4.4. Реєстрація документів, загальні положення

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрацію документів проводять з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативного ви­користання наявної в документах інформації. Реєстрації підлягають документи всіх форм засвідчення. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.

Реєстрацію документів, як правило, здійснюють централізовано - у загальному відділі (канцелярії).

Децентралізовану реєстрацію документів застосовують в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів визначають в інструкції з діловодства.

Основні правила реєстрації документів:

1. Кожен документ реєструють в певній установі лише один раз: вхідні документи - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час внутрішні та вихідні документи - у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.

2. Документи реєструють в межах груп залежно від назви, автора і змісту. Окремо реєструють:

- закони України, акти та кореспонденцію Верховної Гади України, Президента України, Кабінету Міністрів;

- накази установи з основної діяльності; про прийняття, Переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників про надання відпусток; про накладання стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-Господарських питань;

- рішення колегії установи;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання.

3. Під час реєстрації документам надають умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструють, та індексу за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами.

4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

5. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.

До інструкції з діловодства додають затверджений перелік документів оперативного характеру, які не підлягають реєстрації діловодною службою:

• листи, що підійшли в копії (до відома);

• телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;

• повідомлення про засідання, наради, збори і їх порядок денний;

- графіки, наряди, заявки, рознарядки;

- зведення та інформації, надіслані до відома;

- навчальні плани, програми (копії);

- рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

- прейскуранти (копії);

- норми витрати матеріалів;

- поздоровні листи і запрошення;

- друковані видання (книги, журнали);

- наукові звіти за темами;

- місячні, квартальні, піврічні звіти;

- форми статистичної звітності.

На документах оперативного характеру, які не підлягають реєстрації, порядковий номер не проставляють.