10.2. Організаційна побудова діловодної служби

Основою побудови діловодної служби є прийнята в установі форма її організації. Застосовують централізовану, децентралізовану і змішану форму організації діловодства,

При централізованій формі організації діловодства м операції опрацювання документів зосереджують в єдиному для всього закладу центрі - загальному відділі, канцелярії або в секретаря. Децентралізована форма передбачає розподіл діловодних операцій між структурними підрозділами установи, в яких виконують відносно однорідний набір діловодних операцій. При змішаній формі діловодні операції виконують централізовано (приймання, реєстрація, контро и розмноження документів) і децентралізовано (довідково інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ). У більшості установ використовують, змішану форму організації діловодства.

Діловодне обслуговування апарату управління можуть здійснювати різноманітні структурні підрозділи.

У центральному апараті вищих органів державної влади функціонують єдині структурні підрозділи - управління справами. До складу управління можуть входити канцелярій секретаріат, інспекція з контролю та інші структурні підрозділи.

В інших апаратах управління основним діловодним підрозділом є загальний відділ або канцелярія, структур яких визначають відповідно до типової структури апарат) управління. Структура діловодної служби залежить від категорії установи (категорію визначають залежно від річного обсягу документообігу установи).

До основних функцій канцелярії належать:

- приймання, реєстрація, розподіл документів і поданий їх виконавцям;

- оформлення і надсилання вихідних документів;

- стенографування і друк документів;

- контроль за термінами їх виконання;

- формування справ і передавання їх в архів;

- зберігання і забезпечення використання документів в діловодстві та архіві установи;

- методичне керування структурними підрозділами в галузі діловодства;

- підвищення кваліфікації діловодного персоналу;

- контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях.

У невеликих установах, де немає канцелярій, діловодне обслуговування здійснює секретар або спеціально призначений працівник.

З метою регламентації діловодних процесів, прийомів і способів створення та опрацювання документів в установах розробляють інструкції з діловодства.

10.3. Принципи організації праці діловодного

персоналу

Організація праці діловодної служби ґрунтується на загальних принципах наукової організації праці.

Відповідно до основних положень ЄДСД працівники діловодства (секретарі, діловоди) вважаються технічними виконавцями. їх основне завдання полягає в забезпеченні керівників і фахівців своєчасною і правдивою інформацією, яка необхідна для прийняття управлінських рішень і організації їх виконання, тобто у складанні та оформленні документів, передаванні та опрацюванні інформації.

Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:

- спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;

- пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діло­водних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;

- паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості никлу робіт;

- оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;

- неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;

- ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діло­водства в необхідному ритмі.

На організацію праці діловодного персоналу вилипвають такі фактори, як організаційна побудова служби діловодства, прийоми і методи праці, нормування прані посадовий і кількісний склад працівників та їх кваліфікація, організація робочих місць та умови праці, використання ПК