- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •Основні терміни та їх означення
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
Сукупність процесів щодо створення документів (документування) і організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності називають діловодством. Діловодство є функцією управлінської діяльності будь-якого органу управління, де створюють і обробляють документи. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук, зберігання документів.
Із збільшенням обсягів інформації, яку використовують в управлінні, зростає значення довідкової роботи. У багатьох організаціях створюють інформаційно-пошукові системи та інформаційно-довідкові підрозділи.
Документи, які створюють внаслідок діяльності органу управління, довідковий апарат до них, методи і засоби їх оброблення і використання складають інформаційно-пошукову систему (ІПС) певного органу управління. Діловодство - це частина управлінської ІПС, яка за своїм характером належить до документографічних гнучких ІПС. Це означає, що пошук здійснюють за повністю формалізованими ознаками. Такі системи широко використовують в більшості апаратів управління.
1.3. Класифікація діловодств
Розподіл праці в управлінні зумовлює наявність відособлених видів діяльності - функцій управління. У процесі виконання кожної з них створюють систему документації. Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документування, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм в процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.
Загальні функції управління: планування, організація, координація, контроль тощо - властиві всім органам управління.
Спеціальні функції: постачання, облік, фінансування - можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково.
Внаслідок здійснення загальних і спеціальних функцій управління утворюють дві групи документів.
До першої належать документи, які створюють в процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності закладів, організацій, підприємств: в органах державного управління, суду, прокуратури, у громадських організаціях, в адміністрації підприємств та закладів. Документацію, яка забезпечує організаційну функцію апарату управління, називають організаційно-розпорядчою (ОРД).
Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління, а також для таких галузей діяльності, як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Наприклад, для бухгалтерського обліку такими документами є головна книга, журнальні та меморіальні ордери, зворотні та контрольні відомості; для технічного контролю - технічні умови, протоколи і акти випробувань, рекламації, акти про брак, свідоцтва про внесення змін в конструкцію виробів; для матеріально-технічного постачання - замовлення, специфікації, фондові повідомлення, наряди, фактури; для вищих навчальних закладів - навчальні плани, програми, екзаменаційні відомості; для закладів охорони здоров'я - історії хвороби.
Процеси документування організаційно-розпорядної діяльності і організації роботи з відповідними документами, тобто спільними для будь-якої функції управління і окремих галузей господарства, називають загальним (адміністративним) діловодством.
Процеси документування, специфічні для кожної функції управління, називають спеціальним діловодством (бухгалтерське, нотаріальне діловодство, діловодство з особового складу). Характерні особливості спеціальних діловодств визначає номенклатура і форма документів, правила їх опрацювання, зберігання.
Керування розвитком спеціальних діловодств (або спеціальних систем документування) здійснюють відповідні органи державного управління - Центральне статистичне управління (документування статистичної інформації, документування роботи з кадрами), Міністерство фінансів (документування бухгалтерського обліку).
Наведена класифікація діловодств умовна. Функції управління реалізують за допомогою документів, створюваних у сферах адміністративного і спеціального діловодства. У спеціальному діловодстві використовують види документів, методи роботи з ними, які застосовують в адміністративному діловодстві. Водночас і спеціальні діловодства (кадрове, статистичне, транспортне) впливають на адміністративне.