності встановленим нормам (ліміту). Кожному виду матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, що повторюється в усіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунку і субрахунку, наступні дві – номер групи, а інші – порядковий номер матеріальних цінностей у групі. За цими номерами організовують і бухгалтерський облік матеріальних цінностей, що дозволяє проводити кількісне звірення даних оперативного складського і аналітичного бухгалтерського обліку.

Облік матеріалів на складі здійснюється завідуючим складом (комірником), який є матеріально-відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за згодою з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Кожне надходження на склад і кожну видачу цінностей зі складу оформляють відповідними первинними документами. Приймати на склад або видавати будь-які матеріальні цінності без документів категорично забороняється.

Кількісний облік руху продукції та матеріалів у коморах, на складах і в сховищах завідуючі складами (комірники) ведуть особисто у картках складського обліку матеріалів або книгах складського обліку.

Картки складського обліку видають матеріально відповідальним особам під розписку видачі карток.На складі картки зберігаються у спеціальних картотеках по облікових групах, а в групах – у порядку зростання номенклатурних номерів.

Окрему картку відкладають на кожний номенклатурний номер продукції чи матеріалів. Кожній картці присвоюється реєстраційний номер.У відкритих картках складського обліку завідуючий складом ,(комірник) заповнює всі передбачені реквізити (назву цінностей, марку або сорт, одиницю, розмір, облікову ціну, номенклатурний номер, норму запасу, місце зберігання).

При веденні обліку матеріальних цінностей на складах у книгах складського обліку бугалтерія видає ці книги кожному завідуючому складом у заздалегідь приготовленому вигляді (всі сторінки пронумеровані. На останній сторінці головний бугалтер записує кількість сторінок у книзі, засвідчує це підписом). Для кожного виду (сорту) продукції та матеріалів у книзі складського обліку залежно від кількості операцій по тому чи іншому виду матеріальних цінностей, відводиться кілька сторінок. У відкритті книги (карток) складського обліку обов»язково бере участь бугалтер матеріального обліку. Його обов»язок – простежити за повнотою та правильністю заповнення усіх реквізитів та суворим дотриманням класифікації цінностей.

Щомісяця матеріально-відповідальні особи на підставі первинних документів складають звіт про рух матеріальних цінностей у двох примірниках та подають їх у бухгалтерію разом із прибутковими та видатковими документами. Після відповідної перевірки другий примірник звіту повертають матеріально-відповідальній особі. Дані про надходження або вибуття виробничих запасів, а також про їх залишки матеріально-відповідальні особи записують, як правило лише у кількісному виразі. Таксування (оцінка) і підрахунок підсумків у вартісному виразі проводять у бухгалтерії підприємства. Отже, бухгалтер після перевірки повноти оприбуткування всіх записів на вибуття, правильності виведення залишків матеріальних цінностей та їх оцінки (таксування) відмічає кількість прийнятих прибуткових та видаткових документів і підписує звіт. Виправлення у звіті завіряються підписами матеріально-відповідальної особи і бухгалтера, який приймав звіт.

При складанні звіту велике значення має правильне групування статей надходження і вибуття цінностей ( від власного виробництва, придбано від постачальників; реалізовано на сторону; списано на виробництво тощо). Кількість та зміст статей надходження та вибуття у звіті про рух матеріальних цінностей залежить від характеру виробництва і господарських операцій.