7.3. Первинний облік виробничих запасів

При надходження запасів на підприємство від постачальників основними первинними документами, за якими їх оприбутковують на баланс є: накладні, товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури.Іншими словами ці документи називають ще супровідними, оскільки фактично вони супроводять партії запасів, містять усі необхідні дані для оприбуткування на баланс, а саме: найменування, одиниці виміру, кількість, ціну за одиницю, вартість , суму ПДВ, а також необхідні реквізити постачальника.

Важливо зауважити, що “додатковим супровідним документом”до перелічених вище є Податкова накладна.

На запаси, що поступили на підставі первинних супровідних документів виписують прибуткові ордери, куди переносять дані з первинних документів на одержання запасів.

Трапляються випадки поступлення запасів без супровідних документів. Такі матеріальні цінності називають “невідфактурованими”. Їх оприбутковують на склад за діючими цінами чи цінами попередніх аналогічних поставок. Проте до кінця звітного періоду необхідно забезпечити наявність первинних документів , а по різниці у цінах провести відповідні корегування.

У разі закупівлі товарів у населення оформляється Акт закупівлі товарно-матеріальних цінностей, форма якого повинна бути затверджена наказом про облікову політику. В Акті закупівлі обов"”зково зазначаються паспортні дані та ідентифікаційний код особи-продавця.

Первинними документами, що підтверджують вартість придбаних матеріалів підзвітними особами є товарний рахунок і акт(довідка), які складає підзвітна особа за участі інших посадових осіб підприємства.

Внутрішнє переміщення виробничих запасів із складу на склад оформляється спеціальними накладними, які виписує склад-відправник у двох екземплярах. Це дає можливість використати їх на складі-одержувача як прибутковий документ, а на складі, що відпустив запаси – як розхідний.

Відпуск запасів зі складу здійснюється матеріально-відповідальною особою за належно оформленими документами: лімітно-забірних карт, накладних, актів на списання.

В принципі, відповідне оформлення списання запасів залежить від характеру їх списання. Так, якщо списання зі складу мають разовий характер за центрами використання, то тут складається накладна внутрігосподарського призначення, яка складається у двох екземплярах, один з яких залишається на складі, а другий передається одержувачу. Вони повинні бути підписані особами, уповноваженими на це керівником підприємства.

У випадках постійного (почергового) списання запасів на певний об”єкт доцільно оформляти відпуск запасів за лімітно-забірними картками. Отже, лімітно-забірні карти виписуються на одну чи декілька позицій запасів. Відпуск на виробництво, як правило, повинен відбуватися на основі попередньо визначених лімітів. Лімітування відпуску запасів повинно базуватися на затверджених нормах витрат відповідних запасів,об”ємах виробництва із врахуванням перехідних залишків запасів.

При відпуску матеріалів за лімітно-забірними картками один екземпляр карти передається споживачу запасів (керівнику підрозділу), другий залишається на складі. Завскладом відмічає у двох екземплярах лімітно-забірної карти дату та кількість відпущених запасів і виводить залишок ліміту. Отже, цей документ є зручним при багатократному списанні однотипних запасів на одного споживача.

Стороннім організаціям відвантаження запасів оформляється накладними, товарно-транспортними накладними, рахунками-фактурами. Видача запасів на сторону здійснюється безпосередньо представникам покупців на основі належно оформлених довіреностей на одержання цінностей.

Отже, від правильно організованого первинного обліку руху виробничих запасів залежить правильність списання запасів, процес формування собівартості тощо.