11.9. Стандартизація електронного документообігу

Процеси та операції, які виконують системи електронного документообігу, потребують стандартизації.

Одним із основних стандартів, призначених для передавання й представлення електронних документів, орієнтованих на діловодство (бланки, накладні, листи, звіти тощо) є стандарт ISO 8613 part 1-6, Information Processing – Text and Office Systems – Office Document Architecture (ODA) and Interchange Format (ODIF). Стандарт ODA має два основних призначення:

- це метод опису електронного подання документа, охоплюючи всі види інформації (текст, графіка, таблиці), що входять до нього; такий структурний опис називається архітектурою документа;

- подання змісту структурованої інформації у вигляді, зручному для автоматизації обміну між текстовими процесорами, робочими станціями, лазерними принтерами; кодування ODA для обміну між таким обладнанням здійснюється у послідовному форматі ODIF, що зручно для використання в комунікаційних середовищах.

Крім різноманітних версій основного стандарту ODМA, розроблено й багато інших, наприклад, стандарти тільки для workflow-системи; стандарти тільки для роботи з образами документів, що забезпечують уніфікацію використовуваних форматів.

11.10. Класифікація програмного забезпечення систем

управління електронними документами (СУЕД)

Розроблено різні варіанти класифікації програмних продуктів, поданих на ринку систем комп'ютеризації діловодства. Один з них передбачає поділ програмних продуктів:

- засоби комп'ютеризації карткового діловодства ("Дело-96", "Золушка");

- системи обміну електронними документами, системи електронної пошти ("ІС Документооборот");

- системи керування електронними документами;

- системи комп'ютеризації ділових процесів;

- засоби комп'ютеризації карткового обліку без-паперового діловодства;

- продукти суміжних галузей, які нарощують базові можливості систем діловодства;

- продукти, які адаптують базові можливості західних систем до особливостей кирилиці;

- повнофункціональні системи комп'ютеризації всіх завдань паперового і безпаперового діловодства російською мовою.

Таким чином можна виділити чотири основні категорії систем комп'ютеризації діловодства:

- системи workflow (комп'ютеризація ділових процедур);

- системи groupware (колективної роботи);

- системи управління документами (в основному забезпечують реєстрацію, зберігання і пошук документів)

- системи електронної пошти (служать для обміну документами).

Останні версії найпопулярніших додатків намагаються об'єднати всі ці та багато інших технологій, наприклад Lotus Domino. Все більшого поширення на Заході набуває нові концепція організації електронного діловодства "collaboration and messaging" ("співробітництво та обмін повідомленнями").

На Заході системи управління електронними до­кументами – Electronic Document Management Systems (EDMS) набули широкого розвитку. Нині ринок систем EDMS пропонує більше 500 програмних продуктів. Згідно з прогнозами журналу "SIGNAL Magezine" обсяг внутріш­нього ринку США систем EDMS найближчим часом сягатиме 6 мільярдів доларів і надалі зростатиме. Системи EDMS працюють переважно на розподілених архітектурах, реалізують і використовують різноманітні комбінації технологій збирання, індексування, збереження, пошуку Й перегляду електронних документів.