Основні терміни та їх означення

Інформація - це відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною ^спеціальними приладами.

Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.

Документ (у діловодстві) - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Управлінський документ - це документ, що містить управлінську інформацію і оформлений відповідно до певних правил.

Управлінська документація - це система документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник, підписаний керівником установи та засвідчений печаткою.

Копія - це точне відтворення оригіналу.

Відпуск - це повна копія відправленого з установи документа, яку залишають у відправника.

Витяг - це копія, яка відтворює не весь документ, а лише його частину.

Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу.

ТЕМА З.

Єдина державна система діловодства

План

3.1. Єдина державна система діловодства як засіб вдосконалення управлінської діяльності

3.2. Уніфікована система ОРД, загальні положення

3.3. Документи УС ОРД

3.4. Методичне забезпечення ЄДСД

3.1. Єдина державна система діловодства

як засіб вдосконалення управлінської діяльності

Найбільш важливі питання діловодства в закладах визначають основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Вона являє собою систему документаційного забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування і організації роботи з документами. ЄДСД - науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламен­тують діловодні процеси.

Положення ЄДСД, правила їх застосування визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України, міністерствами, відомствами в інструкціях з діловодства. Створено систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях: загальнодержавному, галузевому, на рівні окремої установи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року за № 1153 затверджено "Примірну інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади". У міністерствах розроблено, затверджено і впроваджено в практичну діяльність відповідних галузей типові інструкції з діловодства, зокрема у 1998 році затверджено інструкцію з діловодства у Міністерстві освіти України. Специфіку діловодних процесів установ регламентовано в затверджених ними інструкціях з діловодства, наприклад, відповідно до наказу від 02 грудня 2002 року № 540-1-10 набула цінності інструкція з діловодства Національного університету Львівська політехніка".

Основні положення ЄДСД визначають правила документування організаційно-розпорядчих документів (ОРД) та роботи з ними. На решта документації (планову, статистичну, бухгалтерську, кадрову) основні положення ЄДСД поширено щодо загальних принципів роботи з документами і підготовки їх для передавання в архів.

ЄДСД охоплює:

- єдині правила складання та оформлення документів;

- раціональні принципи документообігу; єдині правила створення реєстраційно-довідкового нітрату;

- правила створення номенклатур і принципи формування справ;

- правила підготовки справ до зберігання і використання;

- рекомендації для підвищення ефективності праці в діловодстві;

- впровадження механізації та автоматизації в діловодстві.

Деякі положення ЄДСД мають обов'язковий характер, інші - рекомендаційний. Обов'язкові до виконання всі положення, які встановлено державними стандартами України, законодавчими актами, рішеннями керівних органів. Впроваджуючи ЄДСД, необхідно враховувати можливості і потреби певного управлінського апарату, передовий досвід організації діловодства.

ЄД СД передбачає такі основні напрямки вдосконалення діловодства:

- встановлення раціональної організації, використання форм і методів роботи з документами;

- уніфікація та стандартизація документів;

- механізація ділових процесів, використання комп'ютерних технологій.

Діловодство слід вдосконалювати на основі єдності форм документів і методів їх опрацювання в різних закладах.

Діловодство організовують залежно від виду установи, особливостей роботи і обсягу документообігу, згідно з доцільними для кожного закладу нормативами і рекоменда­ціями. З метою вибіркового застосування основних положень ЄДСД встановлено чотири категорії закладів:

I - з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік;

II - від 25 тис. до 100 тис;

III - від 10 тис. до 25 тис;

IV - до 10 тис. документів на рік.

Відповідно до категорії в установі визначають структуру діловодної служби, номенклатуру і кількість технічних засобів, форми організації і реєстрації документів.

За загальний стан діловодства в закладах відповідають їхні керівники. Згідно з вимогами ЄДСД відповідальність за організацію діяльності окремих ділянок діловодства в закладах І і II категорій покладено на керівників канцелярій. У закладах III і IV категорій, де немає канцелярій, - на секретаря або діловода, на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців. У закладах III і IV категорій, а також структурних підрозділах закладів І і II категорій можна призначати спеціальних осіб, які відповідають за дотримання вимог ЄДСД, зокрема за правильне формування справ і збереження документів.

3.2. Уніфікована система ОРД, загальні положення

Одним із завдань сучасного діловодства є створення умов для розроблення основ інформаційного забезпечення авто­матизованих систем управління (АСУ), які використовують організаційно-розпорядчу документацію. Під час створення таких систем форми документів і роботу з ними будують відповідно до вимог інформаційного забезпечення АСУ. Форми всіх документів, які використовують в АСУ, повинні бути стандартизовані та уніфіковані. Уніфікація систем документації ґрунтується на дотриманні чинних державних стандартів.

Інформаційне забезпечення АСУ охоплює Єдину систему класифікації і кодування техніко-економічної інформації та уніфіковані системи документації. Однією з таких систем є Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), яка пристосована для використання і в АСУ, і в умовах традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД - це комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги ю змісту, побудови та оформлення документів. УСОРД використовують для вирішення управлінських завдань в умовах застосування економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки і традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД ґрунтується на базових державних стандартах - ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення", у якому стандартизовано основні положення і означення діловодства й архівної справи як галузей, пов'язаних із документуванням та роботою з документами в процесі управлінської діяльності, ДСТУ 3843-99 "Державна інфікована система документації. Основні положення", який містить вимоги до уніфікованих систем документації (УСД), порядок їх розроблення, узгодження та затвердження, форми документів і склад їх реквізитів.

До складу УСОРД входить низка інших державних стандартів, головними з яких є: ДСТУ 3844-99 "Державна інфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги 10 побудови", ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Останній із перелічених поширено на ОРД - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані внаслідок діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкарських засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширити на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не по­ширюється на процеси створення та обігу електронних ОРД.

До складу УСОРД також входять уніфіковані форми документів, інструкція стосовно їх застосування, методичні вказівки щодо уніфікації текстів ОРД, класифікатор ОРД та інструкція про його застосування.