- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
Системи управління електронними документами (СУЕД) призначені для комп'ютеризації усього комплексу робіт з документами як створеними в конкретній установі, так і тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне зберігання і архівування, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль за виконанням, розмежування доступу, довідкова служба, забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.
Основні цілі впровадження систем управління електронними документами в роботу установи:
- підвищення продуктивності праці;
- підвищення оперативності роботи з документами;
- покращення якості підготовки, опрацювання, відтворення документів;
- скорочення кількості непотрібних документів і непотрібних розсилань;
- покращення організації контролю за просуванням і виконанням документів;
- розширення можливостей довідково-інформаційного обслуговування.
Розроблення конкретної системи управління електронними документами або настроювання придбаної системи необхідно здійснювати на основі системного аналізу діяльності установи. Для цього визначають:
- основні завдання установи;
- рівні організаційної структури;
- групи користувачів, їх інформаційні запити;
- етапи життя документів і відповідальні за них служби;
- схема функціонування системи;
- склад і структура бази даних;
- форми подання вхідної інформації і вихідних документів.
Конкретний зміст і важливість завдань таких систем визначають на основі аналізу моделі діяльності установи. Узагальнено модель діяльності установи може бути подана як організована сукупність взаємозалежних процесів (ділових процесів його персоналу). До них належать:
- процеси обслуговування клієнтів установ;
- процеси адміністративно-управлінської і господарської діяльності;
- організація фінансових розрахунків;
- організація й супровід документообігу;
- інформаційно-аналітичне забезпечення. Системи управління документами однієї установи об'єднують в єдину систему, структура якої має відбивати організаційну структуру певної установи. Для функціонування такої системи створюють і використовують загальне комунікаційне середовище, наприклад, Internet/Intranet, яке дозволяє здійснювати обмін електронними документами як всередині установи, так і між її підрозділами. Таке середовище є основою ефективності доступу до інформаційних ресурсів і систем родинних і вищих організацій. Intranet установи може містити ряд віртуальних підмереж різноманітних підрозділів із різним ступенем захисту залежно від специфіки їх роботи. Вихід в Internet здійснюють, як правило, з урахуванням вимог безпеки роботи установи.
Кожний користувач системи на своєму рівні приймає рішення щодо подальшого просування документів. Документу необхідно подати зручний графічний інтерфейс, за допомогою якого користувач може вибрати для потрібних документів певну "маршрутну карту" з описом етапів опрацювання цих документів.
Важливим завданням є комп'ютеризація окремих робочих місць секретаря-референта, секретаря-помічника, менеджер бухгалтера, керівника. Основними недоліками цього підходу відсутність засобів організації електронного інформаційно обміну між працівниками і підрозділами підприємств (заклад організацій, фірм), відсутність зв'язків прикладних процедур автоматизацією процедур діловодства.
Прогрес у застосуванні електронної технолог опрацювання документів і поступової заміни паперових форм визначають розвиток комунікацій і, насамперед, Internet.