4. Основи управлінського контролю

Завдяки системі бюджетного контролю та за допомогою гнучких бюджетів може статися те, що функція прийняття рішення перейде від зовнішнього керівництва на більш низькі рівні ме­неджменту.

Бюджетування дозволяє управляти зі зворотним зв’язком та прогнозуванням.

Основною характеристикою управління зі зворотним зв’язком є той факт, що для коректування ситуації дії при­ймаються зразу, як тільки поступає сигнал.

Управління прогнозуванням передбачає складання прогнозів відносно можливих відхилень та при­ймаються дії, для запобігання такого розвитку подій.

Відповідальність за виконання бюджету несе директор по його складанню.

На успішність виконання бюджету впливають два важливі моменти:

- всі співробітники, що беруть участь в діяльності компанії, повинні знати, що від них чекають і як досягти своїх цілей;

- необхідна підтримка і система заохочень з боку керівництва.

Успішне виконання бюджету можливе тільки у тому випадку, коли менеджери середнього і нижнього рівнів переконані, що вище керівництво зацікавлене в кінцевих результатах і заохочуватиме за виконання бюджетних показників.

Оцінка виконання бюджету ґрунтується на аналізі відхилень фактичних результатів від планових показників.

Аналізом відхилень називається процес визначення розміру відхилень і виявлення причин їх утворення. Визначення відхилень допомагає виявити області ефективності або неефективності всієї діяльності або окремих функцій підприємства. Крім визначення суми відхилення важливо з'ясувати причину цього відхилення, оскільки коли відома проблема, можна прийняти відповідні заходи по її усуненню.

Аналіз фактично досягнутих результатів може проводитися порівнянням фактичних даних і бюджетних, або нормативних даних.

Сприятливим вважається відхилення, що надає позитивний ефект на операційний прибуток, тобто що збільшує прибуток. Відповідно, несприятливе відхилення – це відхилення, що надає негативний ефект на операційний прибуток.

У крупних компаніях аналіз відхилень може використовуватися вибірково. Практика, коли вивчаються тільки області незвичайних продуктів або незвично погані або хороші результати, називається управлінням по відхиленнях. Згідно цій системі аналізуються тільки відхилення, що перевищують певний ліміт, який встановлюється керівництвом.

Всі відхилення підрозділяються на три види:

1. Відхилення прямих матеріальних витрат;

2. Відхилення прямих трудових витрат;

3. Відхилення загальновиробничих витрат.

Загальне відхилення прямих матеріальних витрат визначається як різниця між фактичними і нормативними витратами прямих матеріалів:

Загальне відхилення може бути розкладене на дві частини: відхилення за ціною і відхилення за кількістю використаних матеріалів.

За відхилення за ціною матеріалів несе відповідальність менеджер по закупкам, менеджери виробництв відповідають за відхилення по використанню матеріалів.

У практиці зустрічаються випадки, коли при покупці дешевшого матеріалу так програє якість цього матеріалу, що в результаті істотно перевищуються очікувані норми відходів і створюється несприятливе відхилення по використанню матеріалів. Таким чином, несприятливе відхилення за кількістю використаних матеріалів може перекрити сприятливе відхилення за ціною.

Загальне відхилення прямих трудових витрат визначається як різниця між фактичними витратами праці і нормативними витратами праці на проведені одиниці продукції за винятком браку (остаточного і поправного):

Загальне відхилення може бути розкладене на дві частини: відхилення за ставкою оплати прямої праці і відхилення за продуктивністю прямої праці.

Відхилення за ставкою оплати праці виникає, коли наймається працівник з оплатою вище або нижче, ніж заплановано, або роботи виконуються більш високо (або менш) оплачуваним працівником. Відповідальність за відхилення за ставкою оплати праці несе відділ кадрів.

Несприятливе відхилення за продуктивністю праці зазвичай відбувається, коли недосвідченому, нижче оплачуваному працівникові доручається робота, що вимагає більшої кваліфікації. Відповідальність за відхилення за продуктивністю несуть цехові контролери.

Контроль загальновиробничих витрат є складнішим завданням, ніж контроль над прямими витратами, оскільки складно визначити ступінь відповідальності кого-небудь з менеджерів. Аналіз відхилень загальновиробничих витрат відрізняється за рівнем складності. На першому етапі обчислюється загальне відхилення загальновиробничих витрат, яке визначається як різниця між фактичними загальновиробничими витратами і нормативними, нарахованими з використанням коефіцієнта змінних і постійних загальновиробничих витрат. На другому етапі загальне відхилення загальновиробничих витрат підрозділяється на дві частини, контрольоване відхилення загальновиробничих витрат і відхилення загальновиробничих витрат за обсягом.

Контрольоване відхилення загальновиробничих витрат є різницею між фактично понесеними загальновиробничими витратами і бюджетними (запланованими) з розрахунку на досягнутий рівень виробництва. Іншими словами, порівнюються фактичні і бюджетні загальновиробничі витрати для одного рівня виробництва, що дозволяє оцінити результати діяльності підрозділів і конкретних менеджерів, не залежні від зміни рівня виробництва.

Відхилення загальновиробничих витрат за обсягом визначається як різниця між запланованими загальновиробничими витратами з розрахунку на досягнутий рівень виробництва і загальновиробничими витратами, понесеними на виготовлену продукцію по нормативних коефіцієнтах для змінних і постійних загальновиробничих витрат.

Відхилення можна розраховувати для цілих категорій, для будь-яких груп у середині категорій, а також для кожної статті витрат. Використання гнучкого бюджету є джерелом для пошуку факторів відхилень. Наприклад можуть визначатися такі відхилення: маржинального доходу за змінними витратами; внаслідок ефективного маркетингу; внаслідок (не)ефективності перетворення матеріалів в кінцевий продукт; внаслідок підвищення активності використання матеріалів; доходу внаслідок зміни попиту на продукцію; за обсягом реалізації (в системі повних витрат); від норм і нормативів витрат в нормативному обліку собівартості продукції, тощо.

Відхилення доходу внаслідок зміни попиту на продукцію - це добуток різниці між ціною, встановленою на основі попиту, та плановою ціною на фактичний обсяг реалізації продукції.

Відхилення за ефективністю використання праці – це різниця між фактичною кількістю відпрацьованих годин і плановою кількістю, перерахованою на фактичний обсяг виробництва.

Відхилення за обсягом реалізації (в системі повних витрат) - це добуток різниці між фактичним і плановим обсягом реалізації продукції на планову ціну реалізації.

Відхилення внаслідок ефективного маркетингу - це добуток різниці між фактичною ціною реалізації та ціною, встановленою відповідно до попиту на фактичний обсяг реалізації.

Відхилення внаслідок (не)ефективності перетворення матеріалів в кінцевий продукт - це добуток різниці між плановим набором матеріалів при фактичному обсязі використання та плановим використанням матеріалів, перерахованим на фактичний обсяг, на планову ціну.

Відхилення внаслідок підвищення активності використання матеріалів - це добуток різниці між скоригованим (гнучким) і плановим обсягом використання матеріалів на планову ціну.

Відхилення маржинального доходу за змінними витратами - це добуток різниці між змінними фактичними та нормативними витратами на фактичний обсяг реалізації.