Структурно-функціональна матриця аналітичних задач
Функціональні комплекси задач |
Задачі аналізу |
||
Блок задач оперативного аналізу |
Блок задач ретроспективного аналізу |
Блок задач перспективного аналізу |
|
Аналіз організаційного технічного рівня виробництва |
- |
+ |
+ |
Аналіз руху грошових коштів |
+ |
+ |
+ |
Аналіз виробничих ресурсів |
+ |
+ |
+ |
Параметризація господарської діяльності тощо |
- |
+ |
+ |
Склад блоків аналітичних задач у стовпцях матриці формує управлінський комплекс задач.
Після цього треба провести актуалізацію задач, розв’язання яких може бути забезпечене в деякий момент, враховуючи наявні трудові ресурси у найближчій і віддаленішій перспективі з урахуванням передбачуваного збільшення і кращого використання ресурсів.
Потреби керівників в аналітичній інформації можуть бути кількох видів: суб’єктивні, об’єктивні, фактично задоволені та нормативні.
Провівши актуалізацію, визначають черговість розв’язання задач. В основу проектування черговості варто покласти вартісну оцінку цінності інформації, яка визначається при багатокритеріальній оптимізації якості аналітичних даних. Системний підхід до аналізу господарської діяльності підприємства передбачає і відповідну технологію аналізу, яку треба розглядати у загальному ланцюзі технології управління.
По-перше, це сприятиме чіткій цільовій спрямованості аналізу, яка оцінюється ступінню досягнення мети управління і пошуку резервів підвищення ефективності виробництва. По-друге, дасть змогу забезпечити добір ефективних засобів реалізації технології розв’язання аналітичних задач залежно від рівня управління функціонуючих систем автоматизації аналітичного забезпечення, рівнів складності методів аналізу та управлінських рішень.
Будь-який аналітичний процес може бути виражений окремими елементами трьох рівнів складності: етапами, процедурами й операціями. Певне поєднання визначених елементів утворює процесуальну будову або технологію аналізу (рис. 3.5).
Рис. 3.5. Процесуальна будова аналізу
Зміст етапу полягає в логіко-математичному перетворенні аналізованого показника, а також у кількісній і якісній його оцінці стосовно обраної бази чи кількох баз порівняння.
Процедура є частиною етапу, який полягає в підготовці, обчисленні та інтерпретації аналітичних величин, яка характеризують зміну показника, що вивчається. Процедура складається з послідовно повторюваних операцій. Зміна виду повторюваних операцій визначає перехід до іншої процедури. Програмна процедура полягає в організаційно-методичному забезпеченні, виконанні етапів аналізу. Інформаційна процедура виконується відповідно до програми на будь-якому етапі і передбачає виконання логічних та розрахункових операцій з підготовки вхідної інформації. Обчислювальна процедура складається з розрахункових операцій, які передбачають визначення аналізованих показників за встановленим алгоритмом. Узагальнююча процедура, яка виконується на кожному етапі, передбачає логічне порівняння аналітичних показників і їх якісну оцінку.
Аналітична операція – це дія або низка інтелектуальних і механічних дій, спрямованих на передачу осмислення та перетворення інформації. Її виконують на одному робочому місці людина або машина. Залежно від кваліфікації аналітика і можливостей автоматизації операції поділяють на технічні, логічні і творчі.
Розв’язуючи будь-яку задачу, можна виділити її складові елементи, реалізація яких передбачає певну сукупність показників, методів аналізу і чіткий алгоритм їх застосування. Ці елементи ще називають модулями аналітичної задачі, або підпроцесами технології аналітичного процесу.
На основі поелементної побудови розв’язку аналітичних задач можна досягти найбільшої оптимізації технології аналізу на різних рівнях управління, максимально уніфікувати аналітичний процес, забезпечити його глибоку стандартизацію, гранично автоматизувати всі етапи його технології.
Організаційно-структурна будова аналізу полягає у визначенні сукупності відділів і служб управління господарюючим суб’єктам та його підрозділами, посадових осіб і спеціалістів, які беруть участь в аналітичній роботі. Управління цією діяльністю передбачає:
визначення відповідальних за розв'язок конкретних задач аналізу та їх повноважень;
визначення обов’язкового переліку робіт і вихідної аналітичної інформації;
координацію, облік і контроль виконання аналітичної роботи;
трансформацію організаційної системи аналізу при зміні умов та ресурсної бази аналітичних досліджень.
При організації аналітичної роботи обумовлюють вимоги до спеціалістів, які проводять аналіз. Насамперед особа, яка виконує аналітичні дослідження, незалежно юридична чи фізична, повинна мати відповідні знання та досвід, що підтверджені дипломами чи сертифікатами, практичні навики економічної роботи.
Для досягнення чіткої, узгодженої праці аналітиків здійснюють планування економічного аналізу. Загалом аналітичні роботи передбачають терміни проведення, тому складають графік виконання робіт. У процесі планування затрат часу на проведення аналізу треба врахувати реальні (нормативні) затрати часу, рівень суттєвості досліджень, ризик аналізу. Складовими частинами загального плану є:
формування аналітичної групи, її складу та кваліфікації;
розподіл робіт відповідно до професійних характеристик аналітиків і посадових компетенцій на кожному рівні аналітичної роботи;
інструктаж всіх членів аналітичної групи про їх обов’язки, знайомство з фінансово-господарською діяльністю господарюючого суб’єкта, а також станом аналітичної проблеми.
Плануючи аналітичну роботу доцільно, максимально використовувати стандарти аналітичного процесу особливо при проведенні регламентних аналітичних робіт.
Аналітичний процес та його особливості в умовах застосування сучасних інформаційних технологій і систем. Технологічний підхід в організації аналітичних робіт зумовлений їх продуктивною результативністю при використанні технічних ресурсів (знарядь праці), інформаційних ресурсів (предметів праці) і праці аналітиків робочої сили. Технологічна будова аналітичного процесу дає змогу забезпечити збалансованість між необхідними ресурсами та результатами створення системи аналітичної підтримки прийняття управлінських рішень.
Варто виділити чотири технологічні рівні аналізу:
організацію технології розв’язання комплексів аналітичних задач;
організацію технології розв’язання блоків аналітичних задач;
організацію технології розв’язання окремих аналітичних задач;
організацію технології розв’язання елементів (модулів) аналітичних задач.
Такий підхід особливо важливий при автоматизації аналітичного процесу, виборі й обґрунтуванні систем його забезпечення.
Найпрогресивнішою в сучасних умовах є організація технології аналітичного процесу з використанням сучасних інформаційних систем. Для цього проектується підсистема комплексного економічного аналізу в АСУП (ПКЕА) з розміщенням задач аналізу в іфнормаційній системі роботи керівників і спеціалістів. Ця підсистема інтегрована до галузевої та територіальної систем управління, диференційована за окремими підсистемами другого порядку (аналіз виробництва і реалізації, аналіз собівартості та ін.) (рис. 3.6).
Рис. 3.6. Схема функціональної інтеграції ПКЕА підприємств
Технологічна інтеграція економічного аналізу на базі сучасних інформаційних систем підвищує ефективність аналітичної роботи за рахунок розширення можливостей проведення факторного аналізу; виділення та розв’язку нових багатомірних задач, які вирішують використовуючи економіко-математичні методи та моделі; підвищення оперативності та економічності виконання аналітичних робіт тощо.
Умови ринкової економіки передбачають підвищення вимог до вихідної аналітичної інформації при забезпеченні прийняття управлінських рішень. Методика аналізу на базі інформаційних технологій і систем може задовольнити вимоги комплексності, системності, оперативності, точності пізнання досліджуваного об’єкта, тенденцій і закономірностей його зміни і розвитку. При максимальній формалізації аналітичних процедур за допомогою за сучасними інформаційними технологіями реалізується до 80 % технології аналітичного процесу.
В умовах децентралізації аналізу господарської діяльності на підприємстві його задачі доцільно розміщувати в комп’ютерній мережі. По-перше, досягається оптимальне співвідношення централізованої і децентралізованої систем аналізу, по-друге, підвищується ефективність функціонування інтегрованої системи спрощування економічної інформації внаслідок раціоналізації інформаційного, програмного та технічного забезпечення. В умовах використання інформаційних технологій усі етапи організації аналізу становлять єдиний технологічний процес управління, що забезпечує підвищення оперативності та дієвості управління. Використовуючи принцип проектування аналітичних модулів для розв’язання різних типів задач, при впровадженні сучасних інформаційних технологій розробляють системи програмної технології, які ґрунтуються на типових алгоритмах аналітичних розрахунків.
Розподіляючи задачі аналізу в комп’ютерній мережі, потрібно забезпечити таку інтеграцію системи, за якої локальна система існувала б автономно і водночас було б частиною єдиної ПКЕА підприємства. Для реалізації функціональних задач треба розробити технологічну карту розв’язання аналітичних задач у послідовності зображеній на рис. 3.7.
Організація технології аналітичного процесу в інтегрованій комп’ютерній мережі керівників і спеціалістів дає змогу: по-перше, досягти цілісності системи економічного аналізу при децентралізованому розв’язку окремих аналітичних задач чи їх модулів. Цим забезпечується вихід аналітичної інформації за різною ієрархією управління чи за різним ступенем досягнення проміжних і кінцевих аналітичних результатів.
Рис. 3.7. Послідовність розв’язання аналітичних задач в комп’ютерній мережі
По-друге, досягається висока оперативність і дієвість аналізу, оскільки технологія аналізу є складовим елементом технології управління в цілому, утворюючи послідовність автоматизації обліку, аналізу, аудиту, контролю, регулювання тощо. Зводиться до мінімуму втрата чи спотворення вхідної інформації.
Підсистеми забезпечення технології аналітичного процесу у комп’ютерній мережі. Об’єктивною передумовою створення автоматизованої ПКЕА є сукупність розумно спроектованих, надійних забезпечувальних підсистем, до яких належить:
інформаційне забезпечення;
програмне забезпечення;
організаційно-технічне забезпечення;
правове забезпечення;
ергономічне забезпечення.
Найскладніша проблема автоматизації аналізу – проектування дієвого інформаційного забезпечення, яке є сукупністю єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих форм документації і використовуваних масивів інформації, досягнення сумісності інформаційного забезпечення різних ПКЕА і локальних інформаційних підсистем. Розроблення елементів внутрімашинного та позамашинного забезпечення ПКЕА здійснюється на основі впорядкованої та формалізованої інформації, яка становить інформаційну базу інтегрованої системи опрацювання економічної інформації. Функціонування ПКЕА характеризується необхідністю опрацювання великих обсягів інформації нормативного, довідкового, облікового, звітного характеру. Якщо при ручному опрацюванні даних використовують документальні джерела інформації, то в умовах автоматизації аналізу раціональнішим є отримання інформації єдиного інформаційного фонду. Впровадження сучасних інформаційних технологій і систем дає змогу формувати єдину мережу організації та ведення інформації з моменту її збору до видачі готових аналітичних результатів безпосередньо в ПЕОМ і в обчислювальних комплексах вищого порядку.
Зараз найпрогресивнішим є забезпечення економічного аналізу на основі автоматизованого банку даних (АБД). Функціонування ПКЕА передбачає використання загальносистемної бази даних і автономних банківських масивів. Введення інформації, необхідної для аналізу з документів практично немає.
Виділяють декілька концепцій проектування бази даних (БД):
концепція побудови БД нормативно-довідкової інформації;
концепція побудови БД для основних виробничих цехів підприємства;
концепція побудови БД у вигляді комплексних інформаційних потоків;
концепція побудови БД нормативно-довідкової інформації перспективного, поточного й оперативного управління.
Управління інформаційними ресурсами передбачає одночасно й управління програмним забезпеченням при сучасних технологіях і організації аналітичного процесу. Під програмним забезпеченням аналітичного процесу найчастіше розуміють сукупність математичного апарату алгоритмізації, вибору мови програмування, розроблення програми, створення пакетів прикладних програм. Програмне забезпечення ПКЕА є сукупністю комплексів програм, розроблених згідно з принципами модульності та адаптивності, максимально зорієнтованих на стандартні пакети прикладних програм, які забезпечують досить ефективну реалізацію всіх елементів технологічного процесу розв’язання задач.
Програмне забезпечення розв’язання аналітичних задач має свою специфіку, оскільки:
аналітичні задачі передбачають комплексний характер дослідження процесу, а отже високу концентрацію аналітичних процедур;
до розв’язання задач висувають часові вимоги (забезпечення максимальної оперативності представлення результатів);
існують різноманітні форми видачі та ступені синтезування результатної інформації залежно від рівня управління і запиту користувача;
висока значимість результатної інформації для прийняття управлінських рішень передбачає автоматизовану перевірку її достовірності;
необхідність обліку різноманітних нестандартних господарських ситуацій і перерв у розрахунках передбачає діалоговий режим роботи з ЕОМ.
Тому програми повинні бути багатоваріантними, гнучкими щодо внесення поправок, доповнень, мати високий рівень сегментації (модульності), розроблятись, реалізовуватись з мінімальними затратами ресурсів.
Можна виділити три напрями формування і розвитку комплексних аналітичних програм:
створення бібліотеки аналітичних програм;
розроблення пакетів аналітичних програм;
розроблення програмного забезпечення ПЕОМ.
Програмне забезпечення ПЕОМ охоплює операційні системи, системи програмування, системи текстових і діалогових даних.
На сучасному ринку програмних продуктів є велика кількість програм, які реалізують функції аналізу. Поряд із загальними обліковими програмами “1С: Бухгалтерія 7.7”, “Акцент-бухгалтерія”, все більшого поширення набувають обліково-аналітичні програми “Бест-Аналіз”, “Галактика”, “Форт: Аналітик”. Програма “Бест-Аналітик” надає широкі можливості дослідження кон’юнктури ринку, прогнозування реалізації продукції, вибору договірної політики цін, забезпечення термінів поставки тощо. Програма може забезпечити аналітико-статистичні дослідження (динамічних рядів, середніх величин, проводити кореляційно-регресійний аналіз тощо).
Архітектура програмного комплексу 1С “Формат: Аналітик 3.0” дає змогу проводити фінансовий та управлінський аналіз, використовуючи відповідні дані двох видів обліку. За цією архітектурою програми вся необхідна інформація автоматично вибирається з бази даних бухгалтерського обліку, що дає змогу проводити аналіз в оперативному режимі часу за різними виробничо-фінансовими показниками. За цією програмою можна розрахувати абсолютні та відносні значення понад 400 показників. Програма передбачає можливість групування нормативних показників за замовленням користувачів, оцінку їх відповідності за регламентованими значеннями і подавати результати аналізу у вигляді таблиць, графіків, діаграм. У програмі реалізується факторний аналіз показників за спроектованою факторною системою відповідно до запиту користувачів.
Програмну систему “Галактика” можна розглядати як систему підтримки прийняття управлінських рішень, яка реалізує функції бухгалтерського обліку, фінансового аналізу, маркетингу, логістики, аудиту. За цією програмою можна проводити порівняльний аналіз, оцінювати якісні параметри фінансового стану, виконувати ситуаційний аналіз.
Процеси ринкового реформування і зміна економічного середовища господарювання в Україні ставлять на перший план розробку нових програмних продуктів, які відповідали вимогам інтегрованої оцінки, багатоваріантного пошуку, оперативності та економічності?
Організаційно-технічне забезпечення передбачає вибір технічних засобів достатньої продуктивності для опрацювання масивів інформації аналітичного процесу, розподіл технології аналізу у мережі локальних інформаційних систем аналітиків, забезпечення комунікації та формування вихідної інформації на запит користувачів різного рангу і за регламентами аналітичного процесу. Головні критерії формування такого забезпечення – висока надійність, оперативність та економічність опрацювання даних. Структура технічних засобів повинна передбачити простір для виходу на інтегровані системи, балансування потужностей у мережі та за етапами технічного процесу.
Правове забезпечення передбачає правовий режим доступу до інформації, відповідальність за її втрату, розповсюдження та спотворення. У правовому колі вирішують питання компетентності аналітичних висновків і пропозицій, доцільність ознайомлення з нею керівників різного рангу та акціонерів. Питання правового забезпечення економічного аналізу вирішують у контексті формування правового режиму автоматизованого опрацювання економічної інформації в цілому.
Ергономічне забезпечення передбачає створення сприятливих умов для продуктивної роботи аналітика. Воно охоплює визначання нормативів праці (в тому числі роботи з комп’ютером), її оплати, підтримки ініціативи працівників та формування системи матеріального і морального стимулювання.