3.8. Системный и ситуационный подходы к

управлению

Системный подход отличается тем, что рассматривает проблемы управления различными организациями с позиций сложных систем со всей совокупностью входящих в них элементов, компонентов, подсистем и взаимосвязей между ними. Возникновение этого направления было попыткой преодоления относительно одностороннего подхода к управлению, характерного практически для всех предшествовавших школ менеджмента, а также ответом на новые требования практики менеджмента.

Системный подход исходит из наличия так называемого «системного эффекта», выражающегося в том, что целое всегда отлично от простой суммы составляющих его частей.

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Духовным отцом школы «социальных систем» (теории систем в управлении) называют Чарльза И.Бернарда, который в своей работе «Функции администратора» (1938 г.) впервые в теории управления сформулировал понятие организации как системы (организация – это «кооперация двух или более людей»).

Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристику целого. Системы могут быть физическими (машины, компьютеры, телевизоры), биологическими (жизнь человека, например, зависит от правильного функционирования всех взаимосвязанных органов), социальными (организации людей).

Различают два основным вида систем: закрытые и открытые. Закрытые системы имеют жестко фиксированные границы, их действия относительно независимы от среды, окружающей систему (часы – пример закрытой системы).

Открытые системы характеризуются взаимодействием с внешней средой. Такие, системы не являются самообеспечивающимися, они зависят от энергии, информации и материалов, как поступающих извне, так и поставляемых во внешнюю среду. Открытая система способна приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Все хозяйственные организации являются открытыми системами. Модель организации как открытой системы представлена на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Организация как открытая система

Организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя в продукцию или услуги, которые становятся выходами системы, если они поступают во внешнюю среду. Если управление эффективно, то в ходе процесса преобразования создается добавочная стоимость выхода. Образуются дополнительные выходы: прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности (т.е. действий организации, предпринимаемых во благо общества добровольно, а не по требованию закона), удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называют подсистемами. Подсистемы, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем. Так как все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.

Среди учений об управлении заметное место занимают ситуационные теории. Суть данных теорий состоит в том, что результаты одних и тех же управленческих действий в различных ситуациях могут очень сильно отличаться друг от друга. Поэтому, осуществляя все необходимые управленческие действия, такие как планирование, распорядительство или контроль, менеджеры должны исходить из того, в какой ситуации они действуют. Ситуация – это конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное время.

Ситуационный подход дает рекомендации относительно того, как следует управлять в конкретных ситуациях. При этом выделяется четыре обязательных шага, которые должны быть осуществлены менеджером для того, чтобы добиться эффективного управления в конкретных обстоятельствах.

1. Управление должно уметь осуществлять анализ ситуации с точки зрения того, какие требования к организации предъявляет ситуация и что для нее характерно.

2. Должен быть выбран такой подход к осуществлению управления, который бы в наибольшей степени и наилучшим образом соответствовал требованиям, выдвигаемым к организации со стороны конкретных условий ее функционирования.

3. Управление должно создать потенциал в организации и необходимую гибкость для того, чтобы можно было перейти к новому управленческому стилю, соответствующему ситуации.

4. Управление должно произвести соответствующие изменения, позволяющие подстроиться к ситуации.

Ситуационный подход, давая описание того, как приспосабливать организацию к конкретным требованиям, как проводить изменения и перестройку наиболее рационально и безболезненно, как создавать и развивать адаптационный потенциал, отрицает наличие универсальных требований к управлению, обобщенных, всеохватывающих принципов его построения и осуществления. С точки зрения этого подхода, управление – это в первую очередь искусство менеджеров понять ситуацию, вскрыть ее характеристики и выбрать соответствующее управление, а уж потом следовать научным рекомендациям, носящим обобщенный и универсальный характер.

Успех или неуспех ситуационного подхода в значительной степени предопределяется установлением переменных условий и степенью их влияния. Если это не будет сделано правильно, нельзя полностью оценить сравнительные характеристики или приспособить метод к ситуации. Если можно проанализировать условия, тогда не возникает необходимости прибегать к догадкам или методу проб и ошибок для определения наиболее подходящего решения организационных проблем.

Установление основных переменных, в особенности в области лидерства и поведения организационных структур, и количественных оценок, явилось наиболее важным вкладом ситуационного подхода в управление.

Существует множество предлагаемых перечней переменных (или факторов), но все они в принципе могут быть сгруппированы по двум классам: внутренние и внешние переменные. Краткий обзор учений XX в. об управлении показывает, что управленческая мысль постоянно развиваясь, выдвигает все новые и новые идеи относительно того, как должно вестись эффективное управление. Однако практика бизнеса и управление им всегда оказывались сложнее, глубже и разнообразнее, чем соответствующая теоретическая мысль. Время от времени перед исследователями открываются новые, ранее неведомые качества и стороны экономических и социальных отношений, ниспровергая с пьедестала незыблемых истин положения и теории, которые претендовали на окончательные истины об управлении.