- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
Основні терміни
Діловодна служба - система структурних підрозділів, яка забезпечує встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, комп'ютеризованої технології роботи з документами.
Побудова діловодної служби - прийнята в установі форма її організації.
Централізована форма організації діловодства - форма, при якій всі операції опрацювання документів зосереджують в єдиному для всієї установи центрі - загальному відділі, канцелярії або в секретаря.
Децентралізована форма організації діловодства - форма, при якій розподіл діловодних операцій проводять між структурними підрозділами установи, в яких виконують відносно однорідний набір діловодних операцій.
Змішана форма організації діловодства - форма, при якій діловодні операції виконують централізовано (приймання, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).
Робоче місце - зона трудової діяльності одного чи кількох виконавців, обладнана необхідними засобами для виконання службових обов'язків.
Організація робочого місця - система заходів для його обладнання засобами і предметами праці та їх функціонального розміщення.
Умови праці - сукупність факторів виробничої сфери, що впливають на здоров'я та працездатність людини в процесі її діяльності.
Тема 11.
Комп'ютеризація діловодних процесів
План
11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
11.2. З історії розвитку систем електронного документообігу
11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
11.5. Електронний документ
11.6. Організація та користування СУЕД
11.7. Основні вимоги до систем електронного документообігу
11.8. Організація електронного документообігу
11.9. Стандартизація електронного документообігу
11.10. Класифікація програмного забезпечення систем управління електронними документами (СУЕД)
11.11. Основні терміни та поняття електронного документообігу
11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
Комп'ютеризація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
Комп'ютеризацію діловодних процесів необхідно здійснювати на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
Комп'ютеризацію впроваджують на всіх етапах діловодного процесу: під час підготовки документів, їх копіювання, оперативного зберігання і транспортування, контролю за виконанням документів.
Засоби комп'ютеризації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежить від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.
З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою - засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передавання інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.
Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:
- доцільність впровадження технічних засобів;
- можливість придбання технічних засобів у певні терміни; наявність придатних приміщень;
- можливість підготовки та залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.
Керівник установи відповідає за ефективність використання комп'ютеризованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.