5.3. Формирование управленческих решений с помощью информационных технологий

Организации различных типов и сфер деятельности можно рассматривать бизнес-систему, в которой ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги. В процессе деятельности любой бизнес системы на нее влияют факторы внешней среды и внутренние факторы, которые, в основном, являются результатом принятия того или иного управленческого решения. Процесс принятия управленческих решений является основным видом управленческой деятельности, то есть совокупностью целенаправленных, последовательных и взаимосвязанных действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности фирмы (организации) определяют ее информационную систему и автоматизацию информационных технологий, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение. Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

Можно выделить основные задачи управления, решаемые организацией:

• оперативное управление экономическим объектом;

• принятие тактических решений;

• выработка стратегических управленческих решений развития бизнеса.

Каждый из этих уровней требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационных технологий.

Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационных технологий обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи. В соответствии с этими направлениями ИТ обеспечивают высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в формате долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, является решающая роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Автоматизированные информационные технологии выступают в роли вспомогательного средства, обеспечивающего деятельность аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления фирмой решать неструктурированные задачи, например, сравнение динамики внешней среды с существующим потенциалом хозяйствующего объекта.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации перспективных целей развития организации.

Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, позволяющих решать отдельные, в основном, слабоструктурированные задачи (принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.).

Для данного класса задач информационные технологии должны обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия решений тактического плана. Обычно такие решения имеют значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения используется для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции, которые выполняются на базе автоматизированной ИТ, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации.

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений.

Системы поддержки принятия решений (СППР) обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. СППР имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

• максимальная ориентация на пользователя;

• возможность легко менять постановки задач и входных данных;

• адаптируемость и гибкость к изменению условий;

• наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

• возможность решения проблем, которые трудно прогнозировать.

Оперативный уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий, ориентирован на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне.

ИТ обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия оперативных управленческих решений, которые являются связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых инструментальных средств (текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных) и электронных коммуникаций. Назначение инструментальных средств на этом уровне состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании сводных типовых отчетов.

Резюме

Информационная система управления позволяет повышать степень обоснованности принимаемых решений, своевременность принятия решений по управлению организацией, обеспечивать согласованность решений.

Основной составляющей частью ИС являются информационные технологии. ИТ представляют собой процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации.

Приоритетная задача ИТ – в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Выбор стратегии организации автоматизированных информационных технологий определяется следующими факторами: областью функционирования и типом предприятия, принятой моделью управления, новыми задачами в управлении, существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Вопросы для самопроверки

1. Что понимается под автоматизированной информационной системой и технологией?

2. В чем заключаются основные преимущества организации корпоративной сети?

3. От чего зависит эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования ИТ?

4. Какие автоматизированные инструментальные средства используются на разных уровнях управления предприятием или организацией?

Тема 6. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ И ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ

Опорные точки

6.1. Коммуникации в управлении персоналом.

6.2. Препятствия эффективных коммуникаций в организации.

6.3. Совершенствование коммуникативных процессов в организации.

6.1. Коммуникации в управлении персоналом

Управление является формой коммуникативного действия.

В процедуре коммуникаций в процессе управления выделяют следующие этапы:

• потребность в коммуникации (необходимо сообщить или узнать информацию, повлиять на собеседника и т. п.) — побуждает человека вступить в контакт с другими сотрудниками в организации;

• ориентировка в целях коммуникации, в ситуации общения;

• идентификация личности собеседника – попытка спрогнозировать поведение собеседника, понимание его личности;

• планирование содержания коммуникации — человек представляет себе (обычно подсознательно), что именно скажет в процессе коммуникации;

• бессознательно (иногда сознательно) человек выбирает конкретные средства, фразы, которыми будет пользоваться про коммуникации, решает, как говорить (или выбирает конкретный стиль написания, если это письменные коммуникации), как себя вести;

• установление контакта;

• обмен мнениями, идеями, фактами, информацией;

• восприятие и оценка ответной реакции собеседника, контроль эффективности общения на основе установления обратной связи;

• корректировка направления, стиля, методов коммуникации и способов их взаимодействия.

В управлении персоналом следует помнить, что деловые коммуникации – это процесс взаимодействия в общении, при котором происходит обмен информацией для достижения определенного результата, т. е. это общение целенаправленное. Оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности. При деловом общении учитывают особенности личности, характера, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения или несогласия.

Процесс управления персоналом требует сбора и накопления информации по следующим направлениям:

• социально-демографические процессы;

• состояние рынка труда, уровень занятости и безработицы;

• доходы населения;

• уровень жизни и социальная защита населения;

• условия оплаты труда;

• социально-трудовые отношения.

В организации или компании технологии и методы управления персоналом часто концентрируют внимание на двух важных направлениях:

• формирование кадрового состава;

• поддержание его работоспособности.

В современных условиях создание универсальной и удобной в использовании системы коммуникации во многом определяет успех менеджмента.

Некоторые вопросы управления коммуникациями и информационными системами должны находиться в центре внимания любого менеджера:

• информация, которой менеджеру необходимо обмениваться, которую следует получать от других сотрудников или передавать им в процессе коммуникации для того, чтобы качественно выполнять свою работу;

• время, когда ему необходимо начать процесс коммуникации для наибольшей эффективности информации;

• персонал или внешний источник, от которого ему необходимо получать информацию в процессе коммуникации;

• вид и форма получаемой информации.

Ответы на эти вопросы во многом определяют требования к информационной системе в управлении. Коммуникации позволяют менеджеру собрать, распределить, получить, скорректировать информацию.

В управлении персоналом выделяют разные стороны в процессе коммуникаций:

• коммуникативная - состоит в обмене информацией между индивидами;

• интерактивная - заключается в организации взаимодействия между индивидами (обмен действиями);

• перцептивная - означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по взаимодействию и установление на этой основе взаимопонимания.

Границы между этими формами условны, они могут сливаться и дополнять друг друга.

Менеджерам следует очень внимательно относиться к коммуникациям, а в управлении персоналом важен выбор правильного баланса для коммуникаций, так как большая часть работы менеджера по персоналу связана с тем или иным типом коммуникаций между сотрудниками.

Руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Если руководители склонны к принуждению или не откровенны в обмене информацией с подчиненными, то все могут вести себя подобным образом, обмениваясь информацией с коллегами ниже по должности (рангу).

Менеджеру необходимо до конца выяснить практические потребности в коммуникациях. Но также важно, чтобы вопросы, влияющие на установление хороших коммуникаций, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникации, определить препятствия, влияющие на них. При этом следует определить принципы, методы, установить «перекрестные» коммуникации.