4.1. Характер функций управления
Содержание любого процесса, его внутренние характеристики наиболее полно раскрываются в функциях, выполняемых им.
Поскольку системы управления производны от объектов управления, постольку их функции предопределены тем, что представляет собой объект управления – крупную корпорацию или киоск, производство или торговлю, транспортное предприятие или школу и т.д. Еще в 1971 г. известный советский специалист по управлению Д.М. Гвишиани отмечал: «Основное содержание функций управления может быть понято только с учетом сферы его осуществления. Оно как функция деятельности органически связано с законами развития той сферы, где оно осуществляется» [1].
Следовательно, первое, что мы должны зафиксировать в сознании, это обусловленность не только управления, но и его функций функциями управляемого объекта.
Второе важное замечание состоит в том, что различные характеристики управления и его организации синтезируются в единое целое при помощи системы функций, выполняемых им. Только функциональный подход позволяет выделить целостные, организованные системы среди всех других объектов и их совокупностей [4, с.34].
Если исходить из семантики слова «функция» (лат. functio – направление, деятельность), то управленческое толкование функции управления в общем виде можно определить как целенаправленный характер свойства системы управления или ее подразделений. Но общая системная функция никогда не реализуется сама по себе. В управлении, как реализуемом процессе, общая функция расчленяется на составляющие ее части. При конкретизации функций управления возникает вопрос, о какой стороне управления идет речь: об управлении как процессе координации и интеграции различных видов труда, об управлении как процессе согласования интересов, об управлении отдельными сторонами жизнедеятельности хозяйственной организации или о работе органов управления.
Для организации эффективного управления важно, чтобы анализ его функций был последовательным, с постепенным переходом от сущности управления к его организационным элементам. Это позволяет не смешивать понятия «функции управления» и «функционирование органов управления» и, следовательно, ориентироваться в том, как создаются функциональные структуры управления.
Как управление появилось в качестве особой функции усложнявшегося хозяйства и его подразделений и выделилось в особый вид трудовой деятельности, так и функции управления расчленяют управление на отдельные «отрасли» управленческой деятельности и порождают соответствующую организационную структуру. Структура организации, представленная органами управления, обеспечивает декомпозицию функций во времени и пространстве.
Органы управления – это те «приводные ремни», при помощи которых выделившееся управление направляет и организует производство. Развертывание функционального управления представлено на рис.4.1.
Рис. 4.1. Функциональная взаимосвязь объекта и органов управления
4.2. Общая функция управления
Любая хозяйственная организация – экономика в целом или отдельная фирма – имеет свою целенаправленную функцию, ради реализации которой она и существует. Ее смысл состоит в преобразовании ресурсов в общественно полезные результаты. Меру полезности определяет либо рынок, либо государство, либо местные органы власти.
Цель хозяйственной организации любого масштаба реализуется в границах наличных ресурсов. Соединить достижение цели с ресурсами таким образом, чтобы на единицу результата расходовать как можно меньше ресурсов или чтобы при данных ресурсах получить максимум результата, – функция управления. Поэтому общая функция управления может быть определена как оптимизация целевой функции объекта управления. Иначе говоря, общая функция управления - это целевая ориентация ресурсов или «функция выполнения».
Цель объекта управления объективно задана наличными ресурсами. Для того, чтобы быть реализованной, она преобразуется в цель управляющей системы, которая является результатом взаимодействия объективного (цель и ресурсы объекта) и субъективного – обеспечение взаимодействия цели и ресурсов объекта управления.
Таким образом:
1) управление, будучи функциональным процессом, реализует объективную необходимость превращения ресурсом и общественно полезные результаты;
2) общая функция управления специфическим образом отражает кардинальные сущностные характеристики и целенаправленность управляемой системы, ибо функцио-нальность является наиболее существенном частью любой системы.
Общая функция управления содержит в себе не только собственную сущность, но и основные требования к процессу управления: необходимость определения цели, организации ее претворения в жизнь, разработки способов этого процесса.
Структура функций управления
Реализация общей функции управления невозможна в непосредственном ее виде, – «самой по себе». В процессе управления она разбивается на подфункции. Назовем их функциями первого порядка, поскольку именно они расчленяют общую функцию и являются первым этапом на пути ее осуществления. К ним относятся:
Определение (формулирование) цели объекта управления как интеграции его предназначения и существующих внутренних (ресурсы) и внешних (рыночные условия) ограничений.
Обеспечение реализации поставленной цели: организация процесса управления, планирование, мотивация, анализ и контроль.
Так на первом уровне общая функция управления предстает как состоящая из двух частей: целевой и обеспечивающей. Каждая из них, в свою очередь, имеет свою структуру, содержащую не только смысл своего предназначения, но и способы реализации. Назовем структуры целевой и обеспечивающей функций управления функциями второго порядка.
Содержание и структура целевой функции управления.
1. Исходным моментом процесса управления является определение потребностей в продукции или услугах объекта управления, формирующее всю его дальнейшую деятельность. Выявление потребности в продукте организации – первая стадия маркетинга, под которой понимается современная система внутрифирменного управления, направленная на изучение и учет спроса и требований рынка для более обоснованной ориентации производственной деятельности предприятий на выпуск конкурентоспособных видов продукции в заранее установленных объемах и отвечающих определенным технико-экономическим характеристикам. Определение потребности в продукции или услугах фирмы включает изучение запросов потребителей в отношении качественных параметров продукции, объема потребностей, то есть емкости рынка, а также условий конкуренции в рассматриваемом сегменте рынка. Все это в совокупности представляет собой определение внешних условий функционирования объекта управления применительно к данному направлению его деятельности.
2. Исходя из данных, полученных на предыдущем этапе, выполняется анализ возможностей организации по покрытию выявленных потребностей рынка. Имеющийся в организации научно-технический, производственный, финансовый и кадровый потенциал сопоставляется с необходимыми объемами соответствующих ресурсов: при наличии дефицита рассматриваются возможности и условия их пополнения.
3. Изучение внешних и внутренних условий деятельности управляемого объекта дает данные для обобщения информации о потребностях рынка и возможностях их покрытия со стороны управляемой организации. Обобщение информации о внешней и внутренней среде организации дает возможность осуществить процесс целеполагания в управлении организацией.
4. Формирование целей является одной из основополагающих функций управления. Наличие целей является связующим звеном в системе координации направлений деятельности фирмы. Единая цель способствует механизму взаимодействия между индивидуумами и структурными подразделениями внутри организации. Каждое из них имеет свою конкретную задачу, но желаемый результат от выполнения этих задач представляет собой общую цель организации. Наличие цели координирует общие действия через связь отдельных звеньев в единое целое. Для достижения максимальной пользы от всех вышеперечисленных характеристик нужно добиться для того, чтобы все они имели место и взаимодействовали между собой.
В процессе целеполагания должны соблюдаться определенные требования, обеспечивающие эффективность деятельности организации. Главными из этих требований являются следующие:
цель должна характеризоваться количественными показателями, объективными критериями;
цели должны содержать сроки их достижения;
цели должны являть собой желаемое состояние объекта – лучшее, чем существующее в момент планирования;
цели должны быть реалистичны и устанавливаться на так называемом побудительном уровне – достаточно высоком, чтобы было к чему стремиться, но не настолько высоком, чтобы потерпеть неудачу;
цели должны быть гибкими, поддающимися модификации или корректировке в случае существенных, непредвиденных изменений условий их достижения.
5. После формирования общих для организации целей выполняется преобразование целей в задачи, то есть в специфические цели, разрабатываемые по основным видам и направлениям производственно-хозяйственной деятельности. Специфические цели или задачи разрабатываются в рамках общих целей в каждом подразделении фирмы, организации и могут выражаться в количественных и качественных показателях.
6. Как правило, каждая организация может иметь большое количество целей и еще большее количество обусловленных этими целями задач. Эти цели и задачи могут быть неравнозначны или работы по их достижению не могут вестись одновременно. Эта неодновременность может быть вызвана ограниченностью ресурсов организации или тем, что достижение какой-то цели требует, в качестве предпосылки, реализации другой цели – одной или нескольких. Поэтому выполнение целевой функции управления включает ранжирование целей, то есть определение их приоритетности.
7. Ранжирование целей является определяющим для установления очередности и последовательности их достижения.
После формирования общих и специфических целей организации, их ранжирования по значимости и срокам выполнения, определения приоритетности и, соответственно, очередности и последовательности их достижения выполняется работа по организации решения поставленных задач, то есть по осуществлению обеспечивающей функции управления.
Содержание и структура обеспечивающей функции управления.
Если сущность целевой функции управления состоит в определении целей функционирования организации, их дифференциации и конкретизации, то обеспечивающая функция осуществляет организацию достижения этих целей и разработку способов их реализации.
Структуру обеспечивающей функции составляют следующие функции второго порядка: прогнозирование и стратегическое планирование, маркетинг, текущее и оперативное планирование, техническое и кадровое обеспечение, стимулирование (мотивация), координация и организация производственных процессов, а также учет, контроль и анализ заключительных или промежуточных результатов процесса.
1. Функции прогнозирования и стратегического планирования являются «переходными» от процесса целеполагания к процессу достижения целей. Так стратегическое планирование по срокам планирования можно подразделить на перспективное, долгосрочное и краткосрочное. При этом перспективное и долгосрочное можно отнести к функции целеполагания, а краткосрочное или функциональное – к функции обеспечения. Если перспективная и долгосрочная стратегии дают ответ на вопрос «Что делать», функциональная стратегия объясняет «Как делать».
Функциональные стратегии представляют собой руководство для каждодневного управления основными производственными функциями, которые включают в себя маркетинг, финансы, производство, бухгалтерский учет, работу с кадрами, исследования и разработки. При этом основным условием действия функциональной стратегии является соответствие перспективной и долгосрочной стратегий.
2. Главное назначение маркетинга в системе управления производством – изучение спроса, потребностей и их учет в целях более правильной ориентации производства.
Современная концепция маркетинга отличается от существовавшей ранее, когда под маркетинговой деятельностью понимались всестороннее изучение рыночного спроса на уже произведенную продукцию и организация ее сбыта. Иными словами, производитель выпускал продукцию на неизвестный рынок по принципу, что бы ни производить, только бы получать прибыль.
В настоящее время маркетинг реализует следующие функции:
более полный и тщательный учет требований рыночного спроса и запросов потребителей, их требований к качеству, технико-экономическим параметрам, новизне, дизайну товаров на основе комплексного исследования рынков, разработки технической политики и проведения научных исследований и конструкторских разработок;
определение оптимального ассортимента выпускаемой продукции и структуры производства на основе экономического расчета: издержек производства продукции, эффективности капиталовложений, возможности обеспечения производства материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами, получения прибыли;
разработка сбытовой политики на основе определения максимально выгодных каналов сбыта, эфективной системы товародвижения, организации послепродажного технического обслуживания, системы стимулирования сбыта и формирования потребностей у покупателей.
Функция маркетинга, так же как и стратегическое планирование, является не только обеспечивающей, но и базой для целеполагания на стадии изучения спроса.
После определения и конкретизации целей производства маркетингу принадлежит важнейшая роль в обеспечении их достижения. В этой части маркетинг, как управленческая деятельность, включает в себя:
• составление программы маркетинга по каждому виду (или группе видов) продукции, в которой на основе анализа необходимых факторов рассматриваются возможные издержки производства конкретного продукта, в том числе по всем элементам затрат;
установление верхнего предела цены товара и рентабельности его производства;
разработку на основе программ маркетинга инвестиционной политики организации, расчет полных издержек производства и уровня рентабельности по организации в целом;
определение конечного результата хозяйственной деятельности организации: валовых доходов и чистой прибыли после вычета всех видов затрат и обязательных платежей;
реализацию сбытовой политики, предполагающей определение каналов и методов сбыта по каждому конкретному виду продукта и определенному рынку, исчисление возможных затрат на организацию сбыта, расходов на рекламу, транспортировку и доставку товара. Однако сама организация сбыта и проведение коммерческих операций относится к оперативно-хозяйственной деятельности фирмы, на повышение эффективности которой направлены все функции управления.
3. Процесс достижения стратегических целей, внедрения стратегии и решения задач, определенных маркетингом, начинает осуществляться посредством разработки текущих (оперативных) планов. Текущее (оперативное) планирование обеспечивает, во-первых, доведение конкретных заданий, вытекающих из стратегических планов, до управленческих и производственных подразделений, являющихся непосредствен-ными исполнителями функций организации, и во-вторых, - работу механизма, контролирующего соответствие процесса производства стратегическому плану.
По содержанию текущие планы могут быть подразделены на три типа:
функциональные планы, необходимые для внедрения управленческих решений в различных функциональных сферах производства, подверженных стремительным изменениям (как правило, это маркетинговый, финансовый и производственный планы);
единовременные планы, обычно разрабатываемые в связи с внедрением какого-либо проекта или программы, выполняющих вспомогательную роль во внедрении общей стратегии, и предусматривающие действия разового характера;
• стабильные планы, содержащие разработку конкретных указаний для регулярно повторяющихся операций типичных производственных процессов, которые не подвержены изменениям в долгосрочном периоде.
Основными звеньями текущего плана являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных стратегическим и долгосрочным планами.
4. Исходные условия для реализации всех видов планов создаются путем решения в организации задач научно-технической и кадровой политики, обеспечивающего наиболее эффективное использование материальных и трудовых ресурсов производства.
Научно-техническая политика решает следующие основные задачи:
быструю и четкую адаптацию производства к постоянно меняющимся условиям конкретных рынков;
внесение соответствующих корректив в текущие и долгосрочные планы;
минимизацию затрат в связи с изменением планов.
Реализация этих решений осуществляется по таким важнейшим направлениям как ориентация производства на выпуск новых товаров (при этом учитывается, что новизна товара для данной фирмы отличается от новизны товаров, не имеющих аналогов на рынке); оперативное техническое обновление выпускаемой продукции и обеспечение производства традиционных товаров.
Разработка научно-технической политики включает, как неотъемлемую часть, развитие и внедрение новых технологий, решение вопросов материально-технического и кадрового обеспечения.
Кадровая политика предполагает решение следующих задач:
планирование удовлетворения потребности в трудовых ресурсах;
создание резерва кандидатов на рабочие места, их оценка и отбор лучших;
разработка системы оплаты труда, направленной на привлечение и сохранение работников;
профессиональная ориентация, обучение и адаптация работников, нанятых в организацию;
разработка методов оценки трудовой деятельности и реализации практических выводов из этой оценки (повышения, понижения, перемещения и увольнения работников).
5. Реализация задач кадровой политики предполагает эффективное функционирование системы мотивации персонала. Мотивация – процесс, с помощью которого руководство организации побуждает работников действовать для достижения организационных целей, тем самым удовлетворяя личные желания и потребности. Мотивация является средством объединения интересов организации с личными интересами ее работников. Все современные теории мотивации основаны на результатах психологических исследований и делают основной упор на определение перечня и структуры потребностей людей. Многочисленные теории мотивации принято делить на две группы: содержательные и процессуальные.
Содержательные теории базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей.
Процессуальные теории мотивации пытаются объяснить, как возникает целенаправленное поведение, как оно направляется, поддерживается и заканчивается. Это связано с необходимостью управления поведением людей вне зависимости от содержания мотивации.
6. Важной функцией управления является функция координации и распорядительства, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Эта функция реализуется двумя путями - через административно-организационное и оперативное управление.
Административно-организационное управление предполагает определение структуры организации, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.
Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировкой. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.
7. Управленческий контроль - функция управления, без которой не может быть реализована в полной мере ни одна из других функций управления. Контроль призван обеспечить правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижения намеченных ею целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
Система функций управления в обобщенном виде представлена на рис. 4.2.
Рис. 4.2. Система функций управления
Оборот функций управления
Функции управления определяют необходимые методы управления – совокупность процедур, способов, приемов и др. Взаимодействие всех групп функций порождает неразрывное единство экономических и административных методов управления, превращает администрирование в средство реализации экономических методов, а экономические методы (побуждение), дополненные административными (принужде-ние), становятся экономическими инструментами управления.
Единство функций управления во всех блоках и элементах организационной структуры управления создает замкнутый цикл взаимодействия прямых и обратных связей – «замкнутый контур» (см. рис. 4.3). Его особенность в том, что он не одноразовый, а постоянно повторяющийся, благодаря чему управление осуществляется не как единичный кругооборот, а как непрерывный оборот. Последняя из обеспечивающих функций (учет, анализ, контроль) является начальной, исходной для первых из целевых функций – изучения потребителей и получения данных о состоянии объекта управления и управления им. Выпадение любой из функций» может создать ситуацию, при которой нормальная (эффективная) жизнедеятельность объекта управления становится проблематичной или невозможной.
Рис. 4.3. Взаимосвязь и оборот функций управления
Всякий управленческий цикл начинается с определения цели, достижимой при данных условиях, и кончается контролем и анализом эффективности ее реализации (соответствия полученных результатов цели, уровня затрат).
Функции непосредственного управления
Любой объект управления – от общества до отдельной семьи – образует единое целое благодаря целенаправленному воздействию на его внутренние и внешние связи и процессы. Для осуществления этого функционально однородного воздействия создается организация управления. Ее структура зависит от масштабов, характера и предназначения объекта управления. Под каждую функцию может создаваться специальный орган управления, функции могут объединяться или члениться на части, детализироваться.
Иерархическая структура функций и организации управления позволяет процессу управления реализовать принципы их совместимости и обеспечить объекту управления реализацию его объективной целенаправленности.
Содержательная природа функций на всех уровнях управления одна и та же. Различны объемы и характер работы по их реализации. Вниз по иерархической лестнице управления «размерность» выполняемых функций уменьшается, а их число может увеличиваться. Чем больше объект управления, тем четче разделены функции, чем он меньше, тем больше соединение функций в одном органе управления. Функции непосредственного управления объектом, его подразделениями назовем функциями третьего порядка. По своей сути это функции исполнения управления, преобразующие его в системную структуру видов деятельности по управлению. Каждый из видов деятельности, будучи функционально специализированным, связан с другими и потому наделен необходимостью взаимодействия и ответственностью.
В зависимости от сферы реализации функции управления подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние охватывают непосредственное управление объектом. К ним относятся определение цели, организация, внутрифирменное планирование, координация, регулирование, стимулирование, кадровая и техническая политика, управление производственными процессами, анализ, учет, контроль. Внутренние функции управления позволяют производственной системе сохранять свою качественную определенность независимо от различного рода внешних воздействий. В то же время любой объект управления связан с другими, которые выступают по отношению к нему внешней средой.
В каждый момент (промежуток) времени любой объект управления имеет определенную степень независимости от функционирования внешней среды. Но это – «независимость момента». Любые хозяйственные, общественные, властные организации – открытые системы, они постоянно взаимодействуют друг с другом, зависят друг от друга. Поэтому для обеспечения устойчивости сложных динамических систем, к которым относятся все социальные объекты, в том числе и экономические, необходимо осуществление не только внутренних функций управления, но и одновременно внешних.
Внешние функции управления обеспечивают управляющей системе способность быстро, эфсрективно и с достаточной полнотой усваивать информацию из внешней среды, оперативно реагировать на нее и обеспечивать дальнейшее развитие организации как объекта управления в соответствии с поставленной целью, корректируя процесс в зависимости от характера полученной и усвоенной информации.
К внешним относятся функции управления организацией, связанные со всем тем, что представляет анализ и оценку внешней среды. Их исполнение дает знания окружающего мира и позволяет определить свое в нем место.
Это – знания факторов текущего и прогнозируемого состояния экономики: политики государства, региональных и местных органов власти; конъюнктуры рынка и ее динамики; технических и технологических возможностей современного мира и конкурентов; международных факторов; состояния социальной среды; уровня платежеспособности партнеров и инвестиционной активности финансовых структур; устойчивости национальной валюты.
Внешние функции обеспечивают обратные связи организации со средой. Они необходимы для предотвращения расхождений между целью организации и получаемым результатом.
Внешняя среда не только поставляет информацию организации, но и сама нуждается в информации о ней. Поэтому к внешним факторам относятся также такие, как реклама, связи с обшеетвенностью (public relations) и т п.
Системность функций управления определяет необходимость в системности их использования как внутри, так и вне управляемого объекта. Этим обеспечивается непрерывность процесса управления и устойчивость функционирования и взаимодействия всех структур внутри отдельной организации, в экономике, в обществе.